← Slovenija

Kopije osebnih dokumentov za enkratno izplačilo sredstev - IPRS

Kopije osebnih dokumentov za enkratno izplačilo sredstev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.04.2017 Številka: 0712-1/2017/922 Kategorije:Razno, Zavarovalništvo, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Zavarovalništvo, Zavarovanje osebnih podaktov, Razno Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše sporočilo, iz katerega je razvidno, da Modra zavarovalnica, d. d., kot upravljavec pokojninskega sklada, ob izpolnitvi obrazca »Zahtevek za enkratno izplačilo sredstev« od vlagatelja zahteva, da v prilogi izpolnjenega in lastnoročno podpisanega obrazca pošlje tudi kopijo dokumenta, iz katerega je razvidna številka transakcijskega računa, ki jo vlagatelj vpiše na navedenem obrazcu in naziv banke ter kopijo osebnega dokumenta, pri čemer vlagatelj s lastnoročnim podpisom izpolnjenega obrazca potrdi tudi vnaprej zapisano trditev, da dovoljuje, da se kopija njegovega osebnega dokumenta uporablja izključno za namen izplačila odkupne vrednosti in izjavlja, da so vsi podatki v obrazcu točni in resnični. Menite, da sta zahtevi po zgoraj navedenih kopijah prekomerni in IP v zvezi s tem prosite za mnenje. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi
  3. točke prvega odstavka
  4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Upravljavec pokojninskega sklada ima za kopiranje osebnega dokumenta (osebne izkaznice, potnega lista) za namen ugotavljanja vaše identitete pri uveljavljanju pravice do enkratnega izplačila odkupne vrednosti vašega premoženja v vzajemnem pokojninskem skladu zakonsko pravno podlago v
  6. členu ZOIzk-1 oz. 4.a členu ZPLD-
  7. Kopijo dokumenta, iz katerega je razvidna številka transakcijskega računa in naziv banke pa upravljavec lahko od vas, kot vlagatelja zahtevka za enkratno izplačilo sredstev, pridobiva na podlagi informirane osebne privolitve (prvi odstavek
  8. člena ZVOP-1), da lahko preveri pravilnost navedenega podatka na obrazcu zahtevka, preden ga vnese v svojo zbirko osebnih podatkov, ga uporabi oziroma v skladu z davčnimi predpisi posreduje naprej davčnemu organu. Obveznost upravljavcev, da zagotavljajo ažurnost osebnih podatkov, ki jih obdelujejo, določa tudi ZVOP-1 v prvem odstavku
  9. člena, zato zahteva po dodatnem preverjanju na obrazcu zapisanih osebnih podatkov ni prekomerna, je pa res, da preverjanje upravljavec lahko izvaja na različne načine.Ker predložitev vseh prilog (kopij zahtevanih dokumentov) vpliva na popolnost zahtevka in s tem na čas izvršitve izplačila odkupne vrednosti, vlagatelju, ki ne želi priložiti zahtevanih kopij dokumentov k izpolnjenemu obrazcu predlagamo, da se z upravljavcem dogovori za oseben obisk, kjer bo lahko zahtevane dokumente upravljavcu predložil na vpogled in v kopiranje potem, ko mu bo ta jasno osebno podal zagotovila glede namena, za katerega bo kopije uporabljal in bo skladno z navedenim namenom kopije tudi ustrezno opremil.Kopiranje osebnih dokumentov je v skladu s
  10. členom Zakona o osebni izkaznici (ZOIzk-1) in 4.a členom Zakona o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (ZPLD-1) možno samo v primerih, ki jih določa zakon. Ni torej dovolj, da je kopiranje predpisano v podzakonskem aktu ali celo v notranjih pravilih (npr. pravilniku) upravljavca, ne glede na to, ali gre za zasebni ali javni sektor. Kopiranje osebnih dokumentov brez izrecne podlage v področnem zakonu je dopustno v primeru, da jih imetniki kopirajo sami oziroma upravljavcem za vnaprej določene namene pisno privolijo v to oziroma na podlagi ZOIzk-1 v primeru, ko jih kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jih potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku. Pojma finančna družba in finančna storitev sta opredeljena v zakonu, ki ureja bančništvo (ZBan-2), v skladu s
