Objava davčne številke na vrednostnem bonu - IPRS

Objava davčne številke na vrednostnem bonu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.01.2022 Številka: 07121-1/2021/2665 Kategorije: --> Kategorije: EMŠO in davčna, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da je podjetje, v katerem ste zaposleni, uvedlo prakso obdarovanja svojih zaposlenih z vrednostnimi boni za božičnico in regres. Vsak bon je vezan na zaposlenega in je zato na njem tudi navedeno ime zaposlenega, poleg pa tudi njegova davčna številka. Dostop do bona ima prejemnik bona in zaposleni blagajniki ter poslovodje v prodajalni, kjer se bon vnovči. Prosite nas za mnenje, ali je takšna objava davčne številke sporna oz. potrebna ter ali bi moralo podjetje zagotoviti drugačen način preprečitve ponaredbe bonov brez navedbe davčne številke zaposlenega prejemnika vrednostnega bona. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pojasnjujemo, da je za vsakršno obdelavo osebnih podatkov treba zagotoviti primerno pravno podlago skladno s 6. členom Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri tem opozarjamo, da se točka (
7. f)ne uporablja pri za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A in 202/21 – odl. US, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Skladno s prvim odstavkom 126. člena ZDR-1 je plačilo za delo po pogodbi o zaposlitvi sestavljeno iz plače, ki mora biti vedno v denarni obliki, in morebitnih drugih vrst plačil, če je tako določeno s kolektivno pogodbo. Pri plači mora delodajalec upoštevati minimum, določen z zakonom oziroma kolektivno pogodbo, ki neposredno zavezuje delodajalca. Tako na primer Kolektivna pogodba dejavnosti trgovine Slovenije (Uradni list RS, št. 52/18) v 79. členu določa, da lahko delodajalec izplača del regresa v nedenarni obliki. V primeru, da izplača del regresa v nedenarni obliki znaša regres za letni dopust od 1. 1. 2019 dalje 970 EUR, od tega mora delodajalec izplačati v denarju najmanj 55 % tega zneska. V primeru izplačila dela regresa v nedenarni obliki, je delodajalec dolžan ta del regresa zagotoviti v obliki, s katero je delavcu omogočen nakup širokega nabora izdelkov, ki jih potrebuje za zadovoljevanje vsakodnevnih življenjskih potreb, le-ta pa mora biti po vrednosti enakovredna denarni obliki. Do vprašanj glede dopustnosti oz. drugih pogojev izplačil v nedenarni obliki se IP v okviru svojih pristojnosti ne more in ne sme opredeliti, zato vam priporočamo, da se obrnete na Inšpektorat za delo. Nadalje pojasnjujemo, da velja bon skladno z 234. členom Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631, OZ) za izkazni papir. Navedena določba izkazne papirje dodatno opredeljuje kot listino, ki izpolnjuje naslednje zahteve: vsebuje navedbo določene obveznosti za izdajatelja listine, na listini ni označen upnik ter iz listine oz. okoliščin, v katerih je bila izdana, ne izhaja, da je ni mogoče odstopiti drugemu. Za izkazne papirje se smiselno uporabljajo določbe o vrednostnih papirjih. Tako lahko skladno z 214. členom OZ vrednostni papir glasi na prinosnika, na ime ali po odredbi. Nadalje se domneva, da je prinosnik zakoniti imetnik vrednostnega papirja na prinosnika. Zakoniti imetnik vrednostnega papirja na ime ali po odredbi je tisti, na katerega se vrednostni papir glasi, oziroma tisti, na katerega je bil pravilno prenesen (tretji odstavek 216. člena OZ); izpolnitev terjatve iz vrednostnega papirja lahko zahteva proti predložitvi le njegov zakoniti imetnik ali tisti, ki ga ta pooblasti (217. člen OZ). Torej mora izdajatelj izkaznega papirja prinosniku izpolniti obveznost, ki je navedena na papirju, brez preverjanja identitete prinosnika, saj velja predpostavka, da je prinosnik pravi upnik. Iz vašega vprašanja razumemo, da bi bil namen vpisa osebnih podatkov na bon zgolj preprečitev ponareditve bonov. Glede na to, da bi naj bil skladno z zgornjimi opredelitvami bon načeloma izkazni papir, na katerem naj ne bi bili navedeni osebni podatki, opozarjamo, da mora upravljavec skladno s Splošno uredbo sprejeti primerne ukrepe za zagotovitev varnosti osebnih podatkov, t.i. tehnično-organizacijske ukrepe za njihovo zavarovanje. Primerno je torej, da za namen preprečitve ponarejanja upravljavec najde ustrezno tehnično rešitev, s katero bo npr. poskrbel za preverjanje pristnosti bona ob vnovčitvi. Prodajalec pa lahko npr. ob sumu ponarejenega bona odkloni izpolnitev obveznosti. IP namreč ne vidi, kako bi navedba osebnih podatkov in davčne številke samodejno preprečila ponarejanje vrednostnih bonov in meni, da bi v tem primeru lahko šlo za prekomerno obdelavo osebnih podatkov. S podatkom o imenu, priimku in davčni številki bi se tako lahko seznanile tudi nepooblaščene osebe (kot navajate, blagajniki ter poslovodje v prodajalni). Za navedbo vaših osebnih podatkov na vrednostnem bonu (ime, priimek in davčna številka), bi delodajalec moral zagotoviti ustrezno pravno podlago (npr. v zakonu ali vašo privolitev). Če bi v danem primeru dejansko šlo za vrednostni papir, izdan na ime, potem bi skladno z 213. členom OZ med drugim moral vsebovati firmo ali ime osebe, na katero se glasi, oziroma ki odreja, na koga se vrednostni papir glasi. S posebnim zakonom so lahko za posamezne vrednostne papirje določene tudi druge bistvene sestavine. Ob tem mora upravljavec upoštevati tudi načela Splošne uredbe, npr. načelo najmanjšega obsega podatkov, ki je določeno v (
8. c)točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe (skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo). Upravljavec naj obdeluje zgolj tiste osebne podatke, ki so v danih okoliščinah nujni za dosego cilja (npr. vprašanje navedbe davčne številke). Dodatno pa opozarjamo, da mora posameznik glede obdelave osebnih podatkov prejeti vse informacije skladno s 13. oz. 14. členom Splošne uredbe (npr. namen obdelave, rok hrambe podatkov, itd.). Več informacij glede obdelave osebnih podatkov pri bonu kot izkaznem papirju si lahko preberete tudi v že izdanem mnenju IP št. 0712-2/2010/486 z dne 1.4.2010, ki je dosegljivo s pomočjo iskalnika na www.ip-rs./vop. V kolikor na podlagi naših pojasnil menite, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo v zvezi z domnevnimi kršitvami pri IP. Uporabite lahko obrazec »Prijava kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec ZIN PRIJAVA)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
9. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026