Obdelava zasebne telefonske številke delavca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 21.07.2021 Številka: 07121-1/2021/1305 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, ali vas lahko delodajalec (javni sektor) kliče na zasebno telefonsko številko, kljub temu da ste leta 2019 podpisali izjavo, s katero ste zavrnili kontaktiranje na vašo zasebno telefonsko številko. Zanima vas, ali je vaša takratna izjava še veljavna, saj vas po epidemiji COVIOD-19 delodajalec kliče na zasebni telefon brez novega obvestila ali obrazložitve. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora ali drugega upravnega postopka ne more presojati ustreznosti konkretnega ravnanja posameznih upravljavcev. Zato vam v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Obdelava je skladno s členom 6
(1)Splošne uredbe zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec. Upravljavec je vedno dolžan spoštovati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Za obdelavo podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in naslednji), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Kateri osebni podatki so tisti, ki jih delodajalec lahko obdeluje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, je potrebno presojati od primera do primer. Na delodajalcu je, da utemelji, zakaj potrebuje določen osebni podatek delavca zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem. Kot ugotavljate že sami v zaprosilu za mnenje, je IP glede dopustne obdelave osebnih podatkov v delovnih razmerjih izdal smernice: »Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, ki so dostopne na spletni strani in na naslednji povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/., kjer je na 8 strani predstavljena obdelava zaseben telefonske številke delavca. Poleg tega je IP v okviru projekta IDecide izdal tudi priročnike, od katerih je eden namenjen tudi varovanju osebnih podatkov v delovnem razmerju. Priročnik je dostopen na https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf Ustrezna pravna podlaga za zakonito obdelavo tega osebnega podatka delavca bi bila lahko veljavna privolitev v skladu s členom 6
(1)(
- a)Splošne uredbe pod pogojem, da je ta prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna. Ker navajate, da se izjavo o neuporabi vaše zasebne telefonske številke podpisali že leta 2019, IP opozarjam, da Splošna uredba o varstvu podatkov, ki je začela veljati 25. 5. 2018, predpisuje strožje pogoje za privolitev, kot je to veljalo po ZVOP-1. Po Splošni uredbi o varstvu podatkov mora biti privolitev razčlenjena po namenih, podana v jasnem in preprostem jeziku (člen 7 in člen 8 ter točka 32 in točka 171 uvodnih določb), posameznik pa mora biti pred podajo privolitve tudi ustrezno informiran (člen 13 in člen 14) v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov (naziv zbiranja, naziv upravljavca, pooblaščene osebe, čas hrambe, itd.). Delodajalec bi tako lahko pridobil zasebno telefonsko številko delavca npr. za namen lažjega in hitrejšega komuniciranja, ki naj bi bilo v interesu obeh. Posameznik pa ne sme čutiti prisile ali nositi negativnih posledic, če privolitve ne poda. Prav tako ne sme biti postavljen v situacijo, ko privolitve ne more zavrniti ali preklicati brez morebitnih sankcij oziroma škodnih posledic. To pa pomeni, da upravljavec vaše zasebne telefonske številke ni upravičen zahtevati, če je pravna podlaga za obdelavo tega podatka privolitev. Prav tako IP poudarja, da navedena izjava ne preneha veljati avtomatično. IP ni poznan razlog (npr. stalna dosegljivost predpisana v notranjih aktih delodajalca ali v pogodbi o zaposlitvi), zakaj delodajalec po epidemiji vaše izjave iz leta 2019 ne upošteva, niti ni dolžan tega ugotavljati izven konkretnega inšpekcijskega postopka, poudarja pa , da vas bi moral delodajalec o morebitni spremembi pravne podlage za obdelavo vaše zasebne telefonske številke o tem obvestiti. IP še dodaja, da sta izbira pravilne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov in obseg njihovega zbiranja odvisna zlasti od konkretnih okoliščin primera, pri čemer pa tega ne moremo ugotavljati v načelnem mnenju. V upanju, da smo vam z našim mnenjem pomagali, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav., svetovalka IP O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026