  11. točko prvega odstavka
  12. člena ZBan-2 med dodatne finančne storitve sodi tudi upravljanje pokojninskih skladov po zakonu, ki ureja pokojninsko in invalidsko zavarovanje.Ob kopiranju osebnih dokumentov mora upravljavec z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije. Na vlogo imetnika osebnega dokumenta je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji osebnega dokumenta, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik osebnega dokumenta lahko kopijo označi s svojim podpisom. Kopije osebnih dokumentov je prepovedano hraniti v elektronski obliki. Poleg vas, imetnice osebnih dokumentov, ima Modra zavarovalnica, d.d. kot upravljavec pokojninskega sklada, v katerega ste vključeni, zakonsko pravno podlago za kopiranje osebnih dokumentov za v zakonu določene namene, kot je npr. izplačilo odkupne vrednosti vašega premoženja v vzajemnem pokojninskem skladu na podlagi
  13. člena Zakona o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (Uradni list RS, št. 96/12, 39/13, 99/13 – ZSVarPre-C, 101/13 – ZIPRS1415, 44/14 – ORZPIZ206, 85/14 – ZUJF-B, 95/14 – ZUJF-C, 90/15 – ZIUPTD in 102/15, v nadaljevanju ZPIZ-2) upoštevajoč zgoraj navedene oznake kopije z namenom preprečevanja zlorab. Zato ni posebnih zadržkov, zaradi katerih ne bi podpisali obrazca, del katerega je trditev, da dovoljujete, da se kopija vašega osebnega dokumenta uporablja izključno za namen odkupne vrednosti in jo predložili k obrazcu (ob tem izpostavljamo, da takšno soglasje niti ni potrebno, saj je zakonska podlaga za fotokopiranje v tem primeru
  14. člen ZOIzk-1). Lahko pa se z upravljavcem dogovorite, da se pri njem osebno zglasite in vaš osebni dokument kopira on, kopijo pa lahko sami označite, kot je to že zgoraj povzeto po zakonu. Na vlogo imetnika osebne izkaznice je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan tudi izdati potrdilo o kopiji osebne izkaznice, na katerem je naveden namen rabe in rok hrambe kopije.Odkupna vrednost premoženja, vpisanega na osebnem računu člana, se v skladu z drugim odstavkom
  15. člena ZPIZ-2 izračuna glede na vrednost enot premoženja vzajemnega pokojninskega sklada, ki velja po stanju na obračunski dan obdobja iz
  16. člena tega zakona, ko je bila podana popolna zahteva za izplačilo, zmanjšana za izstopne stroške. Kakšna naj bi bila popolna zahteva za izplačilo zakon nadalje ne določa, zato to uredijo posamezni upravljavci v svojih notranjih oziroma splošnih pravilih. Vlagatelj lahko zahteva izplačilo samo v pisni obliki, običajno na predpisanem ter pravilno in popolno izpolnjenem in podpisanem obrazcu zahteve za izplačilo (s predloženimi zahtevanimi prilogami), katerega vzorec je na voljo pri upravljavcu. Tako zahtevo lahko vlagatelji običajno izročijo osebno na vpisnih mestih, jo pošljejo po pošti na naslov upravljavca, redkeje tudi elektronsko oddajo preko namenske spletne aplikacije z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila.Skladno z davčnimi predpisi je upravljavec vzajemnega pokojninskega sklada, plačnik davka za račun zavezanca in je dolžan plačati akontacijo dohodnine od drugih dohodkov, kamor se všteva tudi enkratna odkupna vrednost, in sicer po 25 % stopnji od odkupne vrednosti (končni poračun se opravi pri letni dohodnini zavezanca). Pred izvedbo nakazila akontacije dohodnine na javnofinančni račun mora upravljavec poskrbeti za pravilnost in ažurnost podatkov, ki jih vsebuje nalog za plačilo davka, saj nepopolni ali napačni podatki lahko povzročijo nepravilno knjiženje nakazila, dodatne stroške zaradi daljšega postopka pridobivanja dodatnih informacij, reševanja reklamacij, časovno zakasnitev priliva na račun prejemnika ipd. V primeru napačnih podatkov pri vplačilih na javnofinančne račune (npr. plačilo davkov in prispevkov) se kljub plačilu komitent vodi kot dolžnik, saj se terjatev zaradi pomanjkljivih podatkov ne zapre. Poleg tega izvajalci plačilnega prometa glede na določbe
