← Slovenija

OP tujih delavcev - IPRS

OP tujih delavcev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.07.2007 Številka: 0712-492/2007/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo. V njem nas sprašujete, ali mora delodajalec, ki uporablja osebne podatke delavcev za potrebe pridobivanja delovnih dovoljenj za tujce s področja nekdanje skupne države, izdelati katalog zbirke osebnih podatkov. Zanima vas tudi, kaj je mišljeno pod vsako zbirko osebnih podatkov. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  3. točke prvega odstavka
  4. člen ZVOP-1 ter
  5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Osebni podatek je v skladu s
  6. tč.
  7. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je v skladu s
  8. tč.
  9. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
  10. tč.
  11. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s
  12. tč.
  13. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Katalog in register zbirk urejajo členi
  14. do
  15. ZVOP-
  16. Vsebina kataloga je določena v
  17. členu ZVOP-
  18. V skladu s
  19. odst.
  20. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:
  21. naziv zbirke osebnih podatkov;
  22. podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);
  23. pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;
  24. kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
  25. vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;
  26. namen obdelave;
  27. rok hrambe osebnih podatkov;
  28. omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;
  29. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;
  30. dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;
  31. splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;
  32. podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;
  33. podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
  34. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
  35. odst.
  36. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
  37. odst.
  38. člena sporočiti tudi spremembe podatkov in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe. Edina izjema, ki jo določa ZVOP-1 glede sporočanja v register zbirk je navedena v
  39. odst.
  40. člena. V skladu s tem podatkov iz prvega odstavka tega člena ni potrebno posredovati tistemu upravljavcu osebnih podatkov, ki nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas, o tistih zbirkah osebnih podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodi v skladu z zakonom, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela (zgolj te zbirke, poudaril Pooblaščenec). Vendar pa mora vseeno v tem primeru vsakomur zagotoviti informacije iz
  41. člena tega zakona. Glede zbirk osebnih podatkov o zaposlenih delavcih, Pooblaščenec opozarja na Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, ki določa zbirke osebnih podatkov, ki se vodijo na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV) v
  42. členu. ZEPDSV v tretjem poglavju ureja evidence, ki jih vodijo delodajalci. V skladu z
  43. členom ZEPDSV delodajalci vodijo naslednje evidence: - evidenco o zaposlenih delavcih, - evidenco o stroških dela, - evidenco o izrabi delovnega časa, - evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. ZEPDSV za vsako od naštetih evidenc tudi našteva, katere osebne podatke vsebuje. Naštete evidence so evidence podatkov o katerih ni potrebno posredovati Informacijskemu pooblaščencu, če upravljavec teh evidenc nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas. Mora pa tak upravljavec tudi za te zbirke zagotoviti kataloge zbirk osebnih podatkov, oproščen je le posredovanja teh katalogov Informacijskemu pooblaščencu. Za vse druge zbirke osebnih podatkov, ki jih vodi ( npr. evidence kupcev, evidence naročnikov, evidence za potrebe pokojninskega in invalidskega zavarovanja, evidence prisotnosti na delu, evidence posnetkov video nadzornega sistema…) pa mora tudi upravljavec, ki nima več kot 20 zaposlenih za nedoločen čas, vzpostaviti katalog zbirk osebnih podatkov in podatke, ki jih zahteva
  44. člena ZVOP-1, pravočasno sporočiti Informacijskemu pooblaščencu. Zakon o zaposlovanju in delu tujcev (Uradni list RS, št. 4/2006, uradno prečiščeno besedilo 1, v nadaljevanju: ZZDT-UPB1), ki določa pogoje, pod katerimi se tujec lahko zaposli in dela v Republiki Sloveniji, v
  45. odst.
  46. člena določa, da je delovno dovoljenje dokument, na podlagi katerega lahko domači ali tuji delodajalec sklene pogodbo o zaposlitvi ali pogodbo o delu, oziroma opravlja drugo delo s tujcem v skladu z določbami tega zakona. Delovno dovoljenje se izda kot osebno delovno dovoljenje, dovoljenje za zaposlitev ali dovoljenje za delo. Delovna dovoljenja ZZDT-UPB1 ureja v tretjem poglavju, kjer v
  47. odst.
  48. člena najdemo splošno določbo, ki določa, da se delovno dovoljenje praviloma izda na vlogo delodajalca, če s tem zakonom ni drugače določeno. Postopke v zvezi z izdajo, prenehanjem veljavnosti in odvzemom delovnih dovoljenj v skladu z
  49. odst.
  50. člena izvaja zavod za zaposlovanje v skladu z zakonom o splošnem upravnem postopku. Za osebno delovno dovoljenje lahko zaprosi tujec, ki izpolnjuje pogoje iz tega zakona in begunec (
  51. odst.
  52. člena ZZDT-UPB1), dovoljenje za zaposlitev se, ob izpolnjevanju pogojev iz tega zakona, lahko izda le na vlogo delodajalca (
  53. odst.
  54. člena ZZDT-UPB1), dovoljenje za delo pa se tujcu izda na vlogo delodajalca oziroma pravne osebe določene s tem zakonom (
  55. odst.
  56. člena ZZDT-UPB1). V
  57. odst.
