OP zaposlenih za potrebe enotne knjiž. izkaznice + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.07.2007 Številka: 0712-629/2007/2 Kategorije:Knjižničarstvo --> Kategorije: Knjižničarstvo Spoštovani, prejeli smo vaš elektronski dopis, v katerem navajate, da se vam v zvezi s projektom uvedbe enotne knjižnične izkaznice za zaposlene na ............. postavlja vprašanje pravilne izpeljave postopka za posredovanje podatkov o zaposlenih na ...... Gre za periodično posredovanje podatkov o zaposlenih k zunanjemu partnerju ......., ki bi podatke uvrstil v sistem ........., kjer bi knjižnice lahko preverile, če je obiskovalec zaposlen na ....... Knjižnice, ki bi lahko uporabljale prenesene osebne podatke zaposlenih, so notranje organizacijske enote članic ........, pa tudi samostojne enote, ki so pridružene članice ........ V zvezi s tem prosite za pojasnilo, ali pravilno razumete
- odstavek
- člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti, da je za vzpostavitev neposredne računalniške povezave potrebno pridobiti soglasje obeh pristojnih ministrstev ter Informacijskega pooblaščenca. Upoštevali bi predpise o varstvu osebnih podatkov ter
- člen Zakona o knjižničarstvu, zato vas zanima, kako naj začnete postopek projekta o posredovanju osebnih podatkov iz kadrovske evidence. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) v zvezi z vašim zgoraj navedenim dopisom uvodoma pojasnjuje, da bi do vzpostavitve neposredne računalniške povezave za posredovanje podatkov iz
- odstavka
- člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06) po mnenju Pooblaščenca prišlo v primeru, če bi se evidenca o zaposlenih delavcih na ....... ter knjižnični informacijski sistem .......... s pomočjo računalniškega vmesnika povezala na takšen način, da bi lahko določeni uporabniki ........... prek takšne povezave neposredno vpogledovali v določene osebne podatke zaposlenih na ......., ali pa, če bi se določeni osebni podatki iz evidence o zaposlenih delavcih prek takšnega vmesnika avtomatsko ali s pomočjo človeka prenašali in vpisovali oz. vključevali v .......... Iz navedenega izhaja, da v primeru, ko prenašanje in vpisovanje oz. vključevanje osebnih podatkov v ........... ni izvedeno s pomočjo prej omenjenega računalniškega vmesnika, pač pa se osebni podatki v ............ periodično prenašajo in vpisujejo npr. iz diskete, izmenljivega diska ali priponke, ki se v dogovorjenem formatu pošilja po elektronski pošti, takšno vpisovanje oz. vključevanje osebnih podatkov ne pomeni vzpostavitve neposredne računalniške povezave za posredovanje podatkov uporabnikom, zaradi česar za takšno vpisovanje osebnih podatkov ni potrebno pridobiti nobenega predhodnega soglasja. Vpisovanje oz. vključevanje osebnih podatkov zaposlenih na ...... v .......... se po določbah
- točke
- člena ZVOP-1 nedvomno šteje za obdelavo osebnih podatkov in to ne glede na to, na kakšen način je takšen vpis oz. vključevanje izvedeno. Zaradi tega Pooblaščenec opozarja, da se osebni podatki po določbah
- odstavka
- člena ZVOP-1 lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (
- točka
- člena ZVOP-1). V 2 odstavku
- člena ZVOP-1 je nadalje še določeno, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor glede na določbe
- točke
- člena ZVOP-1 spada tudi ........., so podrobneje določene v
- členu ZVOP-1, ki določa:
(1)Osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
(2)Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.