  17. člena Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 32/12, 94/12, 101/13 – ZDavNepr, 111/13, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN-B, 90/14, 91/15 in 63/16, v nadaljevanju ZDavP-2) lahko izvršijo predložene plačilne naloge za plačilo davkov samo, če je na njih navedena davčna številka zavezanca za davek in drugi podatki, ki so v skladu z zakonom, ki ureja plačilne storitve, potrebni za plačevanje in razporejanje javnofinančnih prihodkov. Zato je dodatno preverjanje podatkov, ki jih na obrazcu zahtevka izpolni sam vlagatelj ključnega pomena tako pri izvrševanju plačilnih nalogov s ciljem tekočega opravljanja plačilnega prometa v državi, kot tudi za to, da se pravilni podatki zagotovijo osebam in drugim subjektom, za katere zakon določa pravno podlago in namen posredovanja osebnih podatkov. V skladu s prvim odstavkom
  18. člena ZDavP-2 morajo izvajalci pokojninskih načrtov, ki zbirajo premije prostovoljnega dodatnega pokojninskega zavarovanja in vodijo osebne račune zavarovancev, davčnemu organu dostaviti podatke, potrebne za pobiranje dohodnine, v zvezi s premijami prostovoljnega dodatnega pokojninskega zavarovanja in uveljavljanjem oprostitev in davčnih olajšav v zvezi s tem, ter podatke, potrebne za identifikacijo davčnega zavezanca, plačnika premije prostovoljnega dodatnega pokojninskega zavarovanja, in zavezanca za dajanje podatkov.Obveznost upravljavcev, da zagotavljajo ažurnost osebnih podatkov, določa tudi ZVOP-1 v prvem odstavku
  19. člena. Glede na drugi odstavek istega člena lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. V danem primeru pridobivanje kopije dokumenta, iz katerega je razvidna številka transakcijskega računa in naziv banke vlagatelja zahtevka, temelji na dogovoru med vami in upravljavcem, se pravi, na podlagi vaše neprisiljene in svobodne privolitve, ki jo podate z izpolnitvijo obrazca za posredovanje kopije zahtevanega dokumenta v smislu prvega odstavka
  20. člena ZVOP-1, ki bi jo upravljavec hranil in uporabljal izključno za namen, za katerega bi jo pridobil (npr. identifikacijo in preverjanje pravilnosti navedene številke transakcijskega računa za enkratno izplačilo sredstev na obrazcu zahtevka). Zato bi upravljavec vlagateljem zahteve na način, pri katerem upravljavec ne more z zadostno gotovostjo preveriti vlagateljeve identitete in pristnosti posredovanih podatkov o transakcijskem računu (npr. s pošiljanjem po pošti), na obrazcu moral praviloma dati možnost, da kopije zahtevanega dokumenta, iz katerega je razvidna številka transakcijskega računa in naziv banke ne priloži obrazcu, temveč se namesto tega na obrazcu izjavi, da se bo osebno zglasil pri upravljavcu, kjer mu bo zahtevani dokument predložil na vpogled, v kopiranje pa šele potem, ko mu bo upravljavec jasno podal pojasnila in zagotovila o namenu, za katerega bo pridobljeno kopijo uporabljal. Pri izbiri te možnosti bi se seveda vlagatelj moral zavedati, da bi se njegov zahtevek lahko obravnaval kot popoln šele od tedaj dalje.Če upravljavcu torej ne želite posredovati kopij dokumentov skupaj z obrazcem zahteve, vam predlagamo, da ga kontaktirate in se z njim dogovorite kako, kje in na kakšen način zahtevo po kopiji vaših dokumentov lahko osebno uredite, da bo vaš zahtevek že ob oddaji popoln in to ne bo vplivalo na podaljšanje časa izplačila odkupne vrednosti, ki je vezan na popoln zahtevek vlagatelja.Lep pozdrav, Pripravila: mag. Petra Ratajec državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.