OP na računalniku ob prenehanju delovnega razmerja - IPRS

OP na računalniku ob prenehanju delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.12.2014 Številka: 0712-1/2014/3882 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je ­­­­­­­15.12.2014 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste zaradi upokojitve in deloma zaradi spremenjenih pogojev v službi vložili zahtevo za odpoved pogodbe. Delodajalec je v sporazum o prenehanju vključil člen o tem, da vam je bilo omogočeno odstraniti iz osebnega računalnika vse dokumente osebnega značaja, nato pa še: ''Nadalje se pogodbeni stranki dogovorita, da je delodajalec po prenehanju pogodbe o zaposlitvi upravičen v službene namene prosto razpolagati in uporabljati vse ostale datoteke in morebitne druge podatke, ostale na osebnem računalniku, pri čemer uporaba teh podatkov s strani delodajalca ne predstavlja posega v kakršnekoli osebnostne pravice delavca''. Zanima vas, ali bo sporazum veljaven tudi, če s prosto roko na sporazum zapišete, da zahtevate vašo prisotnost pri vpogledu v osebno pošto in ostale podatke?Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. tč.
4. odst.
5. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Pooblaščenec opozarja, da je dolžnost delodajalca, da zaposlenemu ob prenehanju delovnega razmerja in predaji službenega računalnika omogoči, da se zasebna korespondenca in druge zasebne zadeve (fotografije, pisanja) odstranijo z delovnih sredstev. V času teka odpovednega roka pa vam mora delodajalec tudi omogočiti, da si naredite kopijo pomembnih zasebnih sporočil ter zasebnih datotek.Priporočamo, da po izvedbi takšnega brisanja delodajalec in zaposleni podpišeta primopredajni zapisnik, iz katerega izhaja, da je bila delavcu dana možnost zavarovanja svojih osebnih podatkov, dokumentov in povsem zasebne korespondence ter da na službenem sredstvu, ki ga vrača delodajalcu, ni več osebnih zadev zaposlenega.Ob samem prenehanju oziroma zaključku delovnega razmerja, pa mora delodajalec tudi zapreti vaš elektronski naslov zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj.V kolikor menite, da je z dejanji delodajalca prišlo do kršitve ZVOP-1, lahko na Pooblaščenca naslovite prijavo.O b r a z l o ž i t e v:Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91, s spremembami, v nadaljevanju Ustava) v
7. odst.
8. člena določa, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja.
9. odst.
10. člena določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Ta pravica je posebej urejena v ZVOP-
11. Ustava v
12. odst.
13. člena zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. V
14. odst. pa Ustava določa, da lahko samo zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Pooblaščenec uvodoma poudarja, da ZVOP-1 ne pokriva celotnega spektra zasebnosti, pač pa zgolj tisti del, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov. ZVOP-1 je torej konkretizacija ustavne pravice do varstva osebnih podatkov, ki je določena v
15. členu Ustave. Pooblaščenec poudarja, da je vprašanje, ki ste nam ga zastavili, zelo občutljivo v odnosu delodajalec – delojemalec, saj obstaja odprta dilema, kakšno stopnjo zasebnosti lahko delojemalec upravičeno pričakuje in kdaj pomeni poseg v komuniciranje zaposlenega poseg v nedotakljivost njegove zasebnosti. Na eni strani imamo interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi (npr. telefoni, računalniškimi omrežji) in delovnim procesom, na drugi strani je legitimen interes zaposlenega, ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in delno samostojnost in zaupnost tudi na delovnem mestu, kot to tudi izhaja iz sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice Halford v. Združeno kraljestvo. Iz omenjene sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice in tudi ustavnopravne teorije in ZVOP-1 pa nadalje še izhaja, da predstavljajo v okviru elektronske pošte osebne podatke zgolj prometni podatki, katere kot strukturiran niz osebnih podatkov štejemo za zbirko osebnih podatkov. Pri elektronski pošti zato v domet ZVOP-1 pade le njen prometni podatek, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru
16. čl. KZ-
18. odst.
19. čl. ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, obdelava osebnih podatkov pa je v skladu s
20. odst.
21. čl. ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Delodajalec pa ne sme nesorazmerno poseči v zasebnost zaposlenih samo v interesu na primer zagotavljanja večje učinkovitosti, če pri tem ni jasno dokazljiv interes varovanja ljudi in premoženja, poslovne skrivnosti ipd. Vsaka oblika nadzora, ki pomeni poseg v pravico do zasebnosti, mora biti bodisi vnaprej utemeljena v internih aktih podjetja bodisi imeti zakonsko podlago ter biti skladna z ustavnimi določili glede varstva komunikacijske zasebnosti. Torej mora biti pregled elektronske pošte s strani delodajalca določen vnaprej (za katere namene, ob katerih okoliščinah…) ob taksativno navedenih razlogih, ter biti zakonsko in ustavno skladen. Nadzor uporabnikov službenih informacijskih sistemov in opreme brez vnaprejšnje seznanitve je namreč pravno nedopusten, sama seznanitev zaposlenega pa še ne pomeni, da je poseg tudi ustavno in zakonsko dopusten.Pooblaščenec še opozarja, da mora delodajalec zaposlenemu ob prenehanju delovnega razmerja in predaji službenega računalnika omogočiti, da zasebno korespondenco in druge zasebne zadeve odstrani z delovnih sredstev. Pooblaščenec dalje meni, da si delodajalec ne more uzurpirati presoje o tem, obdelava katerih podatkov zaposlenega posega v osebnostne pravice delavca – takšna določba se nam ne zdi dopustna. Ključno je, da vam delodajalec omogoči izbris osebnih podatkov s službenega računalnika. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni s tem lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti ipd.) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, priporočamo, da se takšen postopek izvede komisijsko. Priporočamo, da po izvedbi takšnega brisanja delodajalec in zaposleni podpišeta primopredajni zapisnik, iz katerega izhaja, da je bila delavcu dana možnost zavarovanja sovjih osebnih podatkov, dokumentov in povsem zasebne korespondence ter da na službenem sredstvu, ki ga vrača delodajalcu, ni več osebnih zadev zaposlenega. Delodajalec lahko nato takšno delovno sredstvo formatira in preda v uporabo drugemu zaposlenemu, nima pa pravne podlage, da bi smel dalje razpolagati z morebitnimi osebnimi podatki zaposlenega, ki bi vendarle ostale na službenem računalniku.Ob samem prenehanju oziroma zaključku delovnega razmerja pa mora delodajalec tudi zapreti vaš elektronski naslov zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj, če bi morebiti še vedno lahko prejemali pomembno pošto. Takšno mnenje je namreč Pooblaščenec sprejel tudi ob upoštevanju
22. čl. ZVOP-1, ki v
23. odst. določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, točni in ažurni. Če je torej v vašem nekdanjem elektronskem naslovu izpisano tudi ime podjetja, takšen elektronski naslov ni več ažuren, niti točen, saj niste več zaposleni pri nekdanjem delodajalcu, obenem pa za obstoj samega osebnega podatka po prekinitvi delovnega razmerja ni pravne podlage.V kolikor menite, da je z dejanji bivšega delodajalca prišlo do kršitve ZVOP-1, lahko na Pooblaščenca naslovite prijavo. V skladu z
24. členom ZInfp je namreč Pooblaščenec med drugim pristojen za inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov. Prijavo lahko vložite osebno, pisno ali preko spletnega obrazca, ki je na voljo na spletni strani: http://www.ip-rs.si/kazalo-kontakt-iskalnik/kontakt/.Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026