Objava osebnih podatkov v letnem poročilu šole - IPRS

Objava osebnih podatkov v letnem poročilu šole + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.04.2016 Številka: 0712-1/2016/801 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne
4. 2016 prejel vaše e-sporočilo, v katerem nas sprašujete o obrazcu »Soglasje o uporabi osebnih podatkov«, ki ga osnovna šola ob začetku šolskega leta da v podpis staršem učencev. Gre za obrazec, s podpisom katerega starši soglašajo, da lahko šola za namen svoje predstavitve in predstavitve učencev zbira, obdeluje in javno predstavi naslednje osebne podatke učenca: razred, ki ga otrok obiskuje; skupinske posnetke; posnetke na fotografijah, videoposnetke, zvočne ali filmske posnetke javnih nastopov otrok na prireditvah in pri različnih dejavnostih vzgojno izobraževalnega dela; intervjuje, objave rezultatov od razrednih do mednarodnih tekmovanj in natečajev; prevozi; drugo. Ker so določeni osebni podatki del letnega poročila šole (dosežki učencev na tekmovanjih), ki je arhivsko gradivo in tako javno dostopno, ko pride v arhiv, nas prosite za interpretacijo omenjenega soglasja, zlasti glede navedbe, da osnovna šola navedene osebne podatke hrani le še eno leto po zaključku šolanja otroka. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.*****Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (
8. in
9. točka
10. člena ZVOP-1). Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (
11. točka
12. člena ZVOP-1). Glede na zgoraj navedeno pomeni objava osebnih podatkov v letnem poročilu šole obdelavo osebnih podatkov, za katero mora imeti šola ustrezno pravno podlago. Pri presoji dopustnosti obdelave osebnih podatkov je treba upoštevati splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v
13. členu ZVOP-1 in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (
14. člen ZVOP-1), kamor se v skladu z
15. točko
16. člena ZVOP-1 štejejo tudi šole. Obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju je dopustna, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika (prvi odstavek
17. člena ZVOP-1). Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil (drugi odstavek
18. člena). Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (tretji odstavek
19. člena ZVOP-1). V skladu s četrtim odstavkom
20. člena ZVOP-1 pa se ne glede na prvi odstavek
21. člena lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.Glede na to, da objave rezultatov šolskih tekmovanj ne določa noben specialni zakon (npr. Zakon o osnovni šoli, Uradni list RS, št. 81/2006-UPB3, s spr., v nadaljevanju: ZOsn), predstavlja pravno podlago za objavo rezultatov tekmovanj drugi odstavek
22. člena ZVOP-1 oziroma osebna privolitev staršev učencev kot njihovih zakonitih zastopnikov. Tudi Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/2004, s spr., v nadaljevanju: Pravilnik) v drugem odstavku
23. člena v zvezi z objavo podatkov učencev določa pridobitev osebne privolitve oziroma soglasja staršev. Navedeni člen določa: Za osebne podatke, za katere se starši učencev s pisno privolitvijo strinjajo, da so javno dostopni, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost učencev (npr. razstave izdelkov učencev, skupinski posnetki učencev na fotografijah, videoposnetki, zvočni ali filmski posnetki javnih nastopov učencev na prireditvah, ipd.), šola pridobi pisno soglasje staršev za celo šolsko leto. Iz soglasja mora biti razvidno, za kakšne fotografije, snemanja in intervjuje gre, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali in koliko časa se bodo shranjevali. V zvezi z rokom hrambe osebnih podatkov IP pojasnjuje, da ZOsn v
24. členu določa, da se zbirke podatkov o učencu, napredovanju, izdanih spričevalih in drugih listinah hranijo trajno, ostali podatki iz zbirk podatkov, ki jih vodi osnovna šola, pa se hranijo eno leto po zaključku šolanja učenca. Iz priloge Pravilnika o spremembi Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 51/2013), ki opredeljuje dokumentacijo v osnovnih šolah, njeno vsebino in čas hrambe, je razvidno, da šola med drugim izda šolsko kroniko, v kateri so navedeni pomembnejši dogodki šole po kronološkem vrstnem redu, in letno organizacijski poročilo, ki vsebuje splošne podatke o osnovni šoli ter podatke o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega dela v posameznem šolskem letu. Oba dokumenta se hranita trajno. IP ugotavlja, da zakonodaja ne določa, da bi omenjena dokumenta morala vsebovati tudi osebne podatke učencev.Rok hrambe osebnih podatkov na splošno ureja ZVOP-1 v
25. členu, ki določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.Glede hrambe osebnih podatkov, zbranih na podlagi privolitve staršev, je torej treba upoštevati splošno določbo ZVOP-1, zgoraj navedene specialne predpise, v kolikor gre za arhivsko gradivo, pa (upoštevajoč določila
26. člena ZVOP-1) tudi Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006 in 51/2014, v nadaljevanju: ZVDAGA). IP po pregledu obrazca »Soglasje o uporabi osebnih podatkov«, ki ste ga posredovali, ugotavlja, da starši s podpisom privolijo v objavo oziroma javno predstavitev rezultatov tekmovanj. Ob tem dodaja, da iz soglasja sicer ni razvidno, na kakšen način oziroma kje bo šola objavila osebne podatke (npr. oglasna deska, spletna stran šole, šolska glasila), vendar pa meni, da bi ne glede na navedeno objavo rezultatov tekmovanj v letnem poročilu šole težko šteli za nezakonito. Zato bi bilo po mnenju IP navedeni obrazec smiselno dopolniti na način, da bi bilo iz njega razvidno, da bodo osebni podatki objavljeni tudi v letnem poročilu šole, ki pa je arhivsko gradivo in se zaradi tega hrani v skladu z ZVDAGA.Lepo vas pozdravljamo,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenkaPripravila: dr. Monika Benkovič Krašovec, državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026