Nadzor in omejevanje uporabe tiskalnikov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 29.06.2010 Številka: 0712-302/2010/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,prejeli smo vašo prošnjo za mnenje o nadzoru na uporabo tiskalnikov. Kot navajate, se soočate z veliko porabo papirja in kartuš, zato bi radi to omejili oziroma vzpostavili nadzor nad tem. Poleg organizacijskih ukrepov - postavitev pravil (obojestransko tiskanje, barvno le v izjemnih primerih, itd.) želite na mrežnih tiskalnikih vključiti tudi spremljanje, kdo in kaj oz. v kakšnem obsegu tiska. Ali je potrebno za vključitev te funkcije vnaprej obvestiti zaposlene in jih zaprositi za odobritev, ali pa se lahko ta funkcija preprosto vključi in o tem obvesti zaposlene v okviru ostalih navodil? Prošnji za mnenje ste priložili primer izpisa s programske opreme enega izmed mrežnih tiskalnikov, kjer je vidno uporabniško ime, ime datoteke, ki se je tiskala, status tiskanja in število strani. Zanima vas, ali je tovrsten nadzor sporen z vidika ZVOP.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob hitro razvijajoči se tehnologiji postaja vprašanje zasebnosti na delovnem mestu vse bolj problematično. Žal meja pristojnosti delodajalca in svobode delavca v tem pogledu izrecno (še) ne ureja noben zakon. Ker na področju varstva osebnih podatkov v primeru dvoma razmerja razlagamo v prid zasebnosti, bi bili primeri, ko bi bil delodajalčev poseg v zasebnost delavca na delovnem mestu dopusten, resnično izjemni in redki (predvsem pa odvisni od dejanskih okoliščin). Splošno velja, da je delodajalec dolžan cilj, ki ga zasleduje (čim bolj racionalno izrabo delovnega časa in delovnih sredstev za doseganje poslovnih rezultatov), podpreti s čim manj invazivnimi in represivnimi ukrepi.Informacijski pooblaščenec meni, da pri opisanem načinu delovanja programske opreme za nadzor tiskanja pride do vzpostavitve zbirke osebnih podatkov, zato priporoča določitev limita porabe (npr. dovoljeno število strani na mesec), glede na potrebe določenega delovnega mesta. Novejši tiskalniki že samodejno shranjujejo nekatere podatke o tiskanju (med drugim tudi uporabniško ime in ime datoteke, ki je bila posredovana v tiskanje). Pomembno je, da zaposleni to vedo. Samo dejstvo, da naprava omogoča pridobitev podatka o nazivu dokumenta in količini tiskanih strani po posameznem uporabniku (zaposlenem), pa še ne pomeni, da je predstojnik upravičen podatke kadarkoli pregledovati. Ker delavcu na delovnem mestu ni mogoče povsem odreči zasebnosti, ni mogoče izključiti primera, ko bi zaposleni natisnil dokument, ki ga potrebuje za zasebne namene (na primer spletno stran o življenju z rakom). Zato je pri odločitvi o dopustnosti pregledovanja tiskanja ob pomanjkanju zakonskih določb bistveno upoštevanje načela sorazmernosti. Za nadzor nad stroški tiskanja bi tako praviloma moral zadostovati podatek o številu natisnjenih strani v določenem časovnem obdobju s strani posameznega zaposlenega. Na delovnih mestih, kjer je zaradi varovanja poslovnih skrivnosti ali tajnih podatkov potrebno in utemeljeno zagotoviti tudi nadzor nad naslovi in vsebino natisnjenih datotek, pa je po mnenju Pooblaščenca dopustno omogočiti tudi takšno beleženje oziroma nadzor delodajalcu.O b r a z l o ž i t e v:Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju pooblaščenec) uvodoma pojasnjuje, da gre v primeru nadzora nad uporabo tiskalnikov za vprašanje, ki posega na področje delovnih razmerij in kolizije med pravicami in interesi delodajalca ter zaposlenih. Na eni strani imamo interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi (npr. telefoni, delovne postaje, uporaba elektronske pošte, interneta, službenih vozil) in delovnim procesom, na drugi strani pa je legitimen interes zaposlenega, ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti tudi na delovnem mestu, kot to tudi izhaja iz sodne prakse Evropskega sodišča za človekove pravice (prim. ESČP Halford v. Združeno kraljestvo).Pojasnili ste, da programska oprema enega izmed mrežnih tiskalnikov lahko izdela poročilo o uporabi tiskalnika, kjer je vidno uporabniško ime, ime datoteke, ki se je tiskala, status tiskanja in število strani, zato je potrebno uvodoma ugotoviti, ali gre za podatke, ki so varovani po ZVOP-1-UPB
