Kopiranje osebnih izkaznic in potnih listov pri koriščenju turističnih bonov - IPRS

Kopiranje osebnih izkaznic in potnih listov pri koriščenju turističnih bonov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.07.2021 Številka: 07120-1/2021/361 Kategorije:Pravne podlage, Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dilem, ki jih imate pri unovčevanju turističnih bonov. Sklicujete se na Zakon o interventnih ukrepih za pomoč gospodarstvu in turizmu pri omilitvi posledic epidemije COVID -19 (ZIUPGT), ki ga je Državni zbor potrdil
4. 2021, ki v
5. točki
6. člena govori »Ponudnik storitve prejme sredstva na podlagi predložene potrditve upravičenca in kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista.« Pojasnjujete, da na blagajnah nimate fotokopirnega stroja, da bi lahko naredili kopijo osebnega dokumenta, zato vas zanima: Ali je dopustno, da ponudnik (blagajnik) osebni dokument fotografira z mobilnim telefonom, ga pošlje po spletu do računalnika, ki ima tiskalnik, ga natisne in se potem to smatra kot kopija dokumenta, ki kopijo potem ponudnik odda na FURS – spet mora dokument skenirati in to bo že kopija kopije? In v kolikor bi bila fotografija dokumenta dovoljena – ali mora lastnik dokumenta – koristnik bona – fotografiranje dovoliti s posebno privolitvijo? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
7. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
8. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
9. točko prvega odstavka
10. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
11. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma ugotavlja, da je vaše vprašanje povezano z unovčenjem turističnih bonov, ki jih je uvedel Zakon o interventnih ukrepih za pomoč gospodarstvu in turizmu pri omilitvi posledic epidemije COVID -19 (ZIUPGT), ki je bil sprejet
13. 2021 in do priprave tega mnenja še ni bil objavljen v Uradnem listu RS. Kot že sami pojasnite, navedeni zakon v dvanajstem odstavku
14. člena določa, da ponudnik storitve prejme sredstva na podlagi predložene pisne potrditve upravičenca in kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista. Ponudnik storitve mora hraniti predložene pisne potrditve upravičenca, kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista in vse izjave, ki so opredeljene v uredbi Vlade iz trinajstega odstavka tega člena, še dve leti od dneva unovčitve bona. IP pojasnjuje, da je fotokopiranje osebnih dokumentov v skladu z zakonodajo dopustno samo, kadar tako določa zakon. Zakon tudi določa, da je fotokopiranje in hramba fotokopij izjemoma dopustna na podlagi osebne privolitve. Kopiranje in hramba fotokopij pri ponudnikih nastanitev je dopustna na podlagi osebne privolitve gosta, sicer pa smejo ponudniki za vodenje knjige gostov, podatke preveriti z vpogledom v osebno izkaznico ali potni list (šesti odstavek
15. člena Zakona o prijavi prebivališča). Upoštevaje zgoraj navedeno pa posebna ureditev velja v zvezi s koriščenjem turističnih bonov po
16. členu ZIUPGT. Za namen izkazovanja zakonitosti poslovanja s turističnimi boni in uveljavljanjem sredstev pri FURS smejo namreč ponudniki tudi kopirati osebne izkaznice in potne listine, če posamezniki sami ne zagotovijo kopije. V zvezi z vašim vprašanjem glede zagotovitve kopije osebnega dokumenta, na način ki ga opisujete v vašem zaprosilu (torej fotografiranje dokumenta, pri čemer bi nastala njegova elektronska kopija in pošiljanje le te po elektronski pošti) IP meni, da ZIUPGT ne govori o vrsti kopije, s katero mora razpolagati ponudnik, zato je posledično mogoče šteti, da to vključuje tudi elektronsko kopijo. Kar pomeni, da bi na podlagi ZIUPGT načeloma lahko bilo dopustno fotografiranje osebnega dokumenta upravičenca za namen izdelave fizične kopije, vendar pod pogojem ustreznega strogega zavarovanja osebnih podatkov in pod pogojem takojšnjega uničenja elektronske kopije. Več o ureditvi fotokopiranja osebnih izkaznic in potnih listov lahko preberete na spletni strani ip-rs.si: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/in%C5%A1pekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-kr%C5%A1itve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov Glede na ZIUPGT zajem v elektronski obliki kot tak ni prepovedan, vendar je ob tem treba upoštevati, da tako Zakon o osebni izkaznici (
17. člen ZOIzk-1) kot tudi Zakon o potnih listinah (4.a člen ZPLD-1) prepovedujeta hrambo teh dokumentov v elektronski obliki, zato je treba po fotografiranju takšnega dokumenta, v najkrajšem možnem času poskrbeti, da se takšna elektronska kopija natisne, ustrezno označi in shrani (skladno z ZOIzk-1 in ZPLD-1), elektronska kopija pa nemudoma izbriše oziroma uniči. Vse podatke, ki jih ponudnik prejme s strani uporabnikov bonov, mora tudi primerno zavarovati, tako glede dostopanja zaposlenih, kot pri nadaljnji obdelavi in hranjenju v svojem sistemu, pri posredovanju tretjim osebam, ipd. Glede zavarovanja osebnih podatkov so vam lahko v pomoč smernice IP glede zavarovanja osebnih podatkov: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf oz. dodatno informacije glede zavarovanja osebnih podatkov po Splošni uredbi, ki so dosegljive na: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/zavarovanje-oz-varnost-osebnih-podatkov/. Ob tem pa IP posebej poudarja, da se mora ponudnik v primeru, da se odloči za takšen način izvajanja zakonske zahteve po predložitvi kopije osebnega dokumenta zavedati, da takšen način obenem predstavlja hudo tveganje za zlorabe, ki jih z izvajanjem takšne obdelave osebnih podatkov prevzema nase. Na koncu IP še pojasnjuje, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav., svetovalka IP To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026