Mnenje glede Koncepta ureditve skladnosti informacijske podpore z Zakonom o varstvu osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 09.05.2010 Številka: 0712-225/2010/2 Kategorije:Knjižničarstvo --> Kategorije: Knjižničarstvo Spoštovani, Informacijski Pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je po opravljenih več informativnih sestankih dne 17. 4. 2010 prejel vaše zaprosilo za mnenje glede koncepta ureditve skladnosti informacijske podpore z Zakonom o varstvu osebnih podatkov. Ker avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) in 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pooblaščenec je uvodoma mnenja, da smo uspeli na skupnih sestankih večino dilem že razrešiti, zato v nadaljevanju opozarja zgolj še na določene pomembne vidike v izogib različnim tolmačenjem. 2.3. Pregled stanja enoličnosti uporabniških imen Enoličnost uporabniških imen mora biti zagotovljena povsod, kar kot izvedljivo opredeljuje tudi poslani koncept. 3.4. Optimizacija dnevnikov Glede na prejeta pojasnila prihaja zaradi narave delovanja beleženja v dnevnike (npr. pri delu knjižničarja ob vračilu knjig) do določenih podvajanj zapisov v dnevnikih. Pooblaščenec je mnenja, da je komprimiranje zapisov z izločanjem podvojenih zapisov oziroma delov zapisov dopustno, če s tem ne pride do uničenja oziroma izgube zapisov, ki bi onemogočili poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil. Če torej najzgodnejši zapis zajema tudi ostale korake, potem je opisana optimizacija dnevnikov dopustna, pri čemer pa mora biti metoda komprimiranja transparentna in mora onemogočati zlorabo komprimiranja za izločanje določenih uporabniških aktivnosti (npr. da bi nekdo želel za seboj pobrisati sledi o vpogledih). 3.5 Sprotno, mesečno in naknadno pregledovanje dnevnikov Pooblaščenec izrazito podpira pripravo orodja za enostavno pregledovanje dnevnikov, s katerim bi lahko knjižnice same z določeno frekvenco vršile interni nadzor in preverjale namenskost obdelave osebnih podatkov. Navedenega seveda ne gre razumeti oziroma zlorabljati v smislu uporabe tovrstnega orodja za nadzor nad delom zaposlenih, temveč gre zgolj za orodje, s katerim se lahko preveri, ali pooblaščeni delavci uporabljajo osebne podatke, do katerih imajo dostop, za zakonite namene ali ne. 3.7 Nadzor oz. beleženje dostopa do dnevnikov Osebni podatki se lahko uničijo, ko preteče zakonski rok za hranjenje osebnih podatkov in v tem roku v zbirko ali konkretni osebni podatek ni nihče vpogledal. V kolikor pa je v tem roku bil zabeležen vpogled v zbirko osebnih podatkov, pa mora nastati nova zbirka vpogledov. Tudi to zbirko vpogledov pa se, kot vsako drugo zbirko osebnih podatkov, lahko uniči šele po preteku zakonskega roka (in tako z vsako novo nastalo zbirko vpogledov naprej). Upravljavec torej lahko po petih letih (razen če zakon ne določa drugačnega roka hranjenja) uniči zbirko vpogledov pod pogojem, da vanjo v tem obdobju ni nihče vpogledal. Poudarjamo pa, da se iz konkretne zbirke osebnih podatkov po preteku zakonskega roka za hranjenje morajo izbrisati vsi tisti osebni podatki, v katere v tem obdobju ni vpogledal nihče. Kar pomeni, da zaradi vpogleda v en osebni podatek v konkretni zbirki ne hranimo celotne zbirke, temveč le tisti del zbirke, v katerega je bilo vpogledano. Obseg zbirke se tako postopoma zmanjšuje. 5. Varnostno kopiranje podatkov V tej točki nas sprašujete, če bi daljše hranjenje varnostnih kopij (npr. do 12 mesecev), zaradi potreb po morebitni odpravi napak v bazah podatkov pod posebnimi pogoji (nadzorovan in evidentiran dostop in še to samo v primeru katastrofalnega dogodka), lahko šteli kot namen in bi kopije brisali šele po dvanajstih mesecih. To pomeni, da bi člani, ki bodo brisani v skladu z Zakonom o knjižničarstvu po 12 mesecih po izpolnitvi namena, na trakovih ostali še nadaljnjih 12 mesecev, potem pa bodo dokončno izbrisani. Informacijski pooblaščenec tu uvodoma poudarja, da je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v knjižničarstvu – gre za 15. člen Zakona o knjižničarstvu (Ur.l. RS, št. 87/2001 in. 96/2002-ZUJIK; v nadaljevanju ZKnj-1) - izrazito podnormirana, saj omenjeni člen določa (
