← Slovenija

Letnica rojstva in posredovanje gesel v delovnem razmerju - IPRS

Letnica rojstva in posredovanje gesel v delovnem razmerju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.06.2017 Številka: 0712-1/2017/1236 Kategorije:Elektronska pošta, Knjižničarstvo, Statistika in raziskovanje --> Kategorije: Knjižničarstvo, Statistika in raziskovanje, Elektronska pošta Spoštovani,dne
  4. 2017 ste se obrnili na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje glede dveh vprašanj s področja varstva osebnih podatkov.
  5. Pojasnjujete, da je v sistemu Cobiss poleg vašega imena navedena tudi vaša rojstna letnica, kar se vam zdi povsem nepotrebno razkritje osebnega podatka.
  6. Pojasnjujete, da so vam pred kratkim morali v službi reaktivirati elektronsko pošto, novo kodo za dostop pa so poslali kar vašemu nadrejenemu, ki je na ta način imel popoln vpogled v vso vaše dotedanje dopisovanje prek službenega e-naslova. Glede ustreznosti takšnega ravnanja ste kontaktirali vodjo računskega centra, ki vam je zagotovil, da je to popolnoma sprejemljivo in "stvar interne politike in je ne misli spreminjati". Glede ustreznosti in zakonitosti takšnega ravnanja želite naše strokovno mnenje. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
  7. točke prvega odstavka
  8. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  9. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Ad. 1IP glede vašega prvega vprašanja pojasnjuje, da se lahko v kolikor želite, da se vaše avtorstvo v nacionalnem vzajemnem bibliografskem sistemu definira z drugim razlikovalnim znakom oziroma želite biti kot avtorica nerazpoznavni, obrnete na upravljavca – IZUM (tel. št. 02 2520 333).Ad. 2Če se lahko v procesu spreminjanja gesla za dostop do službenega elektronskega predala zaposlenega, nadrejeni seznani z novo dodeljenim geslom, je takšna »interna politika« lahko sporna (celo nezakonita) z vidika zavarovanja zbirk osebnih podatkov. Zaradi podrejenega položaja delavca v delovnem razmerju se namreč šteje, da je tveganje za nezakonito obdelavo osebnih podatkov visoko, zato mora delodajalec sprejeti ukrepe, ki v čim manjši meri omogočajo zlorabe zbirk osebnih podatkov. Obstajajo prakse, ki zagotavljajo hkrati uspešno izvedbo tehničnih ali administrativnih rešitev in zasebnost delavcev (npr. posredovanje novega gesla zaposlenemu v zaprti kuverti).O b r a z l o ž i t e v:Ad 1.Publikacije, katerih avtorica ste, so očitno hranjene kot knjižnično gradivo, bodisi po vaši lastni volji, bodisi na podlagi Zakona o obveznem izvodu publikacij (Uradni list RS, št 69/06 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZOIPub). V skladu z
  10. alinejo prvega odstavka
  11. člena Zakona o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01, 96/02 – ZUJIK in 92/15, v nadaljevanju ZKnj-1) imajo uporabniki knjižničnih storitev pravico, da se jim posredujejo informacije o gradivu in iz gradiva (nedvomno tudi podatke, ki nedvoumno identificirajo avtorja). Javna služba je tudi dejavnost knjižničnega informacijskega servisa za izmenjavo podatkov v nacionalnem vzajemnem bibliografskem sistemu, ki je namenjena zagotavljanju:- pogojev za delovanje vzajemnega bibliografskega sistema, - dostopnosti elektronskih virov informacij v tem sistemu. Knjižnično dejavnost izvajajo osebe javnega prava, na podlagi koncesije pa tudi druge pravne osebe in posamezniki. Njen obseg se določi s programom dela in finančnim načrtom oziroma s koncesijsko pogodbo (četrti odstavek
  12. člena ZKnj-1).Nacionalna knjižnica, organizacija, ki izvaja dejavnost knjižničnega informacijska servisa za izmenjavo podatkov in knjižnice, ki izpolnjujejo pogoje iz ZKnj-1 za vključitev sestavljajo Nacionalni vzajemni bibliografski sistem. Skupne strokovne osnove za delovanje nacionalnega vzajemnega bibliografskega sistema so v skladu s
  13. členom ZKnj-1:- standardizirana in vzajemna obdelava knjižničnega gradiva in enotno vodenje katalogov,- ustrezna usposobljenost strokovnih delavcev za vzajemno katalogizacijo,- računalniška in komunikacijska povezanost knjižnic.Ena od nalog knjižničnega informacijskega servisa v nacionalnem vzajemnem bibliografskem sistemu je v skladu s
  14. alinejo
  15. člena ZKnj-1organizacija ponudbe podatkovnih zbirk na elektronskih nosilcih z neposrednim dostopom. Naloge knjižničnega informacijskega servisa izvaja javni zavod Institut informacijskih znanosti (IZUM), ki v skladu s četrtim odstavkom
  16. člena ZVOP-1 lahko obdeluje tudi tiste osebne podatke, ki so nujni za izvrševanje njegovih zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (v skladu z definicijo
  17. točke
  18. člena ZVOP-1 javni zavodi sodijo v javni sektor).COBISS je torej zgolj spletna aplikacija, za katero skrbi javni zavod IZUM, ki omogoča objavo bibliografij. Načeloma velja, da lahko upravljavci osebnih podatkov zakonito obdelujejo osebne podatke svojih uporabnikov, kadar obstaja podlaga v zakonu oziroma v osebni privolitvi (
