Knjižnica, obvezni podatki - IPRS

Knjižnica, obvezni podatki + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.03.2011 Številka: 0712-1/2011/574 Kategorije:Knjižničarstvo --> Kategorije: Knjižničarstvo V dopisu sprašujete, ali smete v splošni knjižnici pri vpisovanju novega člana zahtevati kot obvezne podatke tudi stopnjo njegove izobrazbe ter podatek, kje je zaposlen, v primeru, če navede svoj status kot »zaposlen«. Vprašanje se vam postavlja, ker ljudje teh podatkov ne želijo posredovati in ne veste, ali jih imate pravico zahtevati. Te podatke potrebujete za statistično obdelavo baze članov in razne analize o izposoji. Doslej jih niste zahtevali kot obvezne, če jih nekdo ni želel posredovati, vendar imate zaradi tega nepopolna in netočna statistična poročila. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja in na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št 113/05 in 51/2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Knjižnica pri vpisovanju novega člana po mnenju Pooblaščenca ni upravičena zahtevati podatka o stopnji njegove izobrazbe in podatka o tem, kje je zaposlen, za namen statistične obdelave baze uporabnikov. Lahko pa knjižnica prej navedena podatka od uporabnika pridobi na podlagi drugega odstavka
6. člena ZVOP-1, če se uporabnik ta dva podatka odloči prostovoljno posredovati, o tem se pa odloči, ko je bil predhodno seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov in drugimi podatki oz. drugega odstavka
7. člena ZVOP-
8. Na dejstvo, da podatka nista obvezna, je treba posameznika posebej opozoriti. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi drugega odstavka
9. člena ZVOP-1, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog izvajalca javne službe. ZVOP-1 v
10. členu splošno opredeljuje pravne podlage in namene obdelovanja osebnih podatkov ter določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. V določbi
11. člena ZVOP-1 so določene pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, v katerega skladno z
12. točko
13. člena ZVOP-1 sodi vaša knjižnica. Skladno s prvim odstavkom
14. člena ZVOP-1 se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Poleg prej navedene pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, torej zakona, ZVOP-1 predvideva tudi obdelavo osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. V konkretnem primeru je zakon iz
15. člena oziroma prvega odstavka
16. člena ZVOP-1, Zakon o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01, v nadaljevanju ZKnj-1). ZKnj-1 v določbi
17. člena ureja zbiranje podatkov in določa, da imajo knjižnice za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo naslednje osebne podatke svojih uporabnikov: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, izobrazba, zaposlitev ali šola. ZKnj-1 določa maksimalen obseg podatkov o uporabnikih, ki jih sme knjižnica na podlagi zakona iz prvega odstavka
18. člena ZVOP-1 obdelovati za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva. Za obravnavo vašega vprašanja glede dopustnosti zbiranja in nadaljnje obdelave podatka o tem, kje je uporabnik zaposlen, je treba najprej ugotoviti, kaj je vsebina podatka o zaposlitvi uporabnika iz navedene določbe ZKnj-
19. Pri odgovoru na prej navedeno vprašanje je treba upoštevati namen, za katerega se ti podatki lahko zbirajo in obdelujejo ter besedilo celotne določbe prej navedenega člena ZKnj-1, ki poleg podatka o zaposlitvi uporabnika alternativno določa še podatek o njegovi šoli, če se šola. Kot že navedeno je namen, za katerega lahko knjižnice zbirajo in obdelujejo podatke o svojih uporabnikih, omejen na potrebe dela knjižnic in na zavarovanje gradiva. Ob tem je treba upoštevati še načelo o sorazmernosti obdelave osebnih podatkov iz
20. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Knjižnična dejavnost kot javna služba je opredeljena v
21. členu ZKnj-1 in med drugim zajema zbiranje, obdelovanje in posredovanje knjižničnega gradiva, zagotavljanje dostopa do tega gradiva in elektronskih publikacij, izdelovanje knjižničnih katalogov, podatkovnih zbirk in drugih informacijskih virov, pridobivanje in izobraževanje uporabnikov. Splošne knjižnice, med katere sodi tudi vaša knjižnica, skladno s
22. členom ZKnj-1 med drugim sodelujejo tudi v vseživljenjskem izobraževanju, organizirajo posebne oblike dejavnosti za otroke, mladino in odrasle s posebnimi potrebami, organizirajo kulturne prireditve, ki so povezane z njihovo dejavnostjo. Za namen iz
