Nadzor nad zakonitostjo dela notarjev - IPRS

Nadzor nad zakonitostjo dela notarjev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.06.2012 Številka: 0712-70/2012/2 Kategorije:Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) je dne prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje glede pregledovanja dokumentacije notarjev. Glede na določbe
3. člena Zakona o notariatu (Ur. l. RS, št. 13/94 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: ZN) namreč opravljate nadzor nad zakonitostjo opravljanja notariata. Pri tem lahko med drugim pregledate poslovne listine, evidence, spise in stvari v hrambi ter zahtevate od notarja vse potrebne podatke o njegovem poslovanju in zaposlenih osebah (osebno ime, izobrazba, delovna doba). V okviru opravljanja postopka nadzora nad poslovanjem notarja, ki ga je opravila vaša komisija, ste naleteli na odpor notarja, da bi vam predložil notarske zapise v pregled. Notar je zavračanje predložitve notarskih zapisov utemeljil s tem, da le-ti vsebujejo navedbo, iz katere izhaja, da stranke izrecno nasprotujejo vpogledu v notarske zapise brez njihovega izrecnega soglasja. Pri tem je notar posebej izpostavil, da ne dovoli vpogleda v oporoke. Ugotovili ste, da brez vpogleda v notarsko listino ne morete preveriti skladnosti izstavljenega računa z opravljeno notarsko storitvijo. Po mnenju notarja vaša komisija nima pravice vpogleda v notarske zapise, saj s tem krši pravico strank do varstva osebnih (in drugih) podatkov. Vpogled v notarske zapise je po njegovem mnenju tudi v nasprotju z določbami
4. člena ZN, po katerem je preiskava ali zaseg listin, ki so v hrambi pri notarju, ter denarja in vrednostnih papirjev, ki jih je notar prevzel zaradi predaje tretji osebi, kakor tudi notarjevih poslovnih knjig in drugih dokumentov notarske pisarne dovoljena samo glede listin in predmetov, ki so izrecno navedeni v odredbi o preiskavi, izdani v kazenskem postopku. Pri preiskavi notarske pisarne mora biti navzoč predstavnik Notarske zbornice Slovenije. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.
8. Notariat kot javna služba Notariat je v Ustavi Republike Slovenije (
9. odstavek
10. člena) in v ZN opredeljen kot javna služba, ki jo (delovno področje in pooblastila) ureja zakon. Javnost te službe je v tem, da notarje imenuje in razrešuje minister za pravosodje, da imajo listine, ki jih sestavljajo notarji, javnopravni značaj, ter da notar ne sme odkloniti poslovanja nobeni stranki, razen v primerih, ko so za to podani razlogi, izrecno določeni z zakonom. Ker je notariat javna služba, je poslovanje notarjev zakonsko zelo strogo urejeno. Notar mora svoje delo opravljati pošteno, vestno in v skladu s predpisi. Notarju ni dovoljeno opravljanje poslov, ki so nezdružljivi z ugledom in neoporečnostjo, ki ju zahteva opravljanje notariata, ali zaradi katerih bi bilo lahko okrnjeno zaupanje v notarjevo nepristranskost oziroma v verodostojnost po njem izdanih listin. Prihodki notarjev kot oseb javnega zaupanja so javni za potrebe varovanja ugleda notariata kot javne službe in za zagotavljanje zaupanja strank glede delovanja notariata kot javne službe. Poleg prihodka notarja so javni tudi njegovo ime in priimek ter naslov sedeža notarske pisarne. Notar, notarski pomočnik in notarski pripravnik so glede na določbe
11. člena ZN disciplinsko odgovorni, če pri poslovanju kršijo določbe tega zakona oziroma drugih predpisov ali če s katerimkoli svojim ravnanjem krnijo ugled ali verodostojnost notariata. Nadzor nad zakonitostjo opravljanja notariata opravljata Ministrstvo za pravosodje in javno upravo oz. predsedniki višjih sodišč, na katerih območju je sedež notarskega mesta, kadar gre za nadzor nad zakonitostjo opravljanja notariata v zvezi z zadevami, ki jih notarju zaupa sodišče ali drug državni organ. Neposredni nadzor nad poslovanjem notariata opravlja Notarska zbornica Slovenije.
