Kopiranje osebnih dokumentov v zvezi z javno dražbo - IPRS

Kopiranje osebnih dokumentov v zvezi z javno dražbo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.08.2021 Številka: 07121-1/2021/1507 Kategorije: --> Kategorije: Pravne podlage, Razno, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nam zastavljate več vprašanj glede zakonitosti obdelave osebnih podatkov ponudnikov v postopku javnega zbiranja ponudb oziroma v postopku javne dražbe za prodajo nepremičnin v lasti pravne osebe (gospodarske družbe). Zanima vas predvsem, ali obstaja pravna podlaga za obdelavo fotokopije osebnega dokumenta za namen identifikacije ponudnika; ali je lahko predložitev fotokopije osebnega dokumenta pogoj za pravilnost ponudbe oz. za udeležbo na javni dražbi; ali je lahko pravna podlaga za takšno kopiranje privolitev; ter ali se lahko fotokopijo dokumentov pošilja po elektronski pošti (prodajalcu, lastniku, notarju). Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Uvodoma moramo poudariti, da je upravljavec osebnih podatkov tisti, ki mora pred nameravano obdelavo osebnih podatkov razčistiti pravne podlage za obdelavo, IP pa lahko poda le splošne usmeritve in ne more odgovoriti na konkretna vprašanja glede obstoja pravnih podlag v konkretnih primerih. Pri izdaji neobveznega mnenja namreč IP nima vpogleda v celotno dokumentacijo in pregleda nad vsemi vidiki nameravane obdelave, zato bi bila kakršna koli trditev, da obstaja da ne obstaja pravna podlaga za opisane obdelave neustrezna in neosnovana na dejanskih okoliščinah primera. Še posebej pa se IP ne more opredeljevati do vprašanja, ali je lahko kopiranje osebnih dokumentov navedeno kot pogoj za pravilnost ponudbe oziroma za udeležbo na javni dražbi, navedemo lahko zgolj splošne usmeritve glede zakonitosti kopiranja osebnih dokumentov. IP nikakor ni pristojen za presojo, kdaj je ponudba po postopku javnega zbiranja ponudb ali javne države veljavna. Vpogled, kopiranje in elektronsko hrambo kopij osebnih dokumentov urejata Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11 in 41/21; v nadaljevanju ZOIzk-1) ter Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB; v nadaljevanju ZPLD-1). Glede vpogleda v osebno izkaznico četrti odstavek
8. člena ZOIzk-1 določa, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Četrti odstavek 4a. člena ZPLD-1 pa določa, da je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov, dopusten vpogled v potno listino imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Kopiranju osebnih dokumentov je posvečena celotna podstran na spletni strani Informacijskega pooblaščenca, in sicer na spletnem naslovu: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/in%C5%A1pekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-kr%C5%A1itve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov. Na tej strani boste našli vsa pojasnila glede kopiranja osebnih dokumentov, med drugim zapis vsebuje tudi vprašanje glede privolitve posameznikov za kopiranje osebnih dokumentov. Glede pošiljanja kopij osebnih dokumentov po elektronski pošti pa poudarjamo, da po trenutni ureditvi ZOIzk-1 in ZPLD-1 prepovedujeta elektronsko hrambo kopij osebnih dokumentov (sedmi odstavek
9. člena ZOIzk-1 ter sedmi odstavek 4a. člena ZPLD-1), posledično enako velja za pošiljanje kopij osebnih dokumentov po e-pošti. Vendar pri tem opozarjamo, da je bila v Uradnem listu RS
11. 2021 objavljena sprememba Zakona o osebni izkaznici, po kateri je črtana prepoved elektronske hrambe kopij osebne izkaznice. Ureditev se začne uporabljati 9 mesecev po uveljavitvi spremembe, ki nastopi 15 dni po objavi v Uradnem listu, torej januarja
12. Po začetku uporabe omenjene spremembe ZOIzk-1 navedena prepoved torej ne bo več v veljavi in v kolikor bo obstajala pravna podlaga za izdelavo kopije osebne izkaznice, bo le-to dovoljeno hraniti in pošiljati tudi v elektronski obliki. Pri tem bo še toliko bolj pomembno sprejeti vse ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, ki se tako pošiljajo, ter sprejeti odgovornost za morebitno nepooblaščeno obdelavo osebnih podatkov. Lepo vas pozdravljamo, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026