OP delavcev in interno glasilo - IPRS

OP delavcev in interno glasilo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.09.2007 Številka: 0712-747/2007/2 Kategorije:Mediji, fotografije kot OP --> Kategorije: Mediji, fotografije kot OP Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo, v katerem opisujete dva problema, s katerima ste se srečali v vašem podjetju.
3. V podjetju ste pričeli z izdajanjem internega časopisa, glede katerega pa uredniški odbor pričakuje, da bo tudi kadrovska služba pripravljala članke o tem, kdo se je upokojil, kdo je prejel jubilejno nagrado za 10, 20 ali 30 let delovne dobe, kdo se je na novo zaposlili v podjetju, kdo je odšel iz podjetja, kdo je bil prerazporejen in na kakšno delovno mesto. V kadrovski službi smatrate, da so vse to osebni podatki delavcev, ki jih brez njihove privolitve ne smemo javno objavljati, saj bi po vašem mnenju to pomenilo kršitev Zakona o varstvu osebnih podatkov. Zanima vas, ali razmišljate pravilno.
4. Zanima vas, ali je skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov, če z določenim delavcem opravite intervju in ga potem objavite v internem časopisu, v tem intervjuju pa delavec sam pove, kakšno izobrazbo ima, od kdaj je zaposlen v podjetju ter razkrije tudi druge osebne podatke o sebi in o svojem privatnem življenju in objavite tudi njegovo sliko. Menite, da v tem primeru ne gre za kršitev Zakona o varstvu osebnih podatkov, saj je delavec sam privolil v takšno javno predstavitev. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05-ZInfP, 51/07-ZUstS-A, 67/2007; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/2007; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Osebni podatek je v skladu s
8. tč.
9. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je v skladu s
10. tč.
11. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
12. tč.
13. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s
14. tč.
15. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Skladno z
16. čl. ZVOP-1 se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov za zasebni sektor, kamor spada tudi vaše podjetje, je podana v
17. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Izjemi sta določeni še za osebne podatke posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe in pa za osebne podatke, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Namen zbiranja in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov ureja
18. člen ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. V skladu s
19. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002, 79/2006, 46/2007; v nadaljevanju: ZDR) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Drugi odstavek istega člena nadalje določa, da osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Iz navedene določbe ZDR tako izhaja, da delodajalec lahko zbira le tiste podatke zaposlenih, ki so določeni s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Navedena določba ZDR napotuje še na Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV). Ta v
20. členu določa, da delodajalci vodijo naslednje evidence v skladu s tem zakonom: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa ter evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. ZEPDSV nadalje določa, katere podatke delodajalec vpisuje v posamezno od teh evidenc. V skladu s povedanim, lahko osebne podatke zaposlenih, ki jih obdelujete na podlagi zakona (ZEPDSV ali drugega zakona), obdelujete samo za namene, ki jih določa ta (ali drug) zakon. Tudi osebne podatke, ki jih o zaposlenih obdelujete zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, lahko obdelujete samo v ta namen. Po mnenju Informacijskega pooblaščenca za objavo osebnih podatkov zaposlenega, ki jih naštevate v vašem dopisu, v internem glasilu podjetja ni pravne podlage v nobenem zakonu, niti ni take objave mogoče šteti za obdelavo, ki je potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Zato morate, kot pravilno ugotavljate že sami, za objavo omenjenih podatkov v internem glasilu podjetja, pridobiti osebno privolitev zaposlenega, katerega osebne podatke nameravate objaviti. V zvezi z odgovorom na vaše drugo vprašanje, Informacijski pooblaščenec poudarja, da gre pri objavi intervjuja z vašim zaposlenim, ki vsebuje tudi določene njegove osebne podatke, za objavo njegovih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve, saj je intervjuvanec sam razkril oziroma posredoval svoje podatke z namenom njihove objave v internem glasilu. O osebni privolitvi za objavo intervjuja pa seveda lahko govorimo samo v primeru, če je intervjuvani vedel oziroma bil seznanjen, da gre za intervju, ki bo objavljen v internem glasilu oziroma, da svoje osebne podatke daje za namen objave. Povedano je tudi v skladu z definicijo osebne privolitve iz
21. tč.
22. člena ZVOP-1, ki določa da je osebna privolitev posameznika prostovoljna izjava njegove volje, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika. Kljub temu, da ZVOP-1 torej dovoljuje tudi ustno ali drugo ustrezno privolitev posameznika, vam Informacijski pooblaščenec svetuje, da si (predvsem v primeru, ki ga opisujete v vašem prvem vprašanju), če to ne zahteva prevelikih stroškov, skušate pridobiti pisno privolitev zaposlenih, katerih osebne podatke nameravate objaviti saj bo imela ta v primeru spora s posameznikom nedvomno večjo dokazno moč kot zgolj ustna privolitev. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026