12. Javne listine in notarski zapis Notarji kot osebe javnega zaupanja sestavljajo javne listine o pravnih poslih, izjavah volje oziroma dejstvih, iz katerih izvirajo pravice; prevzemajo listine v hrambo, denar in vrednostne papirje pa za izročitev tretjim osebam ali državnim organom; opravljajo vse oblike alternativnega reševanja sporov; izvajajo po nalogu sodišč opravila, ki se jim lahko odstopijo po zakonu in izvajajo druga opravila, za katera jih pooblašča zakon. Listine, ki jih notarji sestavljajo v obliki javne listine o sklenjenih pravnih poslih ali o enostranskih izjavah volje, so po zakonu opredeljene kot notarski zapisi. Listine, ki jih notarji izdajo zaradi potrditve dejstev, dalje zaradi overjanja podpisov, prepisov, prevodov itd., pa se imenujejo notarska potrdila. Poleg teh dveh vrst notarskih listin izdajajo notarji tudi tretjo vrsto listin, to je notarske zapisnike. Te listine izdajajo notarji v primerih, ko prevzemajo v hrambo določene listine ali pa ko prevzemajo v hrambo denar ali vrednostne papirje, ki so jim predani z namenom, da jih izročijo določeni osebi ali državnemu organu. Bistvena razlika med tem, ali je določeni pravni posel sklenjen v obliki notarske listine, torej javne listine, ali v obliki zasebne listine (navadne kupne pogodbe, ki jo napišeta prodajalec in kupec oziroma po njunem naročilu odvetnik), je v dokazni moči ene ali druge vrste listine. Tako v sodnih kot v upravnih postopkih ima javna listina drugačno dokazno moč kot zasebna listina. Pri javni listini se namreč resničnost tistega, kar je v listini zapisano, domneva. Mogoče je sicer tudi dokazovati, da vsebina javne listine ni resnična, vendar je dokazno breme, to je dolžnost zatrjevanja dejstev in predložitve dokazil, v takem primeru vedno na strani tiste stranke v postopku, ki resničnosti vsebine javne listine ugovarja. Pri zasebni listini pa se resničnost tistega, kar je v njej zapisano, ne domneva, in organ resničnost dejstev, ki se dokazujejo z zasebno listino, presoja prosto, torej brez slehernih zakonskih domnev. Dokazna moč zasebne listine je torej šibkejša od dokazne moči javne listine. Iz tega izhaja, da je pravna varnost pravic, ustanovljenih z notarsko listino, ali pravna varnost pravnih razmerij, urejenih z notarsko listino, bistveno večja kot pravna varnost pravic oziroma pravnih razmerij, ustanovljenih oziroma urejenih z zasebno listino. V konkretnem primeru je notar oporekal vpogledu v notarski zapis. Notarski zapisi o pravnih poslih so urejeni v drugem oddelku IV. poglavja ZN, torej v
13. do
14. členih ZN. V tem delu ZN zelo natančno ureja vsebino, obliko in sam postopek priprave notarskega zapisa. Le zapis, sestavljen v skladu z določbami ZN, ima status notarskega zapisa in je veljavna javna listina. Notarska oporoka, ki jo v obliki notarskega zapisa notar sestavi po ustni izjavi oporočitelja ali na podlagi oporočiteljeve že napisane izjave poslednje volje, ki jo notarju v potrditev predloži oporočitelj, ima enake pravne učinke kot sodna oporoka. ZN v
15. členu našteva, katere pravne posle se mora obvezno sklepati v obliki notarskega zapisa. Hkrati pa lahko udeleženci pravnega posla potrdijo listino o pravnem poslu pri notarju. Tako potrjena listina o pravnem poslu ima lastnost notarskega zapisa in je pod pogoji, določenimi v
16. členu ZN, neposredno izvršljiva. Postopek sestavljanja notarske listine je strogo formaliziran (ugotavljanje istovetnosti strank, opozorilo notarja, podpisovanje vpričo notarja ipd.) in v določenih primerih zahteva tudi prisotnost prič ali drugega notarja. Notarski zapisi imajo po ZN lahko tudi lastnost izvršilnega naslova. To pomeni, da je mogoče obveznost, da se nekaj stori ali dopusti, (npr. plačati določeno terjatev, dopustiti služnost poti itd.), prisilno izvršiti v sodnem izvršilnem postopku brez predhodnega pravdanja. S tem se stranke pravnega posla, s katerim je bila ustanovljena takšna obveznost, lahko izognejo sodnemu postopku, v katerem bi šele morale doseči izvršilni naslov (sodbo ali morebitno sodno poravnavo), kar je običajno dolgotrajno in drago. Tudi na ta način, torej s sestavljanjem listin, ki imajo lastnost izvršilnega naslova, notariat prispeva k utrjevanju pravne varnosti glede pravic, ustanovljenih s pravnimi posli. Pomembna pa je tudi mednarodna pravna veljava notarskih listin. ZN namreč določa, da ima ob pogoju vzajemnosti notarska listina, izdana v tuji državi, v Republiki Sloveniji enako pravno veljavo kot notarska listina, izdana po ZN. Če ni določeno kaj drugega, je pod pogojem iz prejšnjega odstavka tuji notarski zapis v Republiki Sloveniji izvršljiv neposredno, če se nanaša na pravice, ki niso v nasprotju s pravnim redom Republike Slovenije, in če vsebuje vse elemente, ki so za izvršljivost potrebni po ZN.
