Kopiranje osebnih dokumentov tujcev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.05.2012 Številka: 0712-64/2012/2 Kategorije:Bančništvo --> Kategorije: Bančništvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 3.5.2012 prejel vaše vprašanje glede dopustnosti fotokopiranja osebnih dokumentov strank, ki niso izdani s strani Republike Slovenije, temveč s strani drugih držav, članic Evropske unije ali tretjih držav. Zapisali ste, da iz mnenja Davčne uprave Republike Slovenije št. 42150-5958/2011-1 (01 610 05), izdanega dne 7.12.2011, glede fotokopiranja dokumentov v zvezi z ugotavljanjem identitete in rezidentstva upravičenega lastnika ter fotokopiranjem osebnih dokumentov strank izhaja, da je dovoljeno fotokopiranje osebnih dokumentov na podlagi Zakona o osebni izkaznici in Zakona o potnih listinah, in da omenjena zakona omogočata bankam fotokopiranje (
- le)osebnih dokumentov strank, izdanih s strani Republike Slovenije. Dodajate, da banke ugotavljajo identiteto strank pri pregledu stranke v primerih, ki jih določa 8. člen Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 60/07, 19/10 in 77/11; v nadaljevanju: ZPPDFT). V skladu z 21. členom ZPPDFT mora banka pri pregledu stranke, ki sklepa poslovno razmerje z banko, pridobiti podatke iz 1., 2., 4., 5., 7., 8. in 15. točke prvega odstavka 83. člena ZPPDFT. Navedene podatke banka pridobi z vpogledom v uradni osebni dokument stranke v njeni navzočnosti. Postavlja se vam vprašanje, kako postopati v zvezi s fotokopiranjem osebnih dokumentov strank, ki so izdani s strani drugih držav članic EU ali tretjih držav. Po vašem razumevanju namreč ZPPDFT ne predstavlja zakonske podlage za fotokopiranje osebnih dokumentov pri strankah, ki so rezidenti drugih držav članic EU ali tretjih držav. Pri izvajanju Direktive o obdavčitvi dohodka od prihrankov v obliki plačil obresti (Direktiva Sveta 2003/48/ES), ki je prenesena v 10. podpoglavje 1. poglavja petega dela Zakona o davčnem postopku – ZDavP-2 (Uradni list RS, št. 13/11 – UPB4), ki ureja dajanje podatkov o dohodku od prihrankov v obliki plačil obresti, banke postopajo različno. Glede na to, da se Direktiva Sveta 2003/48/ES nanaša na dohodke, ki jih dosegajo rezidenti EU brez Republike Slovenije, vas zanima, ali je dovoljeno fotokopiranje osebnih dokumentov strank, ki dokazujejo svojo identiteto z uradnimi dokumenti, izdanimi v drugih državah članicah EU ali tretjih državah?. Dodali ste še, da v okviru spletnega javnega registra pristnih osebnih in potnih listin (PRADO), ki ga objavlja Svet Evropske unije, tega podatka niste zasledili. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. tč. 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Preverjanje identitete in rezidentstva upravičenega lastnika se tako po ZDavP-1 izvaja z vpogledom v uradni osebni dokument – tako za državljana Republike Slovenije kot za tujca. Drugi načini obdelave (kot so kopiranje in hramba) osebnega dokumenta so po mnenju Pooblaščenca izključeni, saj je specialna ureditev (po ZDavP-2) popolnoma jasna in nedvoumna. O b r a z l o ž i t e v: Vaše vprašanje se nanaša na možnost preverjanja identitete stranke pri izvajanju Direktive Sveta 2003/48/ES (UL L 157/2003; Direktiva) o obdavčitvi dohodka od prihrankov v obliki plačil obresti, ki je bila v slovenski pravni red prenesena v 10. podpoglavje 1. poglavja petega dela Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS št. 13/11 – UPB4; ZDavP-2), ki ureja dajanje podatkov o dohodku od prihrankov v obliki plačil obresti. 1. Ureditev v ZDavP-2 ZDavP-2 tako v prvem odstavku 349. člena določa, da mora plačilni zastopnik, ki opravi plačilo dohodka od prihrankov fizični osebi, ali prejme oziroma zagotovi plačilo dohodka od prihrankov za fizično osebo, ter razpolaga s podatki, ki kažejo na to, da je fizična oseba upravičeni lastnik, ugotoviti identiteto in rezidentstvo upravičenega lastnika v skladu s tem poglavjem. V nadaljevanju ločuje med razmerji, ki so bila sklenjena pred 1. majem 2004 in tistimi, ki so bila sklenjena po navedenem datumu. V prvem primeru mora plačilni zastopnik ugotoviti identiteto upravičenega lastnika, tako da pridobi in preveri njegovo osebno ime, naslov in rezidentstvo z uporabo podatkov, ki so mu