Obveščanje klicatelja o snemanju pogovora, arhiv elektronske pošte kot zbirka osebnih podatkov - IPRS

Obveščanje klicatelja o snemanju pogovora, arhiv elektronske pošte kot zbirka osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.12.2006 Številka: 0712-438/2006/2 Kategorije:Svetovni splet, Telekomunikacije in pošta --> Kategorije: Telekomunikacije in pošta, Svetovni splet Spoštovani,prejeli smo vaš dopis z dne 4.12.2006.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas:Na kakšen način je potrebno obvestiti klicatelja, da se pogovor snema? Zanima vas, ali bi se na primer pisk v slušalki ob dvigu telefona in ustrezna ureditev v splošnih pravnih aktih pravne osebe, ki izvaja snemanje, lahko štelo, da je klicatelj o snemanju ustrezno obveščen. Zanima vas, kateri način obveščanja klicateljev o snemanju se nam zdi sprejemljiv z vidika ZVOP-1 in ZEKom. Poleg tega vas zanima tudi, ali se arhiv posredovane in prejete elektronske pošte, ki jo izmenjajo zaposleni v službene in zasebne namene, šteje za zbirko osebnih podatkov?Snemanje (podajanje) pritožb ali izražanje mnenj preko telefonskega odzivnika Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) razume kot zbiranje osebnih podatkov tistih, ki prijavo oz. mnenje podajajo, na način, s katerim nastane zbirka osebnih podatkov. Peta točka
6. člena ZVOP-1 namreč določa, da je zbirka osebnih podatkov vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi. Nadalje določa, da je strukturiran niz podatkov tisti niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Poenostavljeno in ob apliciranju te določbe ZVOP-1 na primer telefonskega odzivnika, to pomeni, da je na primer ime in priimek ter naslov, ki bi ga ob prijavi ali podajanju svojega mnenja v odzivnik povedal posameznik, že zbirka osebnih podatkov, ker omogoča identifikacijo posameznika.Za natančnejše razumevanje obdelave osebnih podatkov, velja najprej izpostaviti določbe
7. člena ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali je za obdelavo določenih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Nadalje drugi odstavek istega člena določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju ZVOP-1 opredeljuje v
8. členu. Prvi odstavek tega člena določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo in osebne podatke določa zakon ali na podlagi osebne privolitve posameznika. V drugem odstavku istega člena je določeno, da se v zasebnem sektorju lahko obdelujejo tudi osebni podatki posameznikov, ki so s tem sektorjem sklenili pogodbo, ali so v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj ali za izvajanje pogodbe. Podlaga za obdelavo teh osebnih podatkov je torej pogodbeno razmerje. Tretji odstavek omenjenega člena pa določa, da se ne glede na določbe prvega odstavka tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi izvrševanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.Za natančno pojasnitev odgovora na vaše vprašanje in njegovo umestitev v obstoječ pravni red, je potrebno najprej osvetliti nekaj splošnih pojmov in vprašanj, ki se s tem v zvezi pojavljajo in so razvidni tudi iz vašega vprašanja.Zato Pooblaščenec pripominja tudi, da je potrebno razlikovati naloge zasebnega sektorja in javnega sektorja, kot na primer policije, kot upravnega organa sui generis, ki, telefonske pogovore s prijavitelji prav tako snema. Podlaga za tovrstno policijsko delovanje se namreč zrcali v določbah
9. in
10. člena Zakona o policiji (Uradni list RS, št. 49/98 ter spremembe in dopolnitve, v nadaljevanju ZPol). Peta in šesta točka tega člena določata, da policija upravlja zbirke osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu: evidence), ki jih zaradi opravljanja nalog zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo policisti. V nadaljevanju isti člen določa, da v zvezi z izvajanjem policijskih pooblastil policija vodi in vzdržuje tudi evidenco zaznav kaznivih dejanj in evidenco operativnih komunikacij. Že omenjeni
11. člen pa določa, katere podatke te evidence vsebujejo.Ker zakonodaja, ki ureja delovanje ____________ (Pooblaščenec na podlagi domene v vašem elektronskem naslovu sklepa, da ste zaposleni tam in, da se vaše vprašanje nanaša na področje delovanja vašega delodajalca), ne določa zakonske podlage za snemanje telefonskih pogovorov, je potrebno za iskanje odgovora na vaše vprašanje osvetliti še določbe Zakona o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 43/2004, 86/2004, v nadaljevanju ZEKom). Omenjeni zakon v določbah
12. člena uzakonja zaupnost komunikacij in v šestem odstavku izpostavljenega člena določa, da lahko naročnik ali uporabnik komunikacijo snema, vendar mora pošiljatelja oziroma prejemnika komunikacije o tem obvestiti ali pa delovanje snemalne naprave prilagoditi tako, da je o njenem delovanju pošiljatelj oziroma prejemnik komunikacije obveščen (npr. avtomatski odzivniki). Ob upoštevanju izpostavljene določbe in njenem prenosu v določila ZVOP-1, je z uporabo logične razlage podlago za vzpostavitev avtomatskega telefonskega odzivnika, s katerim želite snemati klicatelje, mogoče poiskati prav v dejstvu, da je klicatelj o tem, da se njegov pogovor snema, obveščen takoj ob vzpostavitvi povezave. Ker torej
13. člen ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, je ustrezna pravna podlaga za obravnavano obdelavo šesti odstavek
14. člena ZEKom.Pravna podlaga za vzpostavitev avtomatskega telefonskega odzivnika, po kateri nas sprašujete, torej nedvomno obstaja in je razvidna iz argumentacije predhodnega odstavka, pri čemer Pooblaščenec opozarja, da je snemanje pogovorov dopustno samo, če je klicatelj o tem obveščen takoj, ko vzpostavi zvezo. Pooblaščenec zato predlaga, da se klicatelja s posnetkom, ki naj mu bo predvajan takoj ob vzpostavitvi telefonske zveze, seznani z dejstvom, da bo pogovor sneman, kot tudi z namenom obdelave (torej za kakšne potrebe se pogovor snema oz. bo posnetek uporabljen). Pooblaščenec pa povsem na koncu opozarja še na določbe
15. člena ZVOP-1, ki določajo rok hrambe osebnih podatkov. Omenjeni člen namreč določa, da se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Povedano pomeni, da je potrebno pridobljene osebne podatke, po preteku razlogov oz. postopkov, zaradi katerih je snemanje potekalo, izbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma, če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. V zvezi z drugim sklopom vašega vprašanja, ki se nanaša na elektronsko korespondenco med zaposlenimi, pa Pooblaščenec podaja svoje mnenje v nadaljevanju.Posameznik je v skladu z drugo točko
16. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Na podlagi navedenega je torej elektronski naslov nedvomno osebni podatek, ki pa nujno še ne določi posameznika (npr. xxxx.xx@gmail.com, yyyy.yyyyyyy@yahoo.com). Vendarle pa so elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, podatki, ki zadostujejo, da je posameznik vsaj določljiv. Vsi trije podatki skupaj torej posameznika določijo ali pa je ta vsaj določljiv brez večjega napora. Takšen je po navadi tudi elektronski naslov, zato Pooblaščenec meni, da je elektronski naslov osebni podatek.Povedano tako pomeni, da je torej elektronski naslov osebni podatek, le če posameznika določi, ali je ta določljiv. Elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, so podatki, ki zadostujejo, da je posameznik vsaj določljiv. Ti podatki torej posameznika določijo ali pa je ta vsaj določljiv brez večjega napora. Službeni elektronski naslovi so nedvomno osebni podatek, ki nedvomno določi posameznika, saj o posamezniku razkrije ime, priimek in zaposlitev. Ti trije osebni podatki (navadno) omogočijo dokaj enostavno identifikacijo posameznika.V skladu z navedenimi definicijami je potrebno ugotoviti, kateri deli elektronskega sporočila sodijo pod okrilje varstva osebnih podatkov v smislu ZVOP-
17. Nedvomno je vsebina elektronskega sporočila del pravice do zasebnosti. Iz same vsebine
18. člena Ustave je mogoče razbrati, da vsebina elektronskega sporočila ne sodi v okvir ZVOP-1, pa tudi v skladu z definicijo zbirke osebnih podatkov, (običajno) ne gre za zbirko osebnih podatkov. Zbirka poslanih in prejetih elektronskih sporočil (t. i. inbox, outbox) vsebuje: • zbirko elektronskih naslovov, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo ali ga je od naslovnika prejel; • datum in čas pošiljanja oziroma sprejema; • zadevo (subject); • drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom (priponka, velikost …).V skladu z razlago primera Halford v. Združeno kraljestvo je moč nedvoumno potrditi, da so prometni podatki tudi osebni podatki. Prav tako se da z natančnim upoštevanjem definicije zbirke osebnih podatkov ugotoviti, da sta obe zbirki osebnih podatkov, saj, kot že ugotovljeno, elektronski naslov posameznika načeloma lahko pomeni osebni podatek (izjema bi bila, četudi en elektronski naslov v takšni zbirki ne bi bil osebni podatek), več elektronskih naslovov posameznikov pa se da tudi urediti v strukturiran niz podatkov, saj se jih da obdelovati po abecednem vrstnem redu, po datumu prejema ali oddaje, po velikosti ipd. Pogosto se da prav iz vhodne in izhodne elektronske pošte (predvsem iz podatkov o pošiljatelju in po navedeni zadevi – subject) ugotoviti tudi druge osebne podatke posameznika, kot so zdravstveno stanje posameznika, versko prepričanje, sindikalno pripadnost (vsi ti podatki so tudi občutljivi osebni podatki), sorodstvena in drugačna razmerja, premoženjsko stanje itd.Obdelava osebnih podatkov v skladu s tretjo točko
19. člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).Na podlagi povedanega, Pooblaščenec zaključuje, da tako arhiv prejetih, kot poslanih elektronskih sporočil (inbox/outbox) predstavlja zbirko osebnih podatkov in je zato podvržen določbam ZVOP-1.Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026