Nadzor službenega računalnika v delovnem času + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.06.2021 Številka: 07121-1/2020/1052 Kategorije:Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Moderne tehnologije --> Kategorije: Delovna razmerja, Moderne tehnologije, Informiranje posameznika Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali lahko delodajalec na delavčev službeni računalnik namesti programsko opremo, ki:
- a)beleži čas, ki ga je delavec porabil na računalniku;
- b)beleži spletne strani, ki jih je delavec obiskoval v službenem času;
- c)beleži programe in aplikacije delavca, ki jih je ta uporabljal v službenem času, in časovni okvir njihove uporabe ali
- d)dela posnetke zaslona in jih pošilja delodajalcu, s čimer delodajalec preverja delavčevo dejavnost na službenem računalniku. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Z nezavezujočim mnenjem vam lahko podamo zgolj splošne usmeritve, ki jih naj delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov upošteva pri presoji konkretnih obdelav osebnih podatkov v obliki aplikacij, ki beležijo oziroma merijo delovni čas oz. aktivnosti zaposlenih pri delu na domu. Uvodoma vas napotujemo na že izdani mnenji IP v podobni zadevi kot je vaša, in sicer mnenje št. 07121-1/2020/519 z dne 22.4.2020 in št. 07121-1/2020/851 z dne 1.6.2020, v okviru katerih je IP že izpostavil osnovna priporočila oziroma pomisleke pri uporabi tovrstnih aplikacij za službenem računalniku oz. pri delu od doma. Pojasnjujemo, da je za vsakršno obdelavo osebnih podatkov treba zagotoviti primerno pravno podlago skladno s 6. členom Splošne uredbe. V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19 in 203/20 – ZIUPOPDVE), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec lahko skladno s citiranim 48. členom ZDR-1 obdeluje osebne podatke delavca in je do neke mere upravičen nadzirati opravljanje njegovega dela. Predlagamo vam, da pri presoji utemeljenosti uporabe aplikacije oziroma pri samih nastavitvah, ki jih nameravate uporabiti, najprej razmislite o tem, kakšen je namen obdelave podatkov zaposlenih, oz. katere osebne podatke zaposlenih dejansko potrebujete za dosego svojega cilja. Kot smo poudarili v zgoraj citiranima mnenjema, gre za t.i. »načelo najmanjšega obsega podatkov«, ki je določeno v (
- c)točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Svetujemo vam, da najprej uporabite alternativne možnosti, ki najmanj posegajo v zasebnost zaposlenih. Uporaba aplikacije tako, da so razvidni npr. pričetek in konec dela, čas malice, ure sestankov, ki jih vnese uporabnik sam, odsotnosti in podobno, po mnenju IP same po sebi niso sporne. Spomnimo naj, da delodajalec skladno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06) vodi evidenco o izrabi delovnega časa (18. člen), ki med drugim vsebuje tudi podatek o številu ur in nadur. Kot smo poudarili v navedenima mnenjema, je tudi utemeljena zahteva delodajalca po poročanju o opravljenem delu delavca na domu. Sam nadzor nad vedenjem zaposlenih tako, da je mogoč vpogled v rabo zasebnih aplikacij, analiza obiska spletnih strani, shranjevanje posnetkov zaslonov, število pritiskov na tipkovnici oziroma gibanje miške, pa verjetno predstavlja prekomeren poseg v zasebnost posameznikov. V zvezi z nadzorom delodajalca, npr. glede vpogleda v podatke o obisku spletnih strani je IP podal svoja priporočila v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih« v poglavju 4.1. Smernice so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih (glej npr. strani 21-28), kjer smo poudarili, da bi bilo spremljanje teh podatkov ob siceršnji ureditvi, ki dopušča tudi uporabo delovnih sredstev v zasebne namene, dopustno zgolj izjemoma. Pri tem je seveda treba upoštevati tudi morebitna pravila, ki jih je delodajalec sprejel glede rabe službenih sredstev v svojem notranjem aktu (npr. prepoved uporabe socialnih medijev, omejitve glede uporabe prostora na službenih diskih in podobni). Glede drugih možnosti uporabe navedene aplikacije vam predlagamo, da ob upoštevanju navedenih usmeritev za vsakega delavca oz. glede na naravo njegovih delovnih nalog presodite, ali je določena nastavitev, ki jo aplikacija omogoča, utemeljena oziroma sorazmerna. Prav tako je treba v primeru, ko z aplikacijo ne upravlja delodajalec, temveč tretja oseba, upoštevati tudi določbe o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov skladno z 28. členom Splošne uredbe, ki zahteva sklenitev pogodbe o obdelavi z navedenimi minimalnimi zahtevami. Prav tako pa mora delodajalec zaposlene obvestiti o načinu zbiranja oz. obdelave osebnih podatkov z aplikacijo (13. oz. 14. člen Splošne uredbe). Na podlagi navedenega vam zato svetujemo, da preverite nastavitve aplikacije in jo uporabite v takšni meri, kot boste na podlagi uporabe določil oz. načel Splošne uredbe presodili, da zasledujete legitimne cilje z uporabo primernega sredstva, ki kar v najmanjši meri posega v pravice posameznikov. V upanju, da so vam bila naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., Svetovalka Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026