na razpolago, vključno s podatki, ki jih je pridobil po predpisih, ki urejajo preprečevanje pranja denarja. Kadar pa so bila pogodbena razmerja med plačilnim zastopnikom in upravičenim lastnikom sklenjena, ali so bile opravljene transakcije brez pogodbenega razmerja, na dan 1. maja 2004 ali po njem, pa plačilni zastopnik ugotovi identiteto upravičenega lastnika, tako da pridobi in preveri osebno ime, naslov prebivališča in, če obstaja, davčno številko upravičenega lastnika, ki jo je dodelila država članica EU, katere rezident je, za davčne namene, in sicer v skladu s četrtim do šestim odstavkom 349. člena; ter rezidentstvo upravičenega lastnika, v skladu s sedmim in osmim odstavkom 349. člena. Iz citiranih določil izhaja, da se identiteta upravičenega lastnika in njegovo rezidentstvo ugotavlja s predložitvijo njegovega osebnega dokumenta. Po IX. odstavku pa lahko upravičeni lastnik (namesto dokumenta samega – Op. IP) predloži overjeno kopijo katerega koli dokumenta iz tega poglavja. Overjena kopija je kopija, overjena ali legalizirana na tak način, da bi bila lahko uporabna za namene dokazovanja v postopku pred sodiščem. V nadaljevanju je torej potrebno ugotoviti, ali smejo banke za namen ugotavljanja identitete in rezidentstva upravičenega lastnika narediti kopijo njegovega osebnega dokumenta in jo shraniti za potrebe DURS. Iz dopisa št. 42150-5958/2011-1 (01 610 05) z dne 7.12.2011 jasno izhaja že stališče DURS, da ZDavP-2 ne predpisuje obveznosti kopiranja in hranjenja dokumentov pri identifikaciji strank (prav tako ta ne izhaja iz Direktive Sveta 2003/48/EC), vendar DURS meni, da bi bilo, glede na v inšpekcijskih postopkih ugotovljene napake pri poročanju o upravičenih lastnikih, smiselno, da plačilni zastopnik kopije dokumentov, s katerimi se stranke identificira, arhivira za namene dokazovanja preveritve identitete v konkretnem postopku pred DURS. In sicer naj bi se te kopije hranile do izteka roka za absolutno zastaranje pravice do izterjave davka, na katere se evidence nanašajo – 10 let. Pri pravnem temelju za napravo in nadaljnjo obdelavo kopij pa se DURS sklicuje na Zakon o osebni izkaznici in na Zakon o potnih listinah. Ni dvoma, da ZPPDFT preverjanje istovetnosti stranke ureja na način, da zapoveduje vpogled v uradni osebni dokument v navzočnosti imetnika. Na ta način ZPPDFT jasno izključuje kakršnokoli drugo vrsto obdelave osebnega dokumenta – kot na primer kopiranje in hrambo kopij. Zapisano velja torej tudi za vse tiste primere preverjanja istovetnosti, ki se sklicujejo na določbe ZPPDFT (kot je to drugi odstavek 349. člena ZDavP-2; če gre za razmerja, ki so bila sklenjena pred 1. majem 2004). Ostaja torej še vprašanje o dopustnosti kopiranja osebnega dokumenta v primeru razmerij, ki so bila sklenjena na dan 1. maja 2004 ali po njem. Sam ZDavP-2 pravi, se v teh primerih identiteta upravičenega lastnika in njegovo rezidentstvo ugotavlja s predložitvijo njegovega osebnega dokumenta (IV. do VIII. odstavek 349. člena). Predložitev dokumenta je po mnenju Pooblaščenca treba razumeti ozko, kot dajanje dokumenta na razpolago za vpogled, ne pa dajanje dokumenta na razpolago za kopiranje in nadaljnje obdelovanje. Tudi ni videti nobenega razloga, da bi za preverjanje identitete upravičenega lastnika veljali kvalitativno različni vrsti obdelave osebnih podatkov; enkrat vpogled in drugič kopiranje. Tako tudi v tem primeru velja, da »predložitev« dokumenta izključuje kakršnokoli drugo vrsto obdelave osebnih podatkov razen vpogleda v tako predloženi dokument. Edina razlika med neposrednim sklicem pri preverjanju identitete na ZPPDFT v primerih, ko je bilo razmerje sklenjeno pred 1. majem 2004 je v tem, da ZPPDFT določa, da je vpogled v osebni dokument treba opraviti v navzočnosti imetnika, ZDavP-2 pa takšne določbe v primeru preverjanja identitete s preložitvijo osebnega dokumenta v primeru razmerij, ki so bila sklenjena 1. maja 2004 ali kasneje, nima. Preverjanje identitete in rezidentstva upravičenega lastnika se tako po ZDavP-1 izvaja z vpogledom v uradni osebni dokument – tako za državljana Republike Slovenije kot za tujca. Drugi načini obdelave (kot so kopiranje in hramba) osebnega dokumenta so po mnenju Pooblaščenca izključeni, saj je specialna ureditev (po ZDavP-2) popolnoma jasna in nedvoumna. 