  58. člena ZZDT-UPB1 pa je določeno, da smejo organi pristojni za izvajanje tega zakona zbirati osebne podatke o tujcih v skladu z vsebino evidenc določenih s tem zakonom in na njegovi podlagi izdanimi predpisi. Evidenco tujcev, ki se zaposlijo in delajo na ozemlju Republike Slovenije po tem zakonu, v skladu s
  59. členom ZZDT-UPB1, vodi zavod za zaposlovanje. Podatki o tujcih, ki jih zavod za zaposlovanje zbira in evidentira iz vlog za izdajo delovnega dovoljenja so naslednji: - ime in priimek, - spol, - dan, mesec in leto rojstva, - EMŠO, če mu je določena, - kraj in država rojstva, - državljanstvo, - zadnje stalno ali začasno prebivališče v tujini ali v Republiki Sloveniji (država, kraj, ulica in hišna številka), - sedanje stalno oziroma začasno prebivališče v Republiki Sloveniji (kraj, ulica in hišna številka), - vrsta in številka potne listine, datum in kraj izdaje ter njeno veljavnost, - vrsta dovoljenja za prebivanje, datum izdaje ter veljavnost, - stopnja strokovne izobrazbe, - poklic, - posebna znanja in - delovne izkušnje. Mnenje Katalog zbirke osebnih podatkov predstavlja opis zbirke z navedbo njenih, z vidika varstva osebnih podatkov, najpomembnejših značilnosti. V zvezi z vašim vprašanjem, kaj je mišljeno pod vsako zbirko osebnih podatkov, Informacijski pooblaščenec meni, da se zbirke med seboj razlikujejo predvsem glede na kategorijo posameznikov, katerih osebni podatki se nahajajo v zbirki in glede na namen, v katerega se osebni podatki v taki zbirki obdelujejo in glede na vrste osebnih podatkov, ki se v posamezni zbirki nahajajo. Za novo zbirko osebnih podatkov gre vedno kadar se osebni podatki nanašajo na drugo kategorijo posameznikov kot osebni podatki že obstoječe zbirke. Če imate na primer že vzpostavljene zbirke osebnih podatkov, ki se nanašajo na zaposlene, želite pa vzpostaviti zbirko osebnih podatkov, ki se nanašajo na vaše kupce, je evidenca kupcev samostojna zbirka osebnih podatkov, saj se v njej nahajajo osebni podatki druge kategorije posameznikov (kupci) kot v prvi zbirki (zaposleni). Če pa se osebni podatki, ki jih obdelujete nanašajo na isto kategorijo posameznikov pa morate biti pozorni na namen obdelave osebnih podatkov in na vrste osebnih podatkov, ki se nahajajo v zbirki osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov namreč lahko posamezno zbirko podatkov v skladu z ZVOP-1 obdeluje tudi v več različnih namenov, vendar pa Informacijski pooblaščenec poudarja, da če se pri obdelavi od enega od teh namenov spremeni tudi nabor obdelovanih osebnih podatkov, ne gre več za isto zbirko osebnih podatkov, ampak za dve ali več zbirk. Za primer lahko navedemo zbirke osebnih podatkov, ki jih predvideva ZEPDSV in v katerih se nahajajo osebni podatki zaposlenih delavcev, vendar so od zbirke do zbirke različne tako vrste osebnih podatkov, ki se v njih nahajajo, kot tudi namen obdelave takih podatkov. Na podlagi povedanega Informacijski pooblaščenec zaključuje, da gre za različne zbirke osebnih podatkov v primeru, ko se v njih vsebovani osebni podatki nanašajo na različne kategorije posameznikov, pa tudi v primeru, ko se osebni podatki nanašajo ne isto kategorijo posameznikov, vendar sta različna tako nabor obdelovanih osebnih podatkov in kakor tudi namen njihove obdelave. V zvezi z vašim vprašanjem, ali gre tudi pri osebnih podatkih tujcev, ki jih zbirate za potrebe delovnih dovoljenj, za zbirko osebnih podatkov glede katere morate vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov, pa Informacijski pooblaščenec poudarja, da se delovna dovoljenja v skladu z ZZDT-UPB1 praviloma izdajo na vlogo delodajalca, ki mora zavodu za zaposlovanje v tej vlogi posredovati osebne podatke delavca, ki jih našteva
  60. odst.
  61. člena, in ki potem postanejo sestavni del evidence tujcev, ki se zaposlijo in delajo v Republiki Sloveniji. Delodajalec mora torej naštete osebne podatke za namene izdaje delovnega dovoljenja pridobiti od posameznega tujca še preden pride do sklenitve pogodbe in kot pogoj, da do sklenitve take pogodbe med njima sploh lahko pride. Zbirka osebnih podatkov, ki pri tem nastane pri delodajalcu – Evidenca prosilcev za delovno dovoljenje – je samostojna zbirka osebnih podatkov saj se od zbirk osebnih podatkov, ki jih delodajalec vodi po ZEPDSV loči tako po kategorijah posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz zbirke, po naboru osebnih podatkov, ki se nahajajo v zbirki pa tudi po namenu obdelave osebnih podatkov iz zbirke, zato morate tudi za to zbirko vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov in ga posredovati Informacijskemu pooblaščencu. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.