Kopiranje plačilnih list zaposlenih - IPRS

Kopiranje plačilnih list zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.05.2015 Številka: 0712-1/2015/1479 Kategorije:Vpogled v lastne OP --> Kategorije: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete, ali smete delavcem zaračunati pripravo in kopiranje (njihovih) plačilnih list za 5 letno obdobje. Navajate, da plačilne liste hranite v arhivu v 12 fasciklih, pri čemer je potrebno kopiranje za vsakega delavca posebej (do sedaj ste prejeli cca 50 zahtev). Delavka, ki dela na plačah, naj bi za kopiranje plačilnih list zgolj za enega delavca porabila 2 uri in 40 minut, kar skupaj s stroškom njenega dela ter materialnimi stroški znaša 40 eur. Dodajate, da ste storitve delavke obračunali na podlagi »Cenika storitev zunanje dejavnosti«, ki je bil potrjen s strani Sveta doma. Sindikat takšnemu zaračunavanju nasprotuje in se sklicuje na določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov (30 in
3. člen) ter Pravilnika o zaračunavanju stroškov pri izvrševanju pravice posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Slednji namreč meni, da ste zaprošene dokumente dolžni delavcem posredovati brezplačno oz. da jim lahko zaračunate zgolj materialne stroške v višini 0,10 eura/A4, v kolikor imate sprejet cenik za kopiranje. V zvezi z navedenim nas naprošate za mnenje.V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Iz posredovane dokumentacije izhaja, da zaposleni zahtevajo posredovanje plačilnih list na podlagi
7. in
8. člena ZVOP-1 (pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki). Stroške, ki vam bodo nastali pri uresničevanju te pravice, lahko obračunate v skladu s Pravilnikom o zaračunavanju stroškov pri izvrševanju pravice posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki pa ne dopušča zaračunavanja stroškov dela in drugih stroškov, domnevno povezanih z zagotavljanjem navedene pravice.Obrazložitev:V skladu s tretjim odstavkom
9. člena Ustave RS (Uradni list RS, št. 33/91-I s spremembami in dopolnitvami) je posamezniku zagotovljena pravica do seznanitve z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj (lastni osebni podatki), kot tudi pravica do sodnega varstva ob zlorabi lastnih osebnih podatkov. Ustavna pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je konkretizirana v
10. členu ZVOP-1, ki določa, da mora upravljavec osebnih podatkov na zahtevo posameznika:
11. omogočiti vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov;
12. potrditi, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje;
13. posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj;
14. posredovati seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen;
15. dati informacijo o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave;
16. dati informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem;
17. pojasniti tehnične oziroma logično-tehnične postopke odločanja, če izvaja avtomatizirano odločanje z obdelavo osebnih podatkov posameznika.Postopek seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je predpisan v
18. členu ZVOP-
19. V skladu s
20. odstavkom citiranega člena lahko upravljavec osebnih podatkov za prepis, kopiranje in pisno potrdilo po
21. točki ter za izpis iz
22. točke, seznam iz
23. točke, informacije iz
24. in
25. točke ter pojasnilo iz
26. točke prvega odstavka
27. člena tega zakona posamezniku zaračunava zgolj materialne stroške po vnaprej določenem ceniku, s tem, da so ustno potrdilo po
28. točki, ustna informacija po
29. točki, ustne informacije po
30. točki in ustno pojasnilo po
31. točki brezplačne. Če posameznik kljub pridobitvi ustnih potrdil, informacij ali pojasnil po 2., 5.,
32. in
33. točki prvega odstavka
34. člena tega zakona zahteva potrdilo, informacijo ali pojasnilo v pisni obliki, mu mora upravljavec osebnih podatkov to zagotoviti. Nadalje
35. odstavek istega člena določa, da minister, pristojen za pravosodje, na podlagi predloga Informacijskega pooblaščenca s pravilnikom predpiše cenik zaračunavanja materialnih stroškov iz prejšnjega odstavka in ga objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Gre za Pravilnik o zaračunavanju stroškov pri izvrševanju pravice posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (Uradni list RS, št. 85/07 in 5/12; v nadaljevanju Pravilnik). Ta v prvem odstavku
