Mnenje glede položaja pooblaščene osebe za varstvo podatkov v povezanih družbah - IPRS

Mnenje glede položaja pooblaščene osebe za varstvo podatkov v povezanih družbah + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.11.2021 Številka: 07121-1/2021/2354 Kategorije: --> Kategorije: Pooblaščene osebe za varstvo podatkov - DPO Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje glede položaja pooblaščene osebe za varstvo podatkov v povezanih osebah. Kot ste pojasnili želi slovenska družba imenovati DPO, ki bo kot edini DPO imenovan na ravni celotne skupine družb v EU. To pomeni, da bo imela skupina družb, ki so povezane osebe, skupnega DPO, ki je državljan Združenega kraljestva. Dotični DPO, ki ga želijo povezane osebe imenovati, ni zaposlen v slovenski družbi. Svoje delo bo opravljal na podlagi pogodbe o zaposlitvi, sklenjene z eno izmed družb v skupini, oziroma kot zunanji izvajalec, na podlagi pogodbe o opravljanju storitev. DPO bo zaposlenim v skupini družb kot tudi drugim posameznikom dostopen preko telefonske številke in elektronskega naslova, ki bosta na voljo vsem zaposlenim in javnosti. Dotični DPO sicer ne govori slovensko, vendar zaposleni na ravni skupine družb med seboj komunicirajo v angleščini, ki je tudi "uradni" jezik skupine družb. Dotični DPO prav tako trenutno nima znanja o slovenski zakonodaji in praksi na področju varstva osebnih podatkov, ima pa strokovno znanje in izkušnje na področju evropske zakonodaje o varstvu osebnih podatkov. Pomoč pri komuniciranju z nadzornim organom in tretjimi osebami ter prevajanju zakonodaje in obveščanju o morebitnih spremembah mu bo nudila podporna služba v slovenski družbi (npr. kadrovska, pravna služba). Prosite nas za mnenje, če je imenovanje skupnega DPO v zgoraj opisani situaciji v skladu s trenutno veljavno zakonodajo na področju varstva osebnih podatkov. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) uvodoma ugotavlja, da ste glede na vaše zaprosilo za mnenje že podrobno seznanjeni s smernicami Evropskega odbora za varstvo podatkov (EDPB: Smernice o pooblaščenih osebah za varstvo podatkov WP 243 rev. 01, WP 243 rev. 01, dostopno na: https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/612048) glede pooblaščenih oseb za varstvo osebnih podatkov in navedene usmeritve dobro poznate. Kot tudi sami navajate v skladu z
8. odstavkom člena 37 Splošne uredbe lahko povezana družba imenuje eno pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, če je ta pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko dostopna iz vsake enote. Iz smernic o pooblaščenih osebah za varstvo podatkov EDPB izhaja, da se pojem dostopnosti nanaša na naloge pooblaščene osebe za varstvo podatkov kot kontaktne točke za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, nadzorni organ, pa tudi znotraj organizacije. Nadalje smernice določajo, da mora biti DPO, po potrebi s pomočjo svoje ekipe, sposobna učinkovito komunicirati s posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, in sodelovati z zadevnimi nadzornimi organi. To pomeni tudi, da se mora ta komunikacija izvajati v jeziku ali jezikih, ki jih uporabljajo zadevni nadzorni organi in posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki. Dostopnost pooblaščene osebe za varstvo podatkov (bodisi fizična v istih prostorih kot zaposleni, prek namenske telefonske linije ali drugih varnih komunikacijskih sredstev) je bistvena za zagotovitev, da bodo lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, stopili v stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Menimo, da ima lahko DPO pri komunikaciji z nadzornim organom in dotičnimi posamezniki, pomoč podporne ekipe pri prevajanju, in neznanje slovenskega jezika kot tako ne predstavlja ovire za imenovanje skupnega DPO za družbe v skupini, sicer bi bil sam institut DPO pri povezanih družbah, zlasti če poslujejo v večjemu številu držav, v praksi neizvedljiv. Zadevni DPO bi moral imeti pomoč podporne ekipe glede slovenske zakonodaje in prakse na področju varstva osebnih podatkov. Menimo, da je ključno, da lahko DPO učinkovito opravlja svoje naloge, da ima pri tem na voljo ustrezne komunikacijske kanale ter da je dostopen in sposoben opravljati naloge, bodisi sam bodisi s pomočjo podporne ekipe. S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026