Objavljanje rojstnih podatkov v delovni organizaciji + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 29.10.2006 Številka: 0712-271/2006/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,Informacijski pooblaščenec je dne
- 2006 prejel vaše e-sporočilo v katerem nas sprašujete:
- Ali spadajo med osebne podatke tudi podatki o rojstvu (točen datum, leto, kraj rojstva)?
- Ali se rojstni podatki smejo objavljati v delovni organizaciji na vidna mesta tako, da so dostopni vsem?Pri tem še navajate primer objave osebnih podatkov o posameznih zaposlenih (skupaj z rojstnimi podatki) na vidnem mestu pri delodajalcu in primer objave takšnih podatkov preko podpisovanja izjave o varnosti s strani zaposlenih.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb relevantnih predpisov daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 - ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.
- Uvodno1.1 Zakon o varstvu osebnih podatkovUvodoma je potrebno pojasnilo o relevantni ureditvi v ZVOP-1 (gre za sistemski predpis, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov), kjer v
- členu najdemo naslednje opredelitve pojmov, ki so pomembni za razumevanje vašega primera: - Osebni podatek pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa; - Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno; - Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.ZVOP-1 v prvem odstavku
- člena določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju (kamor verjetno spada tudi vaš delodajalec) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je obdelava določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.Drugi odstavek
- člena ZVOP-1 določa, da se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 v tretjem odstavku istega člena dopušča še, da se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.1.2 Zakon o varnosti in zdravju pri deluDoločba
- člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 59/99 in 64/01; v nadaljevanju ZVZD) opredeljuje izjavo o varnosti kot listino, ki vsebuje opis delovnega procesa z ocenjevanjem tveganja za poškodbe in zdravstvene okvare ter določa varnostne ukrepe. Isti zakon v
- člen določa še obveznost delodajalca, da izdela in sprejme izjavo o varnosti v pisni obliki, s katero določi način in ukrepe za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu. Izjava o varnosti temelji na ugotovitvi možnih vrst nevarnosti in škodljivosti na delovnem mestu in v delovnem okolju ter oceni tveganja za nastanek poškodb in zdravstvenih okvar.
- Rojstni podatki kot osebni podatki in njihova objava Na podlagi omenjene definicije iz točke 1.1, lahko rojstne podatke nedvomno opredelimo kot varovane osebne podatke v smislu ZVOP-
- Rojstni podatek kaže na pomembno osebno lastnost (dejstvo) in v kombinaciji z npr. osebnim imenom omogoča relativno enostavno identifikacijo osebe, na katero se nanaša.Tudi javna objava osebnih podatkov, kot aktivnega dejanja delodajalca, s katerim tretjim osebam omogoči seznanitev, je vrsta obdelave osebnih podatkov v smislu ZVOP-
- Delodajalec običajno črpa te podatke iz sicer zakonite zbirke osebnih podatkov – evidence zaposlenih.
- Omogočanje seznanitve z rojstnimi podatki in drugimi osebnimi podatki zaposlenih 3.1 Javna objavaKer v vašem sporočilu ne navajate podrobnosti v zvezi z objavljanjem osebnih podatkov zaposlenih (npr. način objave in možnost seznanitve s strani neupravičenih oseb, vrste objavljenih podatkov, razlogi in namen objav, morebitna predhodna privolitev zaposlenega…) in ne pojasnite natančno ali gre za delodajalca v zasebnem ali javnem sektorju, vam lahko posredujemo le splošen odgovor, pri čemer domnevamo, da gre za zasebni sektor. Poleg tega Pooblaščencu zaradi pomanjkljivih podatkov tudi ni znana pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v kakšnem področnem zakonu. Po mnenju Pooblaščenca je objavljanje osebnih podatkov zaposlenih (osebnega imena in še toliko bolj kombinacije osebnega imena in rojstnih podatkov) nedopustno, v kolikor: - delavec ni izrecno privolil v obdelavo (v tem primeru javno objavo) podatkov, - objava ni v zvezi s pogodbo, ki jo je z delodajalcem sklenil delavec, - ni izrecne zakonske podlage za objavljanje (npr. preko določb Zakona o delovnih razmerjih) ali - to ni nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja. Dodatno je potrebno še pojasniti, da glede na načelo sorazmernosti, tudi v primeru, ko bi bila objava osebnega imena zaposlenega sicer dopustna, to še ne pomeni avtomatično, da je dopustna tudi objava osebnega imena skupaj z rojstnimi podatki (razen v primeru, ko je npr. objava rojstnih podatkov - kot dodatnega identifikacijskega podatka potrebna, če je pri delodajalcu zaposlenih več oseb z enakim osebnim imenom).3.2 Omogočanje seznanitve preko podpisovanja izjave o varnostiS sklicevanjem na mnenje iz prejšnje točke, Pooblaščenec ocenjuje, da je omogočanje (s strani delodajalca) seznanitve z rojstnimi podatki zaposlenih pri podpisovanju izjave o varnosti, nedopustno. To dodatno potrjuje dejstvo, da iz določb ZVZD izhaja: - da izjava o varnosti ne vsebuje osebnih podatkov o zaposlenih (ker to tudi ni potrebno) in - da izjave ni potrebno dajati v podpis zaposlenim (oziroma v potrditev, da so z njo seznanjeni), pač pa jim zgolj omogočiti seznanitev z njeno vsebino.V kolikor želi delodajalec izrecno potrditev, da so zaposleni seznanjeni z vsebino izjave o varnosti, lahko to brez tehničnih ali organizacijskih težav stori na način, ki ne bo predstavljal nedopustne obdelave osebnih podatkov.Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026