- Po določbi
- točke
- člena ZVOP-1-UPB1 je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba pa je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Ugotovimo lahko, da je oseba iz navedenih podatkov v konkretnem primeru enostavno določljiva, saj ji pripada enolično določeno uporabniško ime, prav tako pa gre v tem primeru za zbirko osebnih podatkov, saj je ta po definiciji iz
- točke
- člena ZVOP-1-UPB1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi. Strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.V vašem primeru gre za upravljavca osebnih podatkov iz javnega sektorja. Po določbi prvega odstavka
- člena ZVOP-1-UPB1 se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1-UPB1 se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Prav tako se ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1-UPB1 lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.Zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec delovno pravno področje uredil z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 42/2002; ZEPDSV), Zakonom o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 – UPB3; v nadaljevanju ZJU) in z Zakonom o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/2002 in 79/2006; ZDR), v katerih je določno opredelil, katere osebne podatke delavcev lahko delodajalec obdeluje in ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko od delavca zahteval ali obdeloval katere koli osebne podatke. Delodajalec mora v skladu s
- členom ZDR varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. V skladu s
- členom ZDR lahko delodajalec načeloma zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam zgolj tiste osebne podatke delavcev, za katere je to določeno s tem ali drugim zakonom ali za katere je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev pa lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Državni nadzornik je preučil navedene pravne podlage in ugotavlja, da nobeden od naštetih zakonov zavezancu ne daje izrecne pravne podlage za vzpostavitev zbirke osebnih podatkov in obdelavo podatkov o tem, kaj, kdaj in koliko so zaposleni tiskali. Ne glede na navedeno pa je seveda potrebno poudariti, da je interes delodajalca, da omeji stroške tiskanja, popolnoma legitimen in zakonit, zato je po mnenju Pooblaščenca v konkretni situaciji potrebno poiskati rešitev, ki bi upoštevala tako lastniško pravico delodajalca kot pravico do pričakovane zasebnosti na delovnem mestu na strani zaposlenih.Pooblaščenec meni, da je možno konkretno situacijo primerjati z nadzorom uporabe službenih mobilnih telefonov, kjer tudi lahko nastajajo visoki stroški za delodajalca. Informacijski pooblaščenec v tem primeru priporoča določitev limita porabe (npr. pri tiskanju je to lahko dovoljeno število strani na mesec) na posameznem delovnem mestu. Pooblaščenec želi opozoriti še na en pomemben vidik, in sicer na to, da lahko pri vzpostavljanju zbirke podatkov o uporabi tiskalnikov, pride do obdelave ne samo osebnih, temveč tudi občutljivih osebnih podatkov. Ime natisnjene datoteke namreč lahko vsebuje podatke, ki so za posameznika zelo zaupne in intimne narave (npr. podatki, ki nakazujejo na zdravstveno stanje ali drugi podatki, ki jih ZVOP-1 šteje za občutljive osebne podatke), beleženje teh podatkov pa bi v trenutni ureditvi, ki dopušča razumno uporabo službenih sredstev v zasebne namene, predstavljala nedopusten poseg v zasebnost zaposlenih. Glede na trenutno sodno prakso ESČP namreč zaposleni utemeljeno pričakujejo razumen nivo zasebnosti tudi na delovnem mestu, zato se je potrebno izogniti situacijam, ki – če niso nujno potrebne – lahko pomenijo razkritje osebnih ali občutljivih osebnih podatkov, obenem pa zagotovijo učinkovito izvrševanje pravice delodajalca do nadzora nad svojo lastnino. Za nadzor nad stroški tiskanja bi tako praviloma moral zadostovati podatek o številu natisnjenih strani v določenem časovnem obdobju s strani posameznega zaposlenega. Na delovnih mestih, kjer je zaradi varovanja poslovnih skrivnosti ali tajnih podatkov potrebno in utemeljeno zagotoviti tudi nadzor nad naslovi in vsebino natisnjenih datotek, pa je po mnenju Pooblaščenca dopustno omogočiti tudi takšno beleženje oziroma nadzor delodajalcu.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026