36. člena določa, da mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku vedno zagotoviti fotokopijo ali prepis, v primeru računalniške vodene zbirke osebnih podatkov pa izpis formata A
37. Cena materialnih stroškov za posredovanje ene strani formata A4 je 0,10 eura. Z uporabo argumenta a contrario je torej potrebno napraviti sklep, da stroškov dela in drugih stroškov, domnevno povezanih z zagotavljanjem pravice iz
38. člena ZVOP-1, upravljavec zbirk osebnih podatkov posamezniku ne sme zaračunati. IP sicer razume, da ima vsak upravljavec seveda nekaj dela z zagotavljanjem pravice do seznanitve z dokumentacijo, vendar opozarja, da je to njegova zakonska dolžnost in posamezniku ne sme zaračunati stroškov dela, ki jih domnevno ima z zbiranjem zahtevane dokumentacije, niti stroškov dela samega kopiranja dokumentacije v drugačni višini, kot to določajo predpisi.Da gre za zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, izhaja iz dejstva, da zaposleni zahteva seznanitev z dokumentacijo (plačilne liste), ki se nanaša nanj. Nadalje navedeno izhaja tudi iz dopisov sindikata, ki ste jih priložili vašemu elektronskemu sporočilu. V slednjih namreč ta zatrjuje, da ste dolžni zahteve zaposlenih obravnavati v skladu z določbami ZVOP-1 ter Pravilnika.V dopisu med drugim navajate, da ste storitve priprave in fotokopiranja plačilnih list obračunali na podlagi »Cenika storitev zunanje dejavnosti«, ki je bil potrjen s strani Sveta doma. Slednji pod oznako H) vsebuje postavko »priprava in posredovanje podatkov zunanjim institucijam oz. posameznikom. Cena takšne storitve znaša 13,82 eur/uro. IP v zvezi z navedenim pojasnjuje, da pri fotokopiranju plačilnih list ne gre za storitev zunanje dejavnosti, pač pa za izpolnjevanje zakonske dolžnosti vaše ustanove kot upravljavca zbirk osebnih podatkov, da posamezniku omogoči seznanitev z osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj in jih upravljavec obdeluje. Kadar nastopate v vlogi upravljavca osebnih podatkov morate torej postopati v skladu z določbami ZVOP-1, ki je krovni zakon za področje varstva osebnih podatkov. Na tem mestu se želi IP opredeliti tudi do navedbe sindikata, da smete stroške kopiranja plačilnih list zaračunati zgolj pod pogojem, da ima zavod že sprejet cenik za kopiranje. V kolikor le-tega nimate, meni sindikat, da morate fotokopije zagotoviti brezplačno. IP pojasnjuje, da je navedeno stališče sindikata napačno. Kot izhaja iz zgoraj navedenega
39. in
40. odstavka
41. člena ZVOP-1, minister, pristojen za pravosodje, na podlagi predloga Informacijskega pooblaščenca s pravilnikom predpiše cenik zaračunavanja materialnih stroškov. Upravljavcu zbirk osebnih podatkov torej v primeru kopiranje dokumentov, do katerih je posameznik upravičen na podlagi
42. člena ZVOP-1, ni potrebno sprejeti posebnega cenika, saj je v takšnih primerih obračun materialnih stroškov kopiranja potrebno opraviti v skladu z določbami Pravilnika.Čisto za konec pa IP še pojasnjuje, da zaposlenemu ob zahtevi za posredovanje kopij plačilnih list ni potrebno navesti za kakšen namen jih želi pridobiti. To izhaja iz ustavne narave pravice posameznika do seznanitve z osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj (
43. člen Ustave RS). Človekove pravice je dopustno omejiti le z zakonom. IP ni znana zakonska pravna podlaga, ki bi pravico do seznanitve z lastnimi plačilnimi listami omejevala, na način, da bi od zaposlenega zahtevala, da navede namen, zaradi katerega se želi seznaniti z lastno dokumentacijo. Iz tega izhaja, da četudi zaposleni upravljavcu osebnih podatkov pove za kakšen namen želi pridobiti kopije, to ne vpliva na dolžnost upravljavca, da kopije zagotovi, še manj pa na višino stroškov, ki jih sme upravljavec zaračunati. Torej upravljavca osebnih podatkov njegovo vedenje, za kakšen namen zaposleni želi pridobiti kopije svojih plačilnih list, ne odveže dolžnosti, da fotokopije zagotovi in zaračuna upoštevaje Pravilnik, zato vaše navedbe, da je zaposleni vsak mesec prejel plačilne liste, kar je s podpisom tudi potrdil in da gre zgolj za podvajanje listin, v konkretnem primeru niso relevantne.V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.S spoštovanjem,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026