Legitimacija posameznika in fotokopiranje osebnega dokumenta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.05.2011 Številka: 0712-1/2011/1265 Kategorije:Razno --> Kategorije: Razno Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je
- 2011 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem ste zapisali, da ste podjetje, ki se ukvarja s trgovsko dejavnostjo, v okviru katere imate tudi skladišče, kjer se prevzema in oddaja blago. Pri prevzemu blaga je v skladišču prišlo že do zlorabe, saj se je posamezni šofer ob prevzemu blaga predstavil za nekoga drugega. Zato ste v podjetju razmišljali o pripravi Navodila za delo skladiščnikov, v okviru katerega bi veljalo, da se šofer pred predajo blaga, legitimira in se izdela fotokopija osebnega dokumenta ter prometnega dovoljenja vozila. Na dobavnico bi se poleg imena skladiščnika, ki bi izdal blago, vpisalo še ime in priimek šoferja ter registrsko številko vozila. Zanima vas, če je dopustno legitimirati posameznika na zgoraj opisan način ter fotokopirati osebni dokument. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec meni, da je ukrep preverjanja istovetnosti šoferja dopusten in primeren (še sorazmeren), dokler se izvaja z vpogledom v njegov osebni dokument in beleženjem določenih njegovih osebnih podatkov (imena, priimka in naslova) na dobavnico, na katero bi lahko dopisali še registrsko številko vozila, s katerim je bilo blago odpeljano. Ti podatki so v zvezi z delom, ki ga šofer opravlja za naročnika, in so po mnenju Pooblaščenca potrebni za izvrševanje pogodbe bodisi med prodajalcem in naročnikom – kupcem bodisi med prodajalcem in prevoznikom (v čigar imenu in za čigar račun prevoz opravlja šofer). Nikakor pa za ta namen ni sorazmerno kopirati osebnega dokumenta šoferja in ga nadalje obdelovati. V tem primeru namreč po prepričanju Pooblaščenca ni mogoče govoriti o privolitvi kot pravni podlagi za kopiranje dokumenta, saj bi bil šofer za to, da bi lahko opravil svojo delovno nalogo, prisiljen dopustiti kopiranje, niti kopija osebne izkaznice ni potrebna za namen, ki ga zasledujete. O b r a z l o ž i t e v: V skladu z
- členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/1991, s spremembami, v nadaljevanju Ustava RS) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je vnaprej predvidena in določno opredeljena v posameznem (področnem) zakonu. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju, kamor nedvomno sodi vaše podjetje, je podana z
- členom ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v zasebne sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Področni predpis v smislu prvega odstavka
- člena ZVOP-1 v vašem primeru predstavlja Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 71/2008-UPB2 (11/2009 popr.); v nadaljevanju ZOIzk). ZOIzk v 3a. členu določa, da smejo upravljavci zbirk osebnih podatkov kopirati osebno izkaznico samo v primerih, ki jih določa zakon. Osebno izkaznico lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Pojma finančna družba in finančne storitve sta opredeljena v zakonu, ki ureja bančništvo. Kopiranje osebne izkaznice je dovoljeno tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. Ob kopiranju osebne izkaznice je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije. Na vlogo imetnika osebne izkaznice je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji osebne izkaznice, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik osebne izkaznice lahko kopijo označi s svojim podpisom. Kopijo osebne izkaznice je prepovedano hraniti v elektronski obliki. Enako določbo glede fotokopiranja potnih listov, ki prav tako kot osebna izkaznica sodijo med javne listine, s katero se izkazuje istovetnost državljana in državljanstvo, vsebuje tudi Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/2011-UPB-4; ZPLD-1). Iz navedenega torej izhaja, da smejo tako osebno izkaznico, kot tudi potni list fotokopirati le imetnika dokumenta, notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Kopiranje osebne izkaznice oz. potnega lista bi bilo v vašem primeru dopustno le na podlagi pisne privolitve posameznika. Na tem mestu naj pojasnimo, da je pisna privolitev na podlagi
- točke
- člena ZVOP-1 opredeljena kot podpisana privolitev posameznika, ki ima obliko listine, določila v pogodbi, določila v naročilu, priloge k vlogi ali drugo obliko v skladu z zakonom; podpis je tudi na podlagi zakona s podpisom izenačena oblika, podana s telekomunikacijskim sredstvom, ter na podlagi zakona s podpisom izenačena oblika, ki jo poda posameznik, ki ne zna ali ne more pisati. Glede fotokopiranja prometnega dovoljenja vam pa pojasnjujemo, da Pooblaščenec v Zakonu o motornih vozilih (Uradni list RS, št. 106/2010; v nadaljevanju: ZVM), ki ureja pogoje za dajanje motornih in priklopnih vozil na trg, njihovo registracijo in udeležbo v cestnem prometu, ni naše določbe, ki bi urejala dopustnost fotokopiranja tega dokumenta. Pooblaščenec meni, da je ukrep preverjanja istovetnosti šoferja dopusten in primeren (še sorazmeren), dokler se izvaja z vpogledom v njegov osebni dokument in beleženjem določenih njegovih osebnih podatkov (imena, priimka in naslova) na dobavnico, na katero bi lahko dopisali še registrsko številko vozila, s katerim je bilo blago odpeljano. Ti podatki so v zvezi z delom, ki ga šofer opravlja za naročnika, in so po mnenju Pooblaščenca potrebni za izvrševanje pogodbe bodisi med prodajalcem in naročnikom – kupcem bodisi med prodajalcem in prevoznikom (v čigar imenu in za čigar račun prevoz opravlja šofer) – določba drugega odstavka
- člena ZVOP-
- Z vpisom imena in priimka šoferja ter registrske številke vozila na dobavnico, bi vaše podjetje postalo upravljavec osebnih podatkov, kar posledično pomeni, da bi vas v celoti zavezovale določbe ZVOP-
- Nikakor pa za namen zagotavljanja sledljivosti blaga (zagotavljanja, da bo odpremljeno in dostavljeno naročniku – kupcu) ni sorazmerno kopirati osebnega dokumenta šoferja in ga nadalje obdelovati. V tem primeru namreč po prepričanju Pooblaščenca ni mogoče govoriti o privolitvi kot pravni podlagi za kopiranje dokumenta, saj bi bil šofer za to, da bi lahko opravil svojo delovno nalogo, prisiljen dopustiti kopiranje, niti kopija osebne izkaznice ni potrebna za namen, ki ga zasledujete. Kot že navedeno zgoraj, lahko namen dosežete na drugačen, za zasebnost šoferja, manj invaziven način. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026