Oblika posredovanja OP - IPRS

Oblika posredovanja OP + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 05.03.2008 Številka: 0712-138/2008/2 Kategorije:Pridobivanje OP iz zbirk, Upravne enote --> Kategorije: Pridobivanje OP iz zbirk, Upravne enote Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo. V njem navajate, da
3. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov ureja posredovanje osebnih podatkov uporabnikom. V zvezi s tem nas sprašujete, ali morate kot upravna enota npr. odvetniku, ki izkaže pravni interes, osebne podatke posredovati v obliki potrdila ali v obliki dopisa. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS - A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Upravna enota mora osebne podatke iz zbirke osebnih podatkov, ki jo vodi na podlagi zakona, posredovati uporabniku osebnih podatkov v obliki potrdila oziroma druge listine (zapiska, certifikata itd.), ki velja za javno listino. Obrazložitev: Osebni podatek je v skladu s
7. tč.
8. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
9. tč.
10. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Obdelava osebnih podatkov je v skladu s
11. tč.
12. člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Uporabnik osebnih podatkov je v skladu z
13. tč.
14. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki. Skladno z
15. čl. ZVOP-1 se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.
16. člen ZVOP-1 določa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spada tudi vaša upravna enota. V skladu s tem členom se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, če ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Posredovanje osebnih podatkov je urejeno v
17. členu ZVOP-1, ki v
18. odst. določa, da mora upravljavec proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov. Upravljavec centralnega registra prebivalstva in evidenc stalno in začasno prijavljenih prebivalcev mora na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredovati upravičencu, ki izkaže pravni interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča posameznika, zoper katerega uveljavlja svoje pravice. Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZUP-UPB2) v
19. odst.
20. člena določa, da državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil izdajajo potrdila in druge listine (izpiske, certifikate itd.) o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco. Za uradno evidenco se, v skladu z
21. odst. istega člena šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil. Potrdila in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, morajo biti v skladu s podatki uradne evidence. Taka potrdila oziroma druge listine veljajo za javne listine. Upravna enota torej lahko kot upravljavec osebnih podatkov, ki spada v javni sektor, v skladu z
22. členom ZVOP-1 osebne podatke načeloma obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Iz zgoraj citiranega
23. člena ZVOP-1 je sicer razvidno, da pod določenimi pogoji dopušča tudi obdelavo osebnih podatkov na drugih pravnih podlagah, tj. brez podlage v zakonu, vendar se Informacijski pooblaščenec pri izdaji mnenja omejuje na zbirke osebnih podatkov, za vodenje katerih ima upravna enota podlago v zakonu, zlasti glede na dejstvo, da ste nam v telefonskem razgovoru pojasnili, da se vaše vprašanje nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz zbirke, ki jo vodite na podlagi zakona. Informacijski pooblaščenec v skladu s povedanim zaključuje, da se vse zbirke osebnih podatkov, ki jih upravna enota vzpostavi in vodi na podlagi zakona, štejejo za uradne evidence iz
24. odst.
25. člena ZUP-UPB-
26. Zato mora upravna enota pri posredovanju osebnih podatkov uporabnikom, glede oblike posredovanja postopati po
27. členu in uporabniku osebnih podatkov osebne podatke posredovati v obliki potrdila oziroma druge listine (izpiska, certifikata itd.), skratka v obliki listine, ki velja za javno listino. Za centralni register prebivalstva in evidence stalno in začasno prijavljenih prebivalcev že
28. člen ZVOP-1 določa, da morajo njihovi upravljavci podatke upravičencu posredovati na način, ki je določen za izdajo potrdila. V istem členu je določena tudi pravna podlaga za posredovanje osebnih podatkov iz navedenih zbirk, taksativno pa so našteti tudi osebni podatki, ki se lahko na tej pravni podlagi posredujejo. V zvezi z zbirkami osebnih podatkov, ki jih kot uradne evidence vodi upravna enota, pa Informacijski pooblaščenec opozarja, da morate pri izdaji potrdil in drugih listin, ki vsebujejo tudi osebne podatke, ves čas paziti na pravno podlago za posredovanje podatkov njihovim uporabnikom. V skladu z določbami
29. člena ZVOP-1 lahko uporabnikom načeloma posredujete osebne podatke iz uradnih evidenc samo v primeru, da imate za takšno posredovanje podlago v zakonu (za druge pravne podlage za posredovanje, ki lahko pridejo v poštev, glej zgoraj citirani
30. člen ZVOP-1). Tako npr. že navedeni
31. člen ZVOP-1 določa subjekte, ki se jim pod določenimi pogoji lahko posredujejo določeni osebni podatki iz centralnega registra prebivalstva in evidence stalno in začasno prijavljenih prebivalcev, v vašem primeru pa gre, kot navajate, za posredovanje osebnih podatkov odvetniku, ki te podatke zahteva na podlagi
32. odst.
33. člena Zakona o odvetništvu (Uradni list RS, št. 18/93 in 24/01; v nadaljevanju: ZOdv). Informacijski pooblaščenec v zvezi s posredovanjem osebnih podatkov odvetnikom na podlagi
34. odst.
35. člena ZOdv zgolj informativno opozarja na razumevanje te določbe, ki določa, da odvetnik lahko od upravljavcev zbirk osebnih podatkov zahteva posredovanje osebnih podatkov, kadar jih potrebuje za opravljanje procesnih dejanj v okviru zastopanja stranke. Informacijski pooblaščenec je v zvezi s tem mnenja, da je upravljavec osebnih podatkov upravičen oziroma dolžan posredovati zahtevane podatke odvetniku le, če ta izkaže, da so zahtevani osebni podatki nujni za opravljanje procesnih dejanj v okviru zastopanja stranke. Odvetnik mora za pridobitev osebnih podatkov, poleg določbe drugega odstavka
36. člena ZOdv, navesti ustrezno pravno podlago, na primer določbo tako t.i. »področnega zakona« (na primer Zakon o izvršbi in zavarovanju ipd.), izkazati pooblastilno razmerje v posamični zadevi (priložiti kopijo strankinega pooblastila), izkazati pa mora tudi potrebo po tem podatku glede konkretnega procesnega dejanja v okviru zastopanja. Slednjo izkaže tako, da navaja podatke o konkretni zadevi, ki teče pred sodiščem ali drugim organom, da ima v tej zadevi mandat za zastopanje, ter tako, da navaja konkretno procesno dejanje, za katero potrebuje določene osebne podatke. Vse navedeno odvetnik praviloma dokaže z ustreznimi listinami (na primer pooblastilo, zahteva sodišča po dopolnitvi vloge ...). Če upravljavec osebnih podatkov odvetniku posreduje osebne podatke, ne da bi odvetnik na prej opisan način izkazal, da zahtevane podatke nujno potrebuje za opravljanje procesnih dejanj v okviru zastopanja stranke, gre po našem mnenju za kršitev določb ZVOP-1 s strani upravljavca osebnih podatkov. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026