Ločevanje zasebne in poslovne elektronske pošte - IPRS

Ločevanje zasebne in poslovne elektronske pošte + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.06.2015 Številka: 0712-1/2015/1580 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta, Delovna razmerja dne
4. 2015 ste na Informacijskega pooblaščenca naslovili zaprosilo za mnenje glede ločevanja poslovne in elektronske pošte zaposlenih. Kot ste pojasnili bi z namenom zagotovitve, da je vsa poslovna elektronska komunikacija zaposlenih delodajalcu vedno dosegljiva oz. predvsem v primeru napovedane in nenapovedane odsotnosti delavcev ali v primeru, da se zaposleni upokoji ali mu preneha delovno razmerje, želeli sprejeti nov Pravilnik o vodenju poslovne elektronske korespondence. V pravilniku bi določili, da je vsak zaposleni odgovoren, da bo svojo elektronsko pošto glede na vsebino v svojem »inboxu« razdelil na zasebno in poslovno pošto. Družba bi na način avtomatskega arhiviranja zagotovila, da se ne arhivira elektronska pošta z zasebno vsebino, ampak zgolj tista, ki je bila shranjena med poslovno pošto.Prosite nas za stališče, ali lahko kot delodajalec s tovrstnim razporejanjem elektronske pošte po vsebini nato vpogledujete v poslovno elektronsko pošto delavcev in ali lahko določite, da lahko vpogledujete tudi v primeru, ko je delavec na delu – torej ne zgolj ob odsotnostih ali prenehanju delovnega razmerja.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam v nadaljevanju na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/2004 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Predlagan postopek glede dolžnosti ločevanja poslovne in zasebne elektronske pošte, na način, kot ste ga opisali, po mnenju Informacijskega pooblaščenca ni sporen.Informacijski pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je glede vprašanj zasebnosti in nadzora zaposlenih na delovnem mestu izdal številna mnenja, ki jih najdete na spletni strani https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/odlocbe-in-mnenja-varstvo-osebnih-podatkov/, zato se v nadaljevanju opredeljujemo le do vaših konkretnih vprašanj.Kot smo pojasnili v že izdanih mnenjih Informacijski pooblaščenec priporoča, da se tovrstna vprašanja uredijo v internih aktih podjetja, ki pa morajo biti zakoniti in ustavno dopustni. Menimo, da je postopek, kot ste ga predvideli, s stališča podjetja legitimen in zakonit in ne posega v pravico posameznika glede varstva informacijske in komunikacijske zasebnosti. Podobno ravnanje z elektronsko pošto v javnem sektorju v smislu dokumentarnega gradiva določa tudi Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13; v nadaljevanju UUP).
8. odstavek
9. člena UUP določa, da je elektronsko pošto potrebno evidentirati v skladu s pravili za evidentiranje dokumentov.
10. odstavek
11. člena UUP dalje določa, da mora vsak javni uslužbenec, ki uporablja elektronsko pošto, vsa elektronska sporočila, ki ne predstavljajo dokumentarnega gradiva v skladu s to uredbo in jih ne potrebuje več v službene namene, periodično brisati iz svojega poštnega predala oziroma mora to storiti na zahtevo upravitelja elektronske pošte. Pri shranjevanju elektronskih sporočil morajo javni uslužbenci upoštevati načelo varnosti, racionalnosti, izogibati se morajo hranjenju dokumentov v multimedijskih podatkovnih formatih, ki zavzemajo veliko količino prostora (filmi, slike, zvočni zapisi in drugo).
12. odstavek
13. člena UUP določa, da sporočila v elektronski obliki, ki so bila neposredno naslovljena na javne uslužbence, posredujejo ti javni uslužbenci glavni pisarni ali jih sami evidentirajo, če imajo za to pooblastilo. Javni uslužbenci ne smejo sami odpirati novih zadev, razen s pooblastilom predstojnika. Če vsebine dokumenta trenutno ni mogoče shraniti v evidenco oziroma vsebina dokumentov ni vidna v elektronski obliki, je potrebno elektronsko prejeti dokument natisniti. S tako natisnjenim dokumentom se ravna v skladu z določili za fizični dokument.Vaš predlog je tako zelo podoben veljavnim določilom UUP, ki veljajo za javne uslužbence, zato menimo, da je ob smiselni uporabi tudi ustrezen. Prav tako se nam ne zdijo sporne določbe internega akta, ki bi določale, da s tovrstnim razporejanjem elektronske pošte po vsebini nato vpogledujete v službeno elektronsko pošto delavcev ter da lahko vpogledujete tudi v primeru, ko je delavec na delu in torej ne zgolj ob odsotnostih ali prenehanju delovnega razmerja. Za nevednim ravnanjem po našem mnenju ne moremo govoriti o posegu v komunikacijsko ali informacijsko zasebnost zaposlenega kot posameznika.V praksi bi se morda znal pojaviti kakšen praktičen problem – v določenih sporočilih namreč prihaja do mešanja poslovne in zasebne vsebine (zlasti npr. ko gre za komunikacijo, ki poteka med posamezniki, ki sodelujejo že dlje časa, in kjer se lahko poslovni korespondenci priključi tudi vsebina bolj ali manj zasebne narave). Menimo, da bi bilo v tovrstnih primerih dopustno in primerno, da zaposleni posreduje v sistem poslovne e-pošte oziroma kot poslovno e-pošto označi samo tisti del vsebine, ki je poslovne narave (npr. tako da prejeto e-pošto posreduje in pri tem izbriše dele zasebne narave). V nekaterih primerih namreč zaposleni niti ne bo imel možnost vpliva na to, kaj prejme na svoji službeni naslov in se bo lahko znašel v nerodni situaciji, če bi moral e-pošto, ki je sicer poslovne narave, a vsebuje tudi kakšen element zasebne elemente, evidentirati kot poslovno e-pošto. Tega tudi pošiljatelj na drugi strani ne bi mogel pričakovati. V splošnem pa menimo, da so vaši predlogi legitimni in dopustni. Prav tako se nam ne zdi sporna zahteva, da zaposleni vso izhodno elektronsko pošto poslovne narave, v vednost pošljejo tudi ne nek skupni, generičen naslov (npr. izhodna.posta@podjetje.com) in je tako tudi izhodna poslovna korespondenca dostopna delodajalcu. Takšne zahteve seveda ne bi bilo dopustno postaviti za morebitno zasebno izhodno korespondenco.Lep pozdrav, Informacijska pooblaščenkaMojca Prelesnik, univ.dipl.prav. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026