Obveščanje reprezentativnih sindikatov o odločitvah o delavčevih pravicah in obveznostih - IPRS

Obveščanje reprezentativnih sindikatov o odločitvah o delavčevih pravicah in obveznostih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.05.2022 Številka: 07120-1/2022/137 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Sindikati Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da Zakon o obrambi zapoveduje pridobivanje mnenja reprezentativnega sindikata glede odločitev o pravicah in obveznostih iz delovnega razmerja. Pri vas delujejo štirje reprezentativni sindikati, zato se sprašujete, ali naj obveščate vse sindikate ali le konkretnega, katerega član je zaposleni. Prav tako se sprašujete, kako ravnati, ko zaposleni navede, da mnenja sindikata ne želi (pa je član sindikata) ali pa zaposleni sploh ni član nobenega sindikata; ali morate tudi v tem primeru obveščati vse reprezentativne sindikate. Pojasnjujete namreč, da je IP izdal odločbo, skladno s katero ne smete hkrati obveščati vseh reprezentativnih sindikatov, ampak le tiste, s katerimi imate v pogodbi takšno obveščanje ustrezno urejeno in tisti sindikat, katerega član je zaposleni in ta tako zahteva. Po drugi strani pa vam je Inšpektorat za obrambo naložil obveščanje vseh reprezentativnih sindikatov o vseh vlogah zaposlenih in ugovorih. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. ZObr določa, da se sindikatu pošlje predlog odločitve ali akta, s katerim se odloča o zahtevi za uveljavljanje pravic iz delovnega razmerja ter pravico do ugovora zoper odločitve o njegovih pravicah, obveznostih in odgovornostih. 203. člena ZDR-1 določa, da se sindikatom posreduje tiste podatke, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti. Kadar gre za postopke, v katerih lahko delavec odloča o tem, ali bo nastopal sam ali ga bo po pooblastilu zastopal predstavnik sindikata, je jasno, da se lahko osebne podatke sporoča le sindikatu, katerega član je delavec. Če pa je namen določbe o pridobivanju mnenja reprezentativnega sindikata zasnovan širše, če je torej namenjena širšemu varstvu pravic delavcev (ne omejeno na konkretni postopek), je, glede na tudi ostale okoliščine primera in vsebine pogodbe, morda ustrezno obveščanje vseh reprezentativnih sindikatov. Obrazložitev Vsebina obveščanja reprezentativnega sindikata Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče: privolitev (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)), izvajanje javne naloge (točka (

1. e)v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi in pravicami posameznika (točka (f)). 203. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1) določa, da mora delodajalec sindikatu zagotoviti pogoje za hitro in učinkovito opravljanje sindikalnih dejavnosti v skladu s predpisi, s katerimi se varujejo pravice in interesi delavcev. Delodajalec je dolžan sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti. Iz drugega odstavka 100.a člena Zakon o obrambi (Uradni list RS, št. 103/04 – UPB; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZObr) izhaja, da ima delavec pravico vložiti zahtevo za uveljavljanje pravic iz delovnega razmerja ter pravico do ugovora zoper odločitve o njegovih pravicah, obveznostih in odgovornostih. Peti odstavek istega člena določa, da o zahtevi oziroma ugovoru odloči minister oziroma pooblaščena oseba, ki mora pred odločitvijo zahtevati mnenje reprezentativnega sindikata, ki pa ni obvezujoče za odločitev. Četrti odstavek 100.b člena ZObr določa, da če je z zakonom ali kolektivno pogodbo ali pogodbo med ministrstvom in reprezentativnim sindikatom določeno, da mora minister pred odločitvijo pridobiti mnenje reprezentativnega sindikata (…) mora poslati predlog odločitve ali akta v mnenje sindikatu in določiti razumen rok za oblikovanje mnenja, ki praviloma ne sme biti krajši kot 15 dni. Če minister ne uspe doseči uskladitve predloga odločitve z mnenjem sindikata, lahko sprejme neusklajeno odločitev, vendar mora pisno obrazložiti razloge, zaradi katerih ni bilo upoštevano mnenje sindikata, in s tem seznaniti sindikat. Uvodoma moramo opozoriti, da izdana inšpekcijska odločba IP, ki ste jo predložili, izrecno ureja zgolj sodelovanje sindikata pri odločanju o disciplinski odgovornosti in ne na drugih področjih, vaše zaprosilo za mnenje pa se nanaša na vse postopke odločanja o zahtevi oziroma ugovoru po 100.a členu ZObr. Področje odločanja o disciplinski odgovornosti je specialno urejeno, zato priložene odločbe IP ne moremo neposredno uporabiti za področje splošne ureditve uveljavljanja pravic in nalaganja obveznosti iz delovnega razmerja, kar opozarja že sama inšpekcijska odločba. IP meni, da je treba peti odstavek 100.a člena in četrti odstavek 100.b člena ZObr brati skupaj. V členu 100.b je določeno, da mora minister, kadar je z zakonom, kolektivno pogodbo ali pogodbo z reprezentativnim sindikatom določeno, da mora pred odločitvijo pridobiti mnenje reprezentativnega sindikata, poslati predlog odločitve ali akta v mnenje sindikatu in določiti razumen rok za oblikovanje mnenja. V členu 100.a je določena obveznost ministra, da pred odločitvijo o zahtevi oziroma ugovoru pridobi mnenje reprezentativnega sindikata. Glede na to mora torej minister pred odločanjem o zahtevi oziroma ugovoru o pravicah, obveznostih in odgovornostih zaposlenega pridobiti mnenje reprezentativnega sindikata in v ta namen sindikatu poslati predlog odločitve ali akta in določiti razumen rok za oblikovanje mnenja. Zakon torej govori le o pošiljanju predloga odločitve reprezentativnemu sindikatu, kako pa je področje obveščanja urejeno s pogodbami z reprezentativnimi sindikati pa IP ne more komentirati, saj njihove vsebine niti ne pozna niti v mnenju ne bi mogel tako podrobno komentirati specifične ureditve in ugotavljati, ali posamezne določbe konkretne pogodbe predstavljajo pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ali ne in v kakšnem obsegu. Temu bi bil kvečjemu namenjen morebitni inšpekcijski postopek. Prav tako bi se lahko v konkretnih okoliščinah posameznega primera ugotovilo, da sindikat za opravljanje sindikalne dejavnosti potrebuje še nekatere druge podatke (203. člen ZDR-1). Na tem mestu poudarjamo, da ne moremo komentirati odločitve Inšpektorata RS za obrambo, ki vam je naložil posredovanje vseh vlog in ugovorov vsem reprezentativnim sindikatom. Takšne odločitve nismo ne videli niti je ne bi smeli komentirati ali vanjo posegati. Vsekakor pa lahko opozorimo, da mora imeti upravljavec osebnih podatkov ustrezno pravno podlago za vsako obdelavo osebnih podatkov ter spoštovati načela obdelave osebnih podatkov, med katerimi v okoliščinah konkretnega primera najbolj izstopa načelo najmanjšega obsega podatkov oziroma načelo sorazmernosti. Točka (
2. c)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe določa, da morajo biti osebni podatki »ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“)«. Posebej kadar natančna vsebina obveščanja sindikata ni določena z zakonom in je treba napolniti zakonske norme, kot je določba 203. člena ZDR-1 v konkretnem primeru, je treba izhajati iz načela najmanjšega obsega podatkov ter obstoječih (splošnih) določb. Kot rečeno, člen 100.b ZObr določa, da mora minister pred odločanjem poslati predlog odločitve ali akta z namenom pridobivanja mnenja reprezentativnega sindikata. IP ni našel konkretne določbe, ki bi nalagala obveščanje reprezentativnih sindikatov o sami vložitvi zahteve ali ugovora, vendar ne izključujemo, da je takšno obveščanje morebiti nujno za opravljanje sindikalne dejavnosti in je po možnosti ustrezno predvideno tudi v pogodbi s sindikati. Katere reprezentativne sindikate se obvešča Iz vašega zaprosila za mnenje izhaja vprašanje, ali se obvešča vse reprezentativne sindikate ali zgolj sindikat, katerega član je zaposleni. Sprašujete se tudi, kaj v primeru, ko zaposleni navede, da mnenja sindikata ne želi (pa je član sindikata) ali pa zaposleni sploh ni član nobenega sindikata. Tudi na tem mestu je treba ugotoviti, da je področje ugotavljanja disciplinske odgovornosti urejeno specialno in se na to področje pri odgovoru na vaše vprašanje ne moremo naslanjati. Prav tako moramo ugotoviti, da je bilo v postopku, v katerem je bila izdana omenjena odločba IP, dejansko stanje bistveno drugačno, saj je bila takrat sklenjena pogodba le z enim od reprezentativnih sindikatov, v vašem zaprosilu za mnenje pa navajate, da imate sklenjene pogodbe (sicer vsaka z drugačno vsebino) z vsemi štirimi reprezentativnimi sindikati. IP tako v mnenju ne more odgovoriti na vprašanje, ali smete obdelovati osebne podatke zaposlenih na področju obrambe tako, da jih zaradi zagotavljanja vključenosti sindikatov posredujete vsem sindikatom ali le sindikatu, katerega član je posameznik, ali le sindikatu, s katerim je sklenjena ustrezna pogodba. Tako konkretne okoliščine posameznega primera lahko IP ugotavlja le v morebitnem inšpekcijskem postopku, kjer v popolnosti razišče dejansko stanje zadeve. IP pa meni, da je treba pri tem izhajati iz vsebine sindikalnega delovanja in namena zakonske določbe o obveščanju reprezentativnih sindikatov (torej določbe petega odstavka 100.a člena ZObr). Kadar gre za postopke, v katerih lahko delavec odloča o tem, ali bo nastopal sam ali ga bo po pooblastilu zastopal predstavnik sindikata, je jasno, da se lahko osebne podatke sporoča le sindikatu, katerega član je delavec, slednji pa ima tudi možnost izraziti, da ne želi sodelovanja (in posledično obveščanja) sindikata. V takšnih primerih se za posameznika, ki ni član nobenega sindikata, ne obvešča. Če pa je namen določbe o pridobivanju mnenja reprezentativnega sindikata zasnovan širše, če je torej namenjena širšemu varstvu pravic delavcev (ne omejeno na konkretni postopek), je, glede na tudi ostale okoliščine primera in vsebine pogodbe, morda ustrezno obveščanje vseh reprezentativnih sindikatov. V vsakem primeru je treba izhajati iz načela najmanjšega obsega osebnih podatkov, ki je neposredno vezan na določbo 203. člena ZDR-1, ki določa, da se sindikatom posreduje tiste podatke, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
3. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026