Obdelava osebnih podatkov podpisnikov pisem podpore za podelitev odlikovanja - IPRS

Obdelava osebnih podatkov podpisnikov pisem podpore za podelitev odlikovanja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.01.2022 Številka: 07121-1/2022/85 Kategorije: --> Kategorije: Informiranje posameznika, Pravne podlage, Zakoniti interesi, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da lahko različne fizične osebe in organizacije posredujejo pisma podpore predlagatelju za dodatno utemeljitev predloga za podelitev državnega odlikovanja. Predlagatelj posreduje pisno prošnjo s predstavitvijo predloga, kjer jasno izraža potrebo, namen ter potencialne avtorje pisem podpore seznani, da bodo za potrebe dodatne utemeljitve predloga, pisma podpore posredovana skupaj s predlogom na Urad predsednika Republike Slovenije. Pisma podpore v svoji vsebini običajno vsebujejo tudi določene osebne podatke podpisnika pisma (ime, priimek, naslov ali e- naslov). Sprašujete, ali je v takšnem primeru potrebno pridobiti od podpisnikov oziroma avtorjev pisem podpore tudi njihovo soglasje, za predložitev in posredovanje le teh z uradnim predlogom za podelitev državnega odlikovanja? *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pojasnjujemo, da mora imeti upravljavec za obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Ob tem poudarjamo, da se točka (
7. f)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Zakon o odlikovanjih Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 69/04 – uradno prečiščeno besedilo, ZOdl) v 10. členu določa, da odlikovanja podeljuje predsednik republike z ukazom. Nadalje prvi odstavek 11. člena ZOdl določa, da lahko predlog za podelitev odlikovanja dajo državni organi, organi lokalne samouprave, organizacije in državljani Republike Slovenije. Glede na vaše vprašanje razumemo, da je predlagatelj v danem primeru npr. državni organ, organ lokalne samouprave ali organizacija, ki dodatno pridobiva pisma podpore organizacij in posameznikov. Namen zbiranja pisem podpore je torej podaja predloga predsedniku republike za podelitev odlikovanj, pri čemer za upravljavca (poleg predsednika republike, ki v končni fazi odloča o predlogih za podelitev odlikovanj) šteje tudi predlagatelj in sicer v kolikor tudi sam npr. shrani pisma podpore, oziroma njihove kopije. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov upravljavcev (tako predsednika republike, kot tudi predlagatelja, ki je del javnega sektorja) je po mnenju IP zgoraj citirana točka (
8. e)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe – obdelava osebnih podatkov je torej potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu v povezavi z navedenima določbama ZOdl. Dodatno opozarjamo, da v kolikor je predlagatelj del zasebnega sektorja mora obdelavo osebnih podatkov utemeljiti na (
9. f)točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z (
10. e)točko prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Upravljavec (predlagatelj) bi tako moral izkazati zakonite interese, zaradi katerih je potrebno npr. shraniti pisma podpore, ki jih je prejel oziroma posredoval predsedniku republike, poleg tega pa bo moral znati obrazložiti, zakaj nad temi interesi ne prevladajo interesi ali temeljne svoboščine posameznikov, ki so mu posredovali pisma podpore. Ob tem poudarjamo, da morata upravljavca upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, ki je določeno v (
11. c)točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Upravljavca lahko torej obdelujeta zgolj tiste osebne podatke, ki so v danih okoliščinah nujni za dosego cilja (torej podatke, ki nujno izhajajo iz narave pisanja, npr. ime, priimek in naslov, oz. e-naslov) in sicer zgolj za namen posredovanja predloga predsedniku republike oziroma odločanja o samih predlogih. Ob tem morata upravljavca določiti tudi primeren rok hrambe osebnih podatkov in pri tem upoštevati načelo omejitve hrambe po (
12. e)točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da so osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Ob izpolnitvi namena obdelave osebnih podatkov je le-te torej potrebno (varno) izbrisati. Posamezniki pa morajo biti o obdelavi osebnih podatkov podrobno informirani, kot to določa 13. člen Splošne uredbe, npr. kdo obdeluje osebne podatke, zakaj jih obdeluje, komu osebne podatke posreduje, koliko časa se bodo osebni podatki hranili, med drugim tudi informacije glede zakonitih interesov, če se osebni podatki obdelujejo na podlagi citirane (
13. f)točke prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Vzorec glede obveščanja posameznikov je dosegljiv na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ (»Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe)«), podatke pa je treba posameznikom zagotoviti že preden upravljavec pridobi njihove osebne podatke. Glede obdelave podatkov organizacije, ki bi posredovala pisma podpore, pa poudarjamo, da Splošna uredba ureja zgolj obdelavo osebnih podatkov posameznikov, ne pa tudi npr. pravnih oseb. V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
14. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026