Obdelava osebnih podatkov iz članskega imenika zadruge + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.04.2022 Številka: 07121-1/2022/409 Kategorije: --> Kategorije: Pridobivanje OP iz zbirk, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da zadruga na podlagi 13. člena Zakona o zadrugah vodi imenik članov, pri čemer omenjeni člen določa tudi vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo za vsakega člana. Pravico pregledovati članski imenik, prepisovati podatke in pridobiti izpisek ali kopijo članskega imenika ima vsak član zadruge in druga oseba, ki izkaže pravni interes. Kot primer izkazanega interesa denimo navajate pravni interes člana, ki želi skupaj z drugimi člani uveljaviti manjšinsko pravico do sklica občnega zbora. Kot zadružno zvezo vas je ena od članic (zadrug) vprašala, ali lahko posreduje podatke iz članskega imenika svojemu članu. Zanima vas, ali glede na načelo najmanjšega obsega obdelave Zakon o zadrugah ne daje preveč široke pravico pregledovanja osebnih podatkov članov zadruge. Konkretno se sprašujete, ali ima član zadruge res nujno potrebo po tem, da pregleduje EMŠO, davčno številko in na primer razloge prenehanja članstva za vseh nekaj sto članov zadruge. Iz vašega dopisa izhaja vprašanje, kako obenem upoštevati Splošno uredbo ter Zakon o zadrugah, saj slednji med drugim vsebuje tudi kazensko določbo glede neupoštevanja določb ZZad o članovi možnosti ter pravici do pregledovanja in reproduciranja podatkov iz članskega imenika. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pri presoji upravičenosti člana zadruge do vpogleda, prepisa in kopije osebnih podatkov iz imenika članov zadruge mora zadruga upoštevati načelo sorazmernosti (najmanjšega obsega podatkov) ter načelo omejitve namena. Posredovati sme zgolj tiste podatke iz članskega imenika, ki jih član potrebuje za uresničevanje svojih pravic in obveznosti iz članstva v zadrugi po Zakonu o zadrugah. Koristno bi bilo, da zadruge ob posredovanju osebnih podatkov iz članskega imenika opozorijo člana, ki je zahteval vpogled, prepis ali kopijo, na spoštovanje zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov (predvsem na ustrezno zavarovanje osebnih podatkov in omejitev nadaljnje obdelave). Obrazložitev Kot ugotavljate že sami, je treba imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče: privolitev (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)), izvajanje javne naloge (točka (
- e)v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi in pravicami posameznika (točka (f)). Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov. Posebno ureditev, vključno z zakonsko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov iz članskega imenika, vsebuje Zakon o zadrugah (Uradni list RS, št. 97/09 – uradno prečiščeno besedilo in 121/21; v nadaljevanju ZZad). Kot že sami navajate, prvi odstavek 13. člena ZZad opredeljuje vsebino imenika članov oziroma osebne podatke, ki se v njem obdelujejo »za namene izvrševanja tega zakona ter določb zakona, ki ureja register«, in sicer: osebno ime ali firma; naslov in vrsta prebivališča oziroma sedež; davčna številka; enotna matična številka občana ali identifikacijska številka iz registra; datum vstopa; število obveznih in prostovoljnih deležev ter njihov nominalni znesek; znesek, do katerega odgovarja član za obveznosti zadruge; število glasov člana na občnem zboru in pri volitvah in datum in razlog prenehanja članstva. Peti odstavek 13. člena ZZad pa določa, da lahko vsak član zadruge ali druga oseba, ki izkaže pravni interes, brezplačno vpogleda v članski imenik, prepiše iz njega podatke ali na svoje stroške pridobi izpisek ali kopijo imenika članov. IP meni, da je to (relativno široko) določbo petega odstavka 13. člena ZZad treba razlagati skupaj: z določbo prvega odstavka 13. člena ZZad, ki navaja, da se imenik članov vodi za »namene izvrševanja tega zakona ter določb zakona, ki ureja register« ter z vsemi splošnimi načeli obdelave osebnih podatkov, ki jih določa 5. člen Splošne uredbe, posebej pa načelom omejitve namena obdelave (točka b prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe) ter načelom najmanjšega obsega podatkov oz. načela sorazmernosti (točka c prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe). Načelo omejitve namena določa, da morajo biti osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni. Načelo najmanjšega obsega podatkov pa govori o tem, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Kljub temu, da zakonodajalec v ZZad glede vpogleda, prepisovanja in kopije članskega imenika v petem odstavki 13. člena ni izrecno uveljavil načela omejitve namena in načela najmanjšega obsega podatkov, je omenjeni načeli potrebno upoštevati pri presoji obsega odobrenega vpogleda in prepisovanja osebnih podatkov iz imenika članov. IP meni, da mora član ob zahtevi za vpogled in prepis članskega imenika opredeliti namen, zaradi katerega želi vpogled in prepis članskega imenika, kar omogoči zadrugi presojo, do katerih osebnih podatkov mu lahko omogoči dostop. Nenazadnje sme zadruga osebne podatke iz članskega imenika obdelovati zgolj za namene izvrševanja ZZad ter določb zakona, ki ureja register. Zadruga pri presoji obsega dostopa do članskega imenika torej izhaja iz izvrševanja upravičenj in dolžnosti člana, ki izvirajo iz njegovega članstva v zadrugi skladno z ZZad. Vsekakor IP meni, da ne bi bilo v skladu z načelom sorazmernosti (načelom najmanjšega obsega podatkov), da bi se članu omogočil vpogled in prepis do davčne številke in EMŠO, saj bi težko utemeljili potrebo (nujnost) posredovanja obeh navedenih enoličnih identifikatorjev. Ta primer jasno prikazuje, da dostop do celotnega imenika (brez ustrezno izkazanega namena) ne more biti neomejen in brez upoštevanja načela sorazmernosti. Ob vsem navedenem pa IP opozarja še na element ustreznega zavarovanja osebnih podatkov, kateremu mora biti podvržen tudi član, ki je prejel osebne podatke (posebej ob prepisu in kopiji) iz članskega imenika. Tak član, ki prejme osebne podatke, postane tudi upravljavec osebnih podatkov z vsemi dolžnostmi varstva osebnih podatkov, ki izhajajo iz Splošne uredbe. Pri tem posebej opozarjamo na to, da član, ki je prejel osebne podatke iz članskega imenika, teh osebnih podatkov ne sme nadalje obdelovati za namene, ki ne bi bili skladni z nameni, za katere je osebne podatke prejel in torej izven namena izvrševanja Zakona o zadrugah. V izogib morebitnim praksam, ki bi pomenile kršitev Splošne uredbe, bi bilo koristno, da kot zveza zadrug na to opozorite svoje članice, le-te pa v smislu dodatne varovalke ob posredovanju podatkov opozorijo člane, ki prejmejo osebne podatke iz članskega imenika, na dolžnost spoštovanja pravice do varstva osebnih podatkov, vključno z ustreznim zavarovanjem osebnih podatkov in omejitvijo namena obdelave osebnih podatkov (na namene izvrševanja svojih pravic in obveznosti po Zakonu o zadrugah). V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026