2. Ureditev v ZOIzk-1 in ZPLD-1 Za konec dodajamo še komentar k navedbam DURS, da temelj za kopiranje in hrambo osebnih dokumentov za potrebe dokazovanja izpolnjevanja obveznosti plačilnega zastopnika v skladu s 349. členom ZDavP-2 dajeta Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11 – ZOIzk-1) in Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB4; ZPLD-1). ZOIzk-1 v 4. členu določa, da osebno izkaznico lahko kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana. ZPLD-1 določa podobno v 4.a členu, ko dovoljuje kopiranje potne listine notarjem in finančnim družbam, ki opravljajo finančne storitve, če kopijo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku. Po mnenju Pooblaščenca je treba zakonsko možnost kopiranja osebnega dokumenta razumeti ozko – drugačno tolmačenje bi namreč pripeljalo do zaključka, da lahko finančne institucije in notarji vselej naredijo kopijo osebnega dokumenta svoje stranke, kar bi bilo popolnoma nesorazmerno glede na tveganja banke in poseg v zasebnost posameznika. Kopiranje osebnih dokumentov ni sporno le z vidika varstva osebnih podatkov, ki so vsebovani na dokumentu, ampak tudi z vidika varstva listine – obrazca dokumenta. Tako ZOIzk-1 kot tudi ZPLD-1 izrecno prepovedujeta hrambo kopij v elektronski obliki – prav z namenom otežitve njihovega ponarejanja. Ni dvoma o tem, da množica kopij osebnih dokumentov predstavlja veliko tveganje za njihovo falsificiranje, posledično tudi za zlorabo osebnih podatkov v smislu kraje posameznikove identitete. Zato je primere, ko je kopiranje resnično utemeljeno, treba razumeti in razlagati ozko. Predvsem ni videti potrebe po kopiranju dokumenta, kadar ga posameznik predloži na vpogled, pooblaščeni uslužbenec finančne družbe pa z njega prepiše podatke, kot so; številka dokumenta, datum in kraj izdaje ter organ, ki je dokument izdal in nima nobenega indica/razloga za dvom v identiteto imetnika dokumenta. Takrat po prepričanju Pooblaščenca naprava kopije dokumenta in njena nadaljnja obdelava (uporaba, hramba…) ni potrebna. Primeri, ko bila kopija osebnega dokumenta resnično potrebna za izkazovanje identitete stranke (ko prepis podatkov z dokumenta ne bi zadoščal) so po mnenju Pooblaščenca redki. Finančna institucija bi torej morala oceniti, v katerih primerih obstaja tveganje prevzema lažne identitete, izkazovanja s ponarejenimi osebnimi dokumenti, ko prepis podatkov ne bi zadoščal za ugotovitev identitete, ampak bi se šele s pomočjo kopije dokumenta lahko ugotovila istovetnost prinosnika – za katerega obstaja verjetnost, da ni oseba iz predloženega dokumenta. Zapisano po mnenju Pooblaščenca velja tako v primeru osebnih dokumentov državljanov kot tudi v primeru osebnih dokumentov tujcev. ZOIzk-1 in ZPLD-1 res urejata izdajo in ravnanje z dokumenti, ki jih državni organi izdajajo državljanom Republike Slovenije. Vendar Pooblaščenec poudarja, da je glede izvajanja državne pravne oblasti danes uveljavljeno načelo teritorialnosti. Ozemlje države pomeni okvir in meje delovanja državne oblasti, oblast države na njenem ozemlju pa se razteza na vse njene prebivalce oziroma na vse osebe, ki so (čeprav le začasno) na njenem ozemlju, ne glede na to ali so tujci ali njeni državljani. Tujci v času, ko se nahajajo na ozemlju Republike Slovenije, uživajo enako zaščito pravic kot državljani Republike Slovenije, z izjemo primerov, ko Ustava RS ali zakon določene pravice priznavata le državljanom (13. člen Ustave RS – Uradni list RS, št. 33/91 in nadaljnji). Določbi o dopustnosti kopiranja osebnih izkaznic in potnih listin po ZOIzk-1 in ZPLD-1 se ne nanašata izrecno na državljane Republike Slovenije, zato je treba po mnenju Pooblaščenca razumeti, da tujci v tem pogledu uživajo enako varstvo – tudi njihovih osebnih dokumentov ni dopustno kopirati izven primerov, ki jih urejajo v Republiki Sloveniji veljavni predpisi. Kot že pojasnjeno zgoraj pa Pooblaščenec meni, da je ureditev glede ugotavljanja istovetnosti in rezidentstva upravičenega lastnika po ZDavP-2 specifična in tako v primeru državljanov Republike Slovenije kot v primeru tujcev dopušča vpogled v osebni dokument. S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026