- le)naslednje: Knjižnice imajo za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo naslednje osebne podatke svojih uporabnikov: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, izobrazba, zaposlitev ali šola. Osebni podatki iz prejšnjega odstavka se zbrišejo eno leto po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani. Namen obdelave osebnih podatkov iz 1. odstavka 15. člena ostaja nedefiniran, prav tako pa ZKnj-1 zanemarja, da sodijo podatki o izposoji (in drugi osebni podatki, ki se obdelujejo zaradi narave poslovanja knjižnic) med osebne podatke. Pooblaščenec je glede namena v mnenju št. 0712-416/2009/2 z dne 18.09.2009, dostopno na http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/odlocbe-in-mnenja-varstvo-osebnih-podatkov/?tx_jzvopdecisions_pi1[showUid]=1746&tx_jzvopdecisions_pi1[highlightWord]=knji%C5%BE&cHash=793b19bff6, zapisal, da gre pri namenu iz 15. člena ZKnj-1 za namen »biti obveščen o tem, kdo ima izposojeno konkretno publikacijo iz knjižnice«. Namen obdelave osebnih podatkov po 15. členu ZKnj-1 je ozek in se nanaša na potrebe dela in zavarovanje gradiva. Rok hrambe je ob odsotnosti izrecne zakonske določitve vezan na izpolnitev namena. 21. člen ZVOP namreč določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Drugi odstavek 21. člena ZVOP-1 pa dalje določa, da se po izpolnitvi namena obdelave osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Predlog, ki ga opisujete, da bi se varnostne kopije za primer katastrofalnega dogodka hranile še nadaljnjih 12 mesecev po izpolnitvi namena, bi sodil v kategorijo blokiranja osebnih podatkov, ki je dopustno po 2. odstavku 21. člena ZVOP-1. Pooblaščenec pa opozarja, da so lahko tako blokirani osebni podatki (v tem primeru varnostne kopije) predmet urejenih dostopnih pravic, uporabljeni samo pod vnaprej določenimi pogoji (npr. v primeru katastrofalnega dogodka, ki bi uničil podatke v produkcijskih zbirkah), vsak dostop do njih pa mora biti verodostojno evidentiran. Dostopa to teh podatkov ne sme biti, če ne pride do takšnega izjemnega dogodka, ki mora biti – kot rečeno – vnaprej opredeljen. Glede SICRIS, e-Cris in CRU želimo samo poudariti, da čeprav morda omenjene aplikacije ne podležejo določbam ZKnj-1, veljajo tudi za te aplikacije določbe ZVOP-1 (vključno z določbami o rokih hrambe), če se v teh aplikacijah obdelujejo osebni podatki, o čemer pa Pooblaščenec s posredovanim gradivom ni podrobneje seznanjen. 9. Testiranje programske opreme in izobraževanje V 9. točki opisujete, da se za namen testiranja in izobraževanja uporabljajo anonimizirani podatki, do katerih se pride z naključnim mešanjem (zamikanjem, premikanjem) realnih podatkov z naključno metodo s pomočjo namenskega programa. Zamikanje se dosledno izvede na vseh podatkih, je enosmerno in nepovratno, vsak zase se zamakneta tudi ime in priimek. Pooblaščenec je do naključnega premikanja podatkov načeloma zadržan. Standardi informacijske varnosti namreč predvidevajo uporabo ločenih okolij, t.j. produkcijskega, testnega in šolskega (kontrola A.10.1.4 priloge A standarda ISO/IEC 27001:2005). Podobno kontrola 12.4.2 navaja, da se je potrebno izogibati uporabi produkcijskih podatkovnih baz, ki vsebujejo osebne podatke ali druge občutljive informacije, v testne namene. Standard (podobno ZVOP-1) sicer izrecno ne prepoveduje metod premikanja podatkov, zato je Pooblaščenec mnenja, da je dopustnost tovrstnih metod odvisna od analize tveganja. Vsekakor se tveganje za morebitne zlorabe zmanjša, če se uporabljajo ireverzibilne naključne metode, ki vsak podatek (t.j. vse podatke) naključno premestijo in pri katerih rezultat ne omogoča določljivosti oziroma povezljivosti obdelanih podatkov z izvornim stanjem oziroma povezave z določljivim ali določenim posameznikom. Tveganje za pomanjkljivo delovanje metode premikanja podatkov je na strani upravljavca in mora biti po analizi tveganja sprejemljivo glede na vložke, ki so potrebni za uporabo drugačnih postopkov, kot je npr. priprava popolnoma anonimnih testnih ali izobraževalnih podatkov, ki ne izhajajo iz dejanskih podatkov iz produkcijskega okolja. V zvezi z Oceno tveganja sistemsko strežniških dostopov Pooblaščenec opozarja zgolj na previdnost pri sestavljanju ocene o zaupanju določenim zaposlenim, saj je potrebno upoštevati določbe zakonodaje z delovno-pravnega področja v smislu dopustnega obsega podatkov, ki se lahko vključijo oziroma upoštevajo pri takšni oceni zaupanja. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026