Odpiranje pošte v podjetju - IPRS

Odpiranje pošte v podjetju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.06.2007 Številka: 0712-551/2007/2 Kategorije:Telekomunikacije in pošta --> Kategorije: Telekomunikacije in pošta Spoštovani, prejeli smo vaš dopis z dne 6.6.
3. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas: Kdaj lahko odprete pošto, ki prispe v vaše podjetje in kdaj ne? Navajate, da ste odprli pošiljko, kjer je bilo za nazivom podjetja vpisano ime prejemnika, ki je fizična oseba, zaposlena pri podjetju, niste pa odprli pošiljke, ko je bila najprej izpisana fizična oseba, ki je zaposlena v podjetju, šele nato pa firma podjetja in naslov. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) pojasnjuje, da ni pristojen za varstvo celotnega sprektra zasebnosti, zato ni pristojen za podajanje odgovora na vaše vprašanje, vendar pa vam v nadaljevanju kljub vsemu podaja svoje mnenje. Pooblaščenec, vam uvodoma pojasnjuje nekatere splošne pojme, ki so pomembni za razumevanje odgovora na vaše vprašanje, kot jih določa ZVOP-
7. Osebni podatek tako pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila in ne nazadnje tudi vpisna številka študenta), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno. Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. V zvezi s pisemskimi pošiljkami je najprej potrebno osvetliti določbe Ustave Republike Slovenije, ki govorijo o tajnosti občil.
8. člen Ustave določa, da ja zagotovljena tajnost pisem in drugih občil. Samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upoštevajo varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Odpiranje pisem je tako potrebno vrednotiti na podlagi zaupanja, ki ga ima oseba, ki ji je tako delo zaupano. Osebe, ki v posamezni organizaciji odpirajo pošto, morajo biti za to tudi posebej pooblaščene in usposobljene. Vhodno in izhodno pošto je namreč potrebno ustrezno evidentirati in razporediti. Pooblaščencu ni znana pravna podlaga ali pravila, ki bi v zasebnem sektorju, kjer ste zaposleni, kot izhaja iz elektronskega naslova, urejala odpiranje pisemskih pošiljk. V zasebnem sektorju so pravila okrog odpiranja pisemskih pošiljk lahko stvar dogovora, ali pa so urejena v posameznih notranjih aktih organizacije. Drugače pa je v javnem sektorju, kjer pravila odpiranja in evidentiranja pošte natančno ureja Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, v nadaljevanju Uredba).
9. člen Uredbe določa, da javni uslužbenec, ki je določen za odpiranje pošte, ne sme odpreti pošiljke, ki je naslovljena na javnega uslužbenca in je na ovojnici navedeno, da se vroči osebno naslovniku. Če se izkaže, da takšna pošiljka vsebuje vlogo in priloge ali druge dokumente, pomembne za delo organa, jo mora naslovnik nemudoma dostaviti javnemu uslužbencu, ki je določen za odpiranje pošte, z ustrezno pisarniško odredbo. Drugi odstavek istega člena določa, da javni uslužbenec, določen za sprejem pošte, ne odpira pošte, ki je naslovljena na drug organ, pravno ali fizično osebo in je pomotoma dostavljena. Predlagamo vam, da se v zvezi z odpiranjem pošte dogovorite znotraj podjetja, v katerem ste zaposleni. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026