17. Pristojnost Ministrstva za pravosodje in javno upravo, da v okviru postopka nadzora nad notarjem vpogleda v notarske zapise V konkretnem primeru se postavlja vprašanje, ali ima Ministrstvo za pravosodje in javno upravo (MPJU) v okviru opravljanja postopka nadzora nad zakonitostjo delovanja notarja pravico vpogledati tudi v notarske zapise, ki jih je ta notar pripravil in na podlagi katerih je izdal račune za opravljanje svojih storitev. MPJU ima kot predstavnik javnega sektorja glede na
18. člen ZVOP-1 pravno podlago za pridobivanje in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov, ki se nahajajo v notarskih zapisih, če jo določa zakon. Prav tako ima notar kot predstavnik zasebnega sektorja glede na
19. člen ZVOP-1 pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov iz notarskih zapisov MPJU, če to omogoča zakon (ali če ima privolitev posameznika, na kogar se podatki nanašajo). V konkretnem primeru je ta zakon ravno ZN. ZN sicer v
20. členu določa, da morajo notar in osebe, zaposlene pri notarju, varovati kot tajnost podatke o osebah, dejstvih oziroma pravnih razmerjih, glede katerih sestavi notarski zapis, kolikor iz volje strank ali vsebine pravnega posla ne izhaja kaj drugega. Predpisi o sodnih in upravnih postopkih določajo, kdaj in v kakšnem obsegu je notar dolžan dati podatke iz prejšnjega odstavka sodišču ali drugemu državnemu organu. Vendar pa je po mnenju Pooblaščenca razmerje zaupnosti odnosa med notarjem in stranko treba razumeti drugače – notar mora namreč kot tajne varovati podatke, na podlagi katerih je zapis sestavljen, ne velja pa to nujno za podatke v zapisu kot takem. Kot že rečeno, je namreč notarski zapis javna listina in z njo se izkazujejo dejstva. Lahko je celo neposredno izvršljiv. To seveda ne pomeni, da lahko notar tretjim nepooblaščenim osebam posreduje podatke iz notarskega zapisa. Vendar pa te podatke lahko posreduje tretjim osebam, ki imajo za to pravno podlago. Iz določb
21. člena ZN izhaja, da ima MPJU pravico in dolžnost vpogleda tudi v notarske spise, kadar je to potrebno za opravljanje postopka nadzora nad zakonitostjo delovanja notarja. To pa ne pomeni, da lahko MPJU arbitrarno pregleduje npr. vse listine v notarskem spisu, temveč lahko pregleduje le tiste dokumente in tiste podatke, ki so potrebni za izvedbo nadzora nad zakonitostjo poslovanja notarja. Bistvo določb ZN o nadzoru nad notarji je namreč nadzorovanje zakonitosti delovanja in poslovanja notarja in notariata, ne pa zakonitost poslov strank. Organi, ki opravljajo nadzor nad notarjem, lahko obdelujejo le tiste podatke, ki jih resnično potrebujejo za opravljanje svojih zakonsko določenih nalog nadzora. Enako velja seveda tudi za osebne podatke, za katere ZVOP-1 v
22. členu še posebej določa, da morajo biti ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Navedeno načelo sorazmernosti torej omejuje nabor osebnih podatkov, ki jih posamezni organ pri opravljanju nadzora obdeluje, na tiste, ki jih resnično potrebuje za izvedbo svoje zakonsko določene naloge. Iz vašega dopisa izhaja, da v konkretnem primeru nujno potrebujete vpogled v notarska zapisa, da bi preverili pravilnost obračunov notarja. Pooblaščenec domneva, da gre za vrste poslov, kjer je znesek zaračunane notarske storitve odvisen od vrednosti predmeta, na katerega se posel v notarskem zapisu nanaša. Posledično Pooblaščenec predlaga, da se vpogleda le v tiste dele notarskega zapisa, ki so nujni za ugotovitev pravilnosti zaračunanih zneskov. Tako se zdi, da za preverjanje zakonitosti in pravilnosti poslovanja notarjev zadošča vpogled v tisti del notarskega zapisa, ki določa vrednost predmeta pogodbe, kadar je višina zaračunanega zneska odvisna od tega podatka. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026