Nadzor na delovnem mestu - IPRS

Nadzor na delovnem mestu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.05.2022 Številka: 07121-1/2022/562 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Moderne tehnologije Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, kako je urejena zakonodaja glede nadzora nad delavcem v zvezi z »online« pogovori (konkretno v aplikaciji Microsoft Teams) med sodelavci med delovnim časom. Kakšne pristojnosti ima delodajalec, ali ima pravico spremljati te pogovore? *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Za uporabo aplikacije, s katero se obdelujejo osebni podatki delavca, mora delodajalec zagotoviti primerno pravno podlago, ob upoštevanju načel Splošne uredbe, npr. najmanjšega obsega podatkov. Delodajalec mora področje urediti v internem aktu, o delovanju aplikacije in obdelavi osebnih podatkov pa mora delavce predhodno seznaniti. Tudi za samo snemanje pogovorov bi delodajalec moral zagotoviti pravno podlago, ob tem pa opozarjamo na morebitno civilno in kazensko odgovornost v zvezi z nezakonitim snemanjem znotraj aplikacij. O b r a z l o ž i t e v: IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Z nezavezujočim mnenjem vam lahko podamo zgolj splošne usmeritve, ki jih naj delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov upošteva pri presoji konkretnih obdelav osebnih podatkov, konkretni odgovor v zvezi z zakonitostjo obdelave bi IP lahko podal zgolj v inšpekcijskem postopku. Nadalje poudarjamo, da ima delodajalec pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali so ta sredstva oziroma oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo, delavec pa lahko utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti na delovnem mestu. Vsaka oblika nadzora, ki pomeni poseg v pravico do zasebnosti, mora biti bodisi vnaprej utemeljena in transparentno predstavljena zaposlenim v internih aktih podjetja (v katerih primerih, na kakšen način in kdo ga lahko izvaja) bodisi imeti zakonsko podlago ter biti skladna z ustavnimi določili glede varstva zasebnosti. Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri tem opozarjamo, da se točka (
7. f)ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec mora zagotoviti pravno podlago tako za uporabo aplikacije, kakor tudi za morebitno snemanje pogovorov znotraj te aplikacije. Ob tem mora upoštevati tudi načela Splošne uredbe, predvsem opozarjamo na t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, ki je določeno v (
8. c)točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe (skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo). Delodajalec mora zadevno obdelavo osebnih podatkov urediti v internem aktu, o delovanju aplikacije in obdelavi osebnih podatkov znotraj aplikacije pa mora delavce predhodno seznaniti. Znotraj nastavitev konkretne aplikacije naj delodajalec izbere nastavitve, s katerimi bo zagotovil ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Opozarjamo tudi na določbe Splošne uredbe, ki upravljavcu nalagajo informiranje posameznikov glede obdelave osebnih podatkov (13. in 14. člen Splošne uredbe). Predlagamo vam, da se pri delodajalcu seznanite o namenu oz. načinu njihove obdelave. Upravljavec mora namreč posamezniku ob pridobitvi njegovih osebnih podatkov podati nekatere informacije o obdelavi osebnih podatkov, npr. identiteta in kontaktni podatki upravljavca, namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, uporabniki osebnih podatkov, podatki o morebitnem prenosu osebnih podatkov, obdobje hrambe, itd. Več informacij o obveščanju posameznikov o obdelavi osebnih podatkov je dostopnih na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/obve%C5%A1%C4%8Danje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov. Predlagamo vam, da preverite nastavitve oz. pravila o zasebnosti v programu Microsoft Teams. Delodajalec lahko vpogleda oz. spremlja t.i. skupinski klepet, če je vanj vključen oz. spremlja aktivnosti na določenem kanalu, če je član konkretne skupine, ne pa tudi pogovore zasebne narave. Glede na vaše vprašanje v zvezi z nezakonitim snemanjem pogovorov znotraj aplikacij opozarjamo tudi na morebitno civilno in kazensko odgovornost. Na primer, posameznik lahko skladno s 134. členom Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631, v nadaljevanju OZ) s tožbo od sodišča zahteva, da le to odredi prenehanje ravnanja, prav tako pa lahko na podlagi 179. člena OZ zahteva tudi odškodnino, če mu je zaradi tega nastala škoda. Neupravičeno slikovno oz. zvočno snemanje predstavljata kaznivi dejanji po 137. in 138. členu Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20, 95/21 in 186/21, v nadaljevanju KZ-1), kršitev tajnosti občil pa je kaznivo dejanje po 139. členu KZ-1. Več informacij v zvezi z nadzorom delodajalca na delovnem mestu si lahko preberete v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«. Smernice so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih. Odgovore na druga morebitna vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih pa lahko poiščete tudi v že izdanih mnenjih IP, ki so dosegljiva na www.ip-rs.si/vop, npr. mnenje št. 07121-1/2022/479 z dne 5.5.2022 in št. 07121-1/2020/2054 z dne 16.11.2020. V upanju, da so vam bila naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
9. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026