23. člena ZKnj-1 po mnenju Pooblaščenca zadošča, da se pod pojmom zaposlitev, o uporabnikih na podlagi obravnavane določbe ZKnj-1 zbirajo in obdelujejo podatki o statusu kot so: zaposlen, nezaposlen, upokojenec, kadar so ti podatki pomembni in potrebni za urejanje razmerja med članom in knjižnico (ker je od statusa na primer odvisna višina članarine). Podatek o tem, kje je uporabnik zaposlen, je za dosego namena obdelave podatkov iz
24. člen na ZKnj-1 nepotreben, s tem pa tudi nesorazmeren. Iz navedenega opisa dejavnosti knjižnic ne izhaja, da bi knjižnica za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva nujno potrebovala podatek o tem, kje je (bodoči) uporabnik zaposlen. Upoštevati je treba tudi načelo točnosti in ažurnosti osebnih podatkov. V skladu s prej navedenim načelom morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, točni, pravilni, popolni ter aktualni. V primeru podatka o tem, kje je uporabnik zaposlen, pa tudi v primeru podatka o stopnji dosežene izobrazbe, je treba upoštevati, da se lahko ta dva podatka v času po vpisu spreminjata. Knjižnica tako ne bi obdelovala točnih in ažurnih podatkov, kar pa bi vodilo v napake v statističnem raziskovanju. S tem vprašanjem pa se srečujete tudi brez zbiranja obravnavanih podatkov. To tudi pomeni, da zbiranje obravnavanih podatkov ni primerno. Nenazadnje k ozki razlagi vsebine pojma zaposlitev kaže tudi alternativni podatek, torej podatek o šoli. ZKnj-1 je torej knjižnicam omogočil, da lahko za opisan namen svoje uporabnike ločijo na tiste, ki se šolajo in na tiste, ki so zaposleni, nezaposleni oziroma upokojenci. Navedeno glede zbiranja in obdelave podatkov o tem, kje je uporabnik zaposlen, velja tudi za obdelavo podatka o stopnji dosežene izobrazbe. Pooblaščenec meni, da je treba vsebino podatka o izobrazbi razlagati z vsebino osnovna šola, srednja šola in fakulteta oziroma na podoben način. Takšna vsebina podatka o izobrazbi je po mnenju Pooblaščenca primerna glede na namen predpisan namen in na naloge knjižnice iz
25. in
26. člena ZKnj-
27. Ne glede na prej navedeno pa bi knjižnica lahko na podlagi osebne privolitve uporabnika iz drugega odstavka
28. člena ZVOP-1, če sam to želi, zbrala podatka o tem, kje je uporabnik zaposlen in stopnjo njegove izobrazbe. ZVOP-1 v drugem odstavku
29. člena določa, da nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Pooblaščenec določilo razume v tem smislu, da tudi državnim organom daje podlago za pridobitev osebnih podatkov posameznikov, kadar jih obdeluje izven zakonsko določenih nalog in pristojnosti. V primeru obdelave v statistične namene ne gre za izvrševanje nalog knjižnice kot izvajalca javne službe, saj takšna naloga ni predpisana v ZKnj-
30. Seveda pa je potem obdelava tako pridobljenega osebnega podatka dopustna le za namene, za katere je bilo dano soglasje posameznika. Pri tem je treba upoštevati, da morajo biti zbirke, ki pri tem nastanejo, ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil, torej iz
31. člena ZKnj-
32. Pojem osebne privolitve je urejen v
33. točki
34. člena ZVOP-1, kjer je določeno, da je to prostovoljna izjava posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu. Upravljavec mora uporabniku zagotoviti podatke iz
35. člena ZVOP-1, in sicer o namenu obdelave osebnih podatkov (
36. člen ZVOP-1), podatke o upravljavcu osebnih podatkov (firma in sedež), navedbo, da je zbiranje osebnih podatkov prostovoljno in informacijo o pravici do vpogleda, prepisa, kopiranja, dopolnitve, popravka, blokiranja in izbrisa osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. V zvezi z obliko osebne privolitve priporočamo, da je ta v pisni obliki, torej v obliki listine, določila v pogodbi, priloge k vlogi, kot je to določeno v
37. točki
38. člena ZVOP-1, saj bo v primeru spora s posameznikom pisna privolitev omogočila lažje dokazovanje kot zgolj ustno podana privolitev. Pooblaščenec zaključuje, da knjižnica ne sme pridobitve podatka o tem, kje je uporabnik zaposlen in o doseženi stopnji njegove izobrazbe, postaviti kot pogoj za uporabo njihovih storitev, z drugimi besedami, teh podatkov knjižnica ne sme zahtevati. Morebitno zbiranje teh podatkov neposredno od uporabnikov na podlagi drugega odstavka
39. člena ZVOP-1 je izključno prostovoljne narave, novi uporabnik se mora informirano in svobodno odločati, ali bo zahtevana podatka za opisan namen posredoval ali ne. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec; Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav, pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026