(3)Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
(4)Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Osebni podatki se morajo vedno obdelovati zakonito in pošteno (
- člen ZVOP-1), poleg tega pa je vedno potrebno upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz
- člena, kjer je določeno, da osebni podatki, ki se obdelujejo, morajo biti ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pooblaščenec po pregledu informacij, ki so dostopni prek spletnih strani ............., ugotavlja, da .................. dejansko pomeni programsko orodje za avtomatizacijo knjižničnega poslovanja, kamor med drugim spada tudi obdelava osebnih podatkov o uporabnikih knjižnice. Obdelava osebnih podatkov uporabnikov knjižnice je določena v
- členu Zakona o knjižničarstvu (ZKnj-1; Uradni list RS, št. 87/01 in 96/02), kjer je v
- odstavku določeno, da imajo knjižnice za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo naslednje osebne podatke svojih uporabnikov: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, izobrazba, zaposlitev ali šola. Citirana določba ZKnj-1 z vidika določb
- in
- člena ZVOP-1 pomeni, da lahko knjižnice v ......... ali v kakšnem drugem informacijskem sistemu, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, obdelujejo le osebne podatke svojih uporabnikov. Pooblaščenec po pregledu zakonodaje s področja delovnih razmerij ter področja knjižničarstva ugotavlja, da v nobenem od zakonov ni določeno, da se lahko osebni podatki zaposlenih na univerzi obdelujejo tudi za namene preverjanja obiskovalcev knjižnice ter za namene izdajanja enotne knjižnice izkaznice ali za namene ažuriranja osebnih podatkov o uporabnikih knjižnic. Glede na to, da v zakonu takšna obdelava osebnih podatkov zaposlenih na univerzi ni določena ter glede na to, da vsi zaposleni na ...... niso nujno tudi uporabniki knjižnice, bi lahko ..... osebne podatke o svojih zaposlenih z vidika določb
- in
- člena ZVOP-1 uporabljal za namene preverjanja obiskovalcev knjižnice, izdajanja enotne knjižnice izkaznice ter za namene ažuriranja osebnih podatkov o uporabnikih knjižnic, le v primeru: • Če bi zaposleni za takšno obdelavo osebnih podatkov podali osebno privolitev posameznika; • Če bi bila takšna obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe in bi pobuda za sklenitev takšne pogodbe prišla s strani posameznika, oziroma, če bi bila takšna obdelava potrebna in primerna za izpolnjevanje že sklenjene pogodbe; • Če bi bila takšna obdelava nujna za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti ...... in se s takšno obdelavo ne bi poseglo v upravičen interes posameznikov, na katere se podatki nanašajo. Ker Pooblaščencu ni znano, kakšne pogodbe ima ....... sklenjene s svojimi zaposlenimi, Pooblaščenec iz informacij, ki ste mu jih posredovali, ne more presoditi, ali je vpisovanje osebnih podatkov vseh zaposlenih na ...... v ........ dejansko potrebno in primerno za sklepanje ali za izpolnjevanje pogodb. Pooblaščencu tudi ni znano, iz kakšnih razlogov bi bilo takšno vpisovanje osebnih podatkov nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti ....., oziroma kakšne zakonite pristojnosti, naloge ali obveznosti ..... bi se s takšnim vpisovanjem sploh izvrševale. Ob upoštevanju zgoraj pojasnjenega ter predpostavki, da vsi zaposleni na .... niso nujno tudi uporabniki knjižnice posamezne članice ali pridružene članice univerze, Pooblaščenec meni, da bi se osebni podatki zaposlenih na .... z vidika določb
- in
- člena ZVOP-1 lahko vpisovali v ........ in uporabljali za namene preverjanja obiskovalcev knjižnice ter za namene ažuriranja podatkov o uporabnikih knjižnic le na podlagi osebne privolitve posameznika. Pooblaščenec zato predlaga, da ...... svoje zaposlene pisno ali na drug način seznani z namenom obdelave njihovih osebnih podatkov ter jih zaprosi, da za nameravano obdelavo osebnih podatkov podajo svojo osebno privolitev (14.,
- in
- točka
- člena ZVOP-1). V primeru, da kateri od zaposlenih ne bi podal osebne privolitve za nameravano obdelavo svojih osebnih