Obdelava podatkov samostojnega podjetnika + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.08.2021 Številka: 07121-1/2021/1594 Kategorije: --> Kategorije: Definicija OP, Rok hrambe OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Sprašujete, katera pravila se uporabljajo za ugotavljanje legitimnosti procesiranja in hrambe osebnih podatkov oseb, ki so pri delodajalcu zaposlene kot s.p. (nimajo sklenjene pogodbe o zaposlitvi). Zanima vas, katera pravila lahko uporabite npr. za vprašanja glede rokov hrambe osebnih podatkov tovrstno zaposlenih? *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pojasnjujemo, da pomenijo osebni podatki skladno s prvim odstavkom 4. člena Splošne uredbe katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Kot smo poudarili v mnenju št. 07121-1/2020/2309 z dne 24.12.2020, obdelava podatkov o poslovnem subjektu, ki v konkretnem primeru opravlja dejavnost kot s.p., ne predstavlja obdelave varovanih osebnih podatkov. Gre za podatke, ki se nanašajo na s. p. (npr. naziv oz. firma s.p., ki skladno z Zakonom o gospodarskih družbah vsebuje tudi ime in priimek podjetnika; naslov opravljanja dela; telefonska številka s.p.; davčna številka ipd.), ne pa tudi npr. datum rojstva ipd. Navedeni podatki se nanašajo na opravljanje gospodarske dejavnosti podjetnika oziroma gre za podatke, s katerimi podjetnik nastopa na trgu kot poslovni subjekt. V tem primeru torej ne gre za osebne podatke posameznika, ki so skladno s Splošno uredbo varovana kategorija osebnih podatkov (npr. ime, priimek in naslov posameznika, itd.). V zvezi s tem izpostavljamo, da ima IP pristojnost izdaje mnenja le glede obdelave osebnih podatkov, ne pa tudi drugih podatkov, npr. podatkov o poslovnih subjektih, ki ne pomenijo varovanih osebnih podatkov. V kolikor pa dejansko obdelujete osebne podatke, ki so varovani skladno s Splošno uredbo, mora za obdelavo obstajati ena od pravnih podlag, ki jih določa prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Ob tem opozarjamo, da se točka (
- f)ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Upravljavec mora torej za zbiranje, kakor tudi za hrambo osebnih podatkov zagotoviti ustrezno pravno podlago. Pri obdelavi osebnih podatkov mora upoštevati načela, kot je npr. t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, ki nalaga, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (točka (
- c)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe). Izvajati mora tudi ustrezne tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Glede na vaše podvprašanje, mora upravljavec pri določitvi roka hrambe upoštevati načelo omejitve hrambe iz točke (
- e)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Nadalje je določena izjema in sicer se lahko osebni podatki hranijo daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s prvim odstavkom 89. člena Splošne uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Upravljavec lahko torej hrani osebne podatke zgolj do izpolnitve namena njihove obdelave, pri čemer naj upošteva, ali je rok hrambe določen z morebitno področno zakonodajo, ki pride v poštev za konkretno obdelavo. Presodi naj tudi, ali je treba določene podatke hraniti tudi po izteku prvotnega namena na kateri drugi pravni podlagi, npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkov ipd.. Lepo vas pozdravljamo, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026