Obdelava osebnih podatkov učiteljev in učencev s strani šole ter pogodbena obdelava o uničenju računalnikov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.04.2011 Številka: 0712-1/2011/910 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je
- 2011 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem ste zapisali, da ste imeli v Zrečah posvet za poslovne sekretarke VIZ, na katerem so vam postavili vprašanja, pri katerih nas prosite za pomoč. Udeleženkam posveta ste obljubili, da jim boste odgovore na zastavljena vprašanja posredovali po elektronski pošti. Prosite nas za pomoč pri odgovorih na naslednja vprašanja:
- Na eni izmed osnovnih šol želi vodstvo na svoji spletni strani objaviti slike s polnim imenom učitelja podaljšanega bivanja, da bodo starši lahko vedeli, kateri učitelji imajo podaljšano bivanje. Zanima vas, ali ima šola pravico to zahtevati, saj se učitelji z objavo ne strinjajo.
- Šola je oddala na uničenje stare računalnike in pri tem pridobila izjavo podjetja o varovanju podatkov, ki bo izvedlo uničenje. Zanima vas, če ta izjava zadostuje, da je šola pravno - formalno zaščitena.
- Ali lahko šola brez soglasja staršev javno objavi dosežke učencev na različnih tekmovanjih. Gre za glasbeno šolo, kjer se učenci udeležujejo različnih glasbenih tekmovanj. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ad 1: Osebni podatki zaposlenih se lahko po ZDR obdelujejo, kadar je to potrebno in primerno za izvrševanje pogodbe o zaposlitvi ali v zvezi z delovnim razmerjem. Za takšno obdelavo osebnih podatkov delavca delodajalec ne potrebuje posebnega soglasja, saj jo določa že zakon. Objavo fotografij bi le težko šteli za potrebno in primerno obdelavo osebnih podatkov za namen izvrševanja pogodbe o zaposlitvi, zato Pooblaščenec meni, da je ta dopustna, če delavec vanjo privoli (v smislu izvrševanja neoblastnih nalog šole v tem primeru kot pravna podlaga zadošča osebna privolitev delavca – biti pa mora svobodna v tem smislu, da lahko delavec brez škode za delovno razmerje objavo fotografije tudi odkloni). Ad 2: V primeru, ko šola uničenje računalnikov zaupa zunanjemu izvajalcu, pride do pogodbene obdelave osebnih podatkov, v okviru katere kot upravljavec osebnih podatkov nastopa šola, kot pogodbeni obdelovalec pa podjetje, ki bo računalnike uničilo. Bistvo pogodbene obdelave je sklenjena pogodba, med upravljavcem in pogodbenim obdelovalcem, ki mora zadostit vsem pogojem iz
- in
- člena ZVOP-
- Zgolj izjava podjetja torej ne zadošča. Ad 3: Glasbena šola lahko objavi imena in priimke učencev, skupaj z doseženimi rezultati na tekmovanjih, le pod pogojem, da predhodno pridobi soglasje učencev oz. njihovih staršev (v kolikor gre za mladoletne osebe), saj za takšno obdelavo osebnih podatkov nima podlage v zakonu. O b r a z l o ž i t e v:
- Objava fotografije učitelja, skupaj z imenom in priimkom Pooblaščenec je (sicer iz drugega dela svojih pristojnosti, ki zajema odločanje o dostopu do informacij javnega značaja na drugi stopnji) že velikokrat odločal o vprašanju javnosti osebnih podatkov, povezanih z opravljanjem javne funkcije ali delovnim razmerjem javnega uslužbenca. Iz naših odločb tako izhaja, da sta najpogostejša razloga za objavo osebnih podatkov javnih uslužbencev poraba javnih sredstev in podatki o javnih uslužbencih, povezani z delovnim razmerjem (imena in priimki učiteljev). Pooblaščenec zato meni, da se osebni podatki posameznikov, ki so v delovnem razmerju s šolo kot vzgojno izobraževalnim zavodom, ali kadar gre za podatke, povezane s porabo javnih sredstev (in če seveda ne obstajajo drugi zadržki iz ZDIJZ), lahko objavijo na spletni strani šole, le-ta pa za to ne potrebuje njihove osebne privolitve, saj za tovrstno obdelavo obstaja zakonska podlaga. Pooblaščenec je v svoji odločbi št. 090-59/2009 z dne
- 2009 namreč zapisal, da je bilo z uvedbo ZDIJZ na zakonodajni ravni sprejeto »stališče, da javni funkcionar oziroma javni uslužbenec ni upravičen pričakovati zasebnosti glede svojega imena, naziva, položaja, plače, službenega naslova in vseh ostalih podatkov, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca.« Iz navedenega torej izhaja, da objava imena in priimka učitelja, skupaj s podatkom o tem kateri predmet poučuje, z vidika ZVOP-1 ni sporna. Iz vašega dopisa pa izhaja, da namerava šola objavljati fotografije posameznih učiteljev, skupaj z njihovimi osebnimi podatki z namenom identifikacije učitelja, čigar fotografija se objavlja. Pooblaščenec poudarja, da je fotografija javnega uslužbenca (pod pogojem, da ga nedvoumno določa) njegov varovan osebni podatek, zato gre v tem primeru za objavo zbirke osebnih podatkov, kar pomeni, da mora imeti šola za tako objavo eno izmed v ZVOP-1 določenih pravnih podlag. Osebni podatki zaposlenih se lahko po Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02 in nadaljnji; v nadaljevanju: ZDR) obdelujejo, kadar je to potrebno in primerno za izvrševanje pogodbe o zaposlitvi ali v zvezi z delovnim razmerjem. Za takšno obdelavo osebnih podatkov delavca delodajalec ne potrebuje posebnega soglasja, saj jo določa že zakon. Objavo fotografij bi le težko šteli za potrebno in primerno obdelavo osebnih podatkov za namen izvrševanja pogodbe o zaposlitvi, zato Pooblaščenec meni, da je ta dopustna, če delavec vanjo privoli (v smislu izvrševanja neoblastnih nalog šole v tem primeru kot pravna podlaga zadošča osebna privolitev delavca – biti pa mora svobodna v tem smislu, da lahko delavec brez škode za delovno razmerje objavo fotografije tudi odkloni)..
- Pogodbena obdelava osebnih podatkov V primeru, ko šola odda uničenje računalnikov zunanjemu izvajalcu, pride do pogodbene obdelave osebnih podatkov, vsebovanih v računalnikih. V tem razmerju kot upravljavec osebnih podatkov nastopa šola, kot pogodbeni izvajalec pa podjetje, ki bo računalnike uničilo. Pogodbena obdelava osebnih podatkov je v ZVOP-1 urejena z
- členom. Pogodbena obdelava osebnih podatkov pomeni, da sme upravljavec osebnih podatkov določena opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pisno pogodbo prenesti na pogodbenega obdelovalca, ki bo v obsegu, določenem v pogodbi v imenu in za račun upravljavca obdeloval določene osebne podatke. Iz določb
- člena ZVOP-1 izhaja, da ZVOP-1 upravljavcu osebnih podatkov omogoča, da pogodbenim obdelovalcem v celoti ali delno poveri v izvajanje enega ali več opravil obdelave določenih vrst osebnih podatkov. Pri tem pa morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:
- Pogodbeni obdelovalec mora biti registriran za opravljanje takšne dejavnosti.
- Pogodbeni obdelovalec mora zagotoviti ustrezne postopke in ukrepe, ki so določeni v
- členu ZVOP-1, ki določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se: • varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami; • varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki; • preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih; • zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov; • omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov.
- Medsebojne pravice in obveznosti morajo biti urejene v pogodbi, ki mora biti obvezno sklenjena v pisni obliki in mora obvezno vsebovati tudi dogovor o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov, upravljavec osebnih podatkov pa mora izvajanje dogovorjenih postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov tudi nadzorovati. Nenazadnje Pooblaščenec posebej poudarja določbo
- odstavka
- člena iz katere jasno izhaja, da pogodbeni obdelovalec pri obdelavi osebnih podatkov nima nobenih drugih pravic, kot zgolj tiste, ki jih je nanj prenesel upravljavec osebnih podatkov. Ko je posel zaključen, je končana tudi pravica pogodbenega obdelovalca do hranjenja osebnih podatkov.
- Objava rezultatov oz. dosežkov učencev na tekmovanjih glasbene šole Iz definicije osebnega podatka ter posameznika je mogoče ugotoviti, da objava imena in priimka učenca, ki je sodeloval na glasbenem tekmovanju, nedvomno pomeni objavo osebnega podatka. Nedvomno pa je osebni podatek tudi rezultat, ki ga je učenec dosegel na tekmovanju. Objava osebnega podatka na svetovnem spletu pomeni obdelavo osebnega podatka, za katero je potrebna ustrezna pravna podlaga. Pravna podlaga v smislu prvega odstavka
- člena ZVOP-1 je v konkretnem primeru Zakon o glasbeni šoli (Uradni list RS, št. 81/2006-UPB-1; v nadaljevanju ZGla), ki v
- členu določa, da se osebni podatki učencev iz
- člena zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog. Za potrebe znanstveno raziskovalnega dela in pri izdelavi statističnih analiz se smejo osebni podatki uporabljati in objavljati tako, da identiteta učenca ni razvidna. Navedeno pomeni, da ZGla kot specialni, področni zakon natančno določa, za kakšen namen in komu lahko glasbena šola posreduje osebne podatke učencev. V delu, ki se nanaša na objavo imen in priimkov učencev na internetni strani, pa velja upoštevati določbe
- odstavka
- člena ZVOP-1, ki določajo, da lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Iz navedenega izhaja, da Glasbena šola lahko objavi imena in priimke učencev, skupaj z doseženimi rezultati na tekmovanjih, le na način, da predhodno pridobi soglasje učencev oz. njihovih staršev (v kolikor gre za mladoletne osebe). S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026