  19. člen ZVOP-1). Pri tem pa je treba v vsakem primeru upoštevati, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače (
  20. člen ZVOP-1). Več o tem si lahko preberete v že objavljenem mnenju IP na https://www.ip-rs.si/vop/besedilni-korpus-kot-upravljavec-osebnih-podatkov-2243/?tx_jzvopdecisions_pi1%5BhighlightWord%5D=COBISSDodajamo še, da se bo dne
  22. 2018 pričela uporabljati Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
  23. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), ki bo »nasledila« ZVOP-
  24. Splošna uredba o varstvu podatkov ureja podlage za obdelavo osebnih podatkov v
  25. členu, ki v e točki prvega odstavka določa, da je obdelava zakonita tudi, kadar je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Navedena točka predstavlja podobno podlago za obdelavo osebnih podatkov, kot prej naveden četrti odstavek
  26. člena ZVOP-
  27. Pojasnjujemo še, da je (glede na dikcijo obeh določb), trenutna ureditev po ZVOP-1 strožja (saj izvajanje zakonitih pristojnosti po ZVOP-1 predstavlja dopustno podlago za obdelavo osebnih podatkov le, ko je ta nujna za izvrševanje zakonitih pristojnosti javnega sektorja), vendar pa glede na možnost, ki jo imajo države članice v skladu z drugim odstavkom člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov, da strožje uredijo obdelavo po e točki prvega odstavka
  28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, IP pričakuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v zvezi z dopustnostjo obdelave v primeru, ki ga navajate, ne bo prinašala bistvenih sprememb. Omenimo še člen 89 Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa posebnosti glede obdelave osebnih podatkov v znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene. V zvezi s tem Splošna uredba o varstvu podatkov določa, da se za obdelavo v navedene namene zagotavljajo ustrezni zaščitni ukrepi za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. S temi zaščitnimi ukrepi se zagotovi, da se sprejmejo tehnični in organizacijski ukrepi, s katerimi se zagotovi zlasti spoštovanje načela najmanjšega obsega podatkov. Ti ukrepi lahko vključujejo psevdonimizacijo, kadar se ti nameni lahko uresničijo na ta način. Kadar se ti nameni lahko uresničijo z nadaljnjo obdelavo, ki ne omogoča ali več ne omogoča identifikacije posameznikov, na katere se nanašajo podatki, se ti nameni uresničijo na ta način. Ad 2.Glede vašega drugega vprašanja pa najprej poudarjamo, da bi vpogledovanje delodajalca v poštni predal zaposlenega brez njegovega sodelovanja oziroma veljavne privolitve lahko predstavljalo prekršek po ZVOP-1 oziroma celo kaznivo dejanje. Na ta način IP ugotavlja, da ko se pri menjavi gesla nadrejeni seznani z geslom službenega e-naslova, ki ga uporablja le njegov zaposleni (npr. ime.priimek@...) – četudi le za kratek čas (do spremembe gesla s strani zaposlenega), je takšna »interna politika« lahko neustrezna z vidika zavarovanja zbirk osebnih podatkov. Do svojega elektronskega predala (tudi če gre za službeni elektronski predal) lahko načeloma dostopa le zaposleni (v izjemnih okoliščinah pod posebnimi pogoji in na podlagi odredbe sodišča tudi delodajalec oziroma pristojne službe). Ker v primeru, ki ga navajate, ni šlo za dejansko vpogledovanje v elektronski predal, temveč le za možnost vpogledovanja, IP opozarja na obveznost zavarovanja zbirk osebnih podatkov, ki ga ureja ZVOP-
  29. Na podlagi tretjega odstavka
  30. člena ZVOP-1 morajo biti postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov ustrezni glede na tveganje, ki ga predstavlja obdelava in narava določenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Upoštevaje podrejen položaj delavca v delovnem razmerju, je treba sklepati, da je tveganje za kršitev varstva osebnih podatkov delavcev v delovnem razmerju visoko, zato mora delodajalec sprejeti stroge ukrepe za zavarovanje zbirk osebnih podatkov svojih delavcev. IP ob tem dodaja, da v zvezi s spreminjanjem gesel za dostop do zasebnih-službenih računov oziroma predalov obstaja več načinov, ki omogočajo hkrati izvajanje tehničnih ali administrativnih rešitev in zmanjšujejo možnost posegov v zasebnost (npr. posredovanje novega gesla v zaprti kuverti). Ali gre v konkretnem primeru za kršitev pravil glede zavarovanja zbirk osebnih podatkov, pa je moč preveriti le v konkretnem inšpekcijskem postopku. Splošna uredba o varstvu podatkov s pričetkom uporabe dne
  32. 2018 prinaša tudi nekatere spremembe glede zahtev po zavarovanju zbirk osebnih podatkov. V zvezi s tem lahko na splošno pojasnimo, da uredba upošteva spremenjene okoliščine glede razvoja komunikacijskih tehnologij in zato še strožje ureja pogoje za zavarovanje zbirk osebnih podatkov kot ZVOP-
  33. Upamo da smo vam z našimi pojasnili uspeli pomagati.Lep pozdrav,Pripravil:Anže Novak, univ. dipl. prav.asistent svetovalcaMojca Prelesnikinformacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.