← Slovenija

Obveznosti upravljavcev osebnih podatkov - IPRS

Obveznosti upravljavcev osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.12.2006 Številka: 0712-301/2006/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vaše elektronsko vprašanje v katerem nas sprašujete:- ali morate kot samostojni podjetnik s tremi zaposlenimi in kupci – fizičnimi osebami, za zbirke osebnih podatkov, ki se nanašajo na omenjene osebe vzpostaviti katalog zbirk osebnih podatkov in ga posredovati Informacijskemu pooblaščencu; - ali mora imeti pravilnik o varovanju osebnih podatkov vsak upravljavec osebnih podatkov, ali samo tisti, ki ima poleg zbirk osebnih podatkov o zaposlenih še kakšne druge zbirke; - ali ZVOP-1 velja tudi za odvetnike, notarje in zdravnike, saj odgovora na to vprašanje iz
  3. točke
  4. člena ZVOP-1, po vaše, ni moč razbrati; - ali vam Informacijski pooblaščenec lahko posreduje osnutek pogodbe med upravljavcem in pogodbenim obdelovalcem.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  5. točke prvega odstavka
  6. člen ZVOP-1 ter
  7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Pooblaščenec uvodoma podaja nekaj splošnih povzetkov ZVOP-1 za izdelavo kataloga zbirk osebnih podatkov in vnos v register.Osebni podatek je v skladu z
  8. tč.
  9. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.Zbirka osebnih podatkov je v skladu z
  10. tč.
  11. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Upravljavec osebnih podatkov je v skladu z
  12. tč.
  13. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.
  14. člen ZVOP-1, ki ureja izjeme pri uporabi zakona v
  15. odst. določa, da se zakon ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajajo posamezniki izključno za osebno uporabo, družinsko življenje ali druge domače potrebe. V
  16. odst. istega člena pa je določeno, da se za osebne podatke, ki jih o svojih članih obdelujejo politične stranke, sindikati, društva ali verske skupnosti, ne uporabljajo 26.,
  17. in
  18. člen ZVOP-
  19. ZVOP-1 v
  20. odst.
  21. člena določa, da upravljavci osebnih podatkov v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Katalog in register zbirk urejajo členi
  22. do
  23. ZVOP-
  24. Vsebina kataloga je določena v
  25. členu ZVOP-
  26. V skladu s
  27. odst.
  28. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko (torej tudi zbirko o vaših strankah, če so te – vsaj del zbirke – fizične osebe) osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:
  29. naziv zbirke osebnih podatkov;
  30. podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);
  31. pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;
  32. kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
  33. vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;
  34. namen obdelave;
  35. rok hrambe osebnih podatkov;
  36. omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;
  37. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;
  38. dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;
  39. splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;
  40. podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;
  41. podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
  42. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
  43. odst.
  44. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov skrbeti za točnost in ažurnost kataloga.
  45. odst.
  46. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Zaradi boljše preglednosti so ti deli kataloga zgoraj poudarjeni. Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
  47. odst.
  48. člena sporočiti tudi spremembe podatkov in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe.Edina izjema, ki jo določa ZVOP-1 glede sporočanja v register zbirk je navedena v
  49. odst.
  50. člena. V skladu s tem podatkov iz prvega odstavka tega člena ni potrebno posredovati tistemu upravljavcu osebnih podatkov, ki nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas, o tistih zbirkah osebnih podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodi v skladu z zakonom, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela (zgolj te zbirke, poudaril Pooblaščenec). Vendar pa mora vseeno v tem primeru vsakomur zagotoviti informacije iz
  51. člena tega zakona. Zbirke osebnih podatkov, ki se vodijo na področju dela in socialne varnosti določa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV) v
  52. členu. ZEPDSV v tretjem poglavju ureja evidence, ki jih vodijo delodajalci. V skladu z
  53. členom ZEPDSV delodajalci vodijo naslednje evidence: - evidenco o zaposlenih delavcih, - evidenco o stroških dela, - evidenco o izrabi delovnega časa, - evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Naštete evidence so evidence podatkov o katerih ni potrebno posredovati Informacijskemu pooblaščencu, če upravljavec teh evidenc nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas. Mora pa tak upravljavec tudi za te zbirke zagotoviti kataloge zbirk osebnih podatkov, oproščen je le posredovanja teh katalogov Informacijskemu pooblaščencu. Za vse druge zbirke osebnih podatkov, ki jih vodi ( npr. evidence kupcev, evidence naročnikov, evidence za potrebe pokojninskega in invalidskega zavarovanja, evidence prisotnosti na delu, evidence posnetkov video nadzornega sistema…) pa mora tudi upravljavec, ki nima več kot 20 zaposlenih za nedoločen čas, vzpostaviti katalog zbirk osebnih podatkov in podatke, ki jih zahteva
  54. člena ZVOP-1, pravočasno sporočiti Informacijskemu pooblaščencu. Iz povedanega izhaja, da mora samostojni podjetnik s tremi zaposlenimi, ki vodi o zaposlenih zbirke podatkov v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) za vsako tako zbirko osebnih podatkov vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov z vsebino, kot jo določa 1.odst.
  55. člena ZVOP-1, glede na določbo
  56. odst.
  57. člena ZVOP-1 pa mu tako vzpostavljenih katalogov ni potrebno posredovati Državnemu nadzornemu organu t.j. Informacijskemu pooblaščencu. Za zbirko osebnih podatkov o kupcih, pa mora samostojni podjetnik, ne glede na število zaposlenih, vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov v skladu z 1.odst.
  58. člena ZVOP-1 in tak katalog v skladu z 1.odst.
  59. člena tudi posredovati Informacijskemu pooblaščencu.Pooblaščenec opozarja, da je že nekaj časa obvezen vnos v register preko spletnega obrazca na spletni strani Pooblaščenca http://www.ip-rs.si/index.php?id=450, kjer si lahko ogledate tudi vnose drugih zavezancev. Na tej strani boste našli tudi podrobna navodila, kako poteka vnos v register.V zvezi z pravilnikom o zavarovanju osebnih podatkov Pooblaščenec opozarja na
  60. odst.
  61. člena, iz katerega izhaja, da upravljavci osebnih podatkov niso dolžni le zagotoviti ustreznih postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov, pač pa morajo le-te tudi predpisati v svojih aktih. Pravilnik o zavarovanju mora na podlagi take dikcije sprejeti vsak upravljavec osebnih podatkov za katerega se uporablja ZVOP-1, ne glede na to koliko in katere zbirke osebnih podatkov obdeluje. Edini, ki jim takega pravilnika ni potrebno zagotoviti so, glede na določbo 3.odst.
  62. člena ZVOP-1, mediji, za kar pa v vašem primeru ne gre.Zgoraj citirani
  63. člen ZVOP-1 v
  64. točki določa koga je šteti za upravljavca osebnih podatkov. ZVOP-1 se načeloma uporablja za vse upravljavce osebnih podatkov, pri čemer ZVOP-1 v zgoraj citiranem
  65. členu določa za katere upravljavce in za katere osebne podatke se zakon oz. njegove posamezne določbe ne uporabljajo. Med izjeme po tem členu pa, glede na povedano, ni mogoče uvrstiti ne odvetnikov, ne notarjev, ne zdravnikov, zato za njih v celoti veljajo določbe ZVOP-
  66. Glede vašega vprašanja ali vam lahko posredujemo osnutek pogodbe med upravljavcem in pogodbenim obdelovalcem, vas obveščamo, da Informacijski pooblaščenec s tako pogodbo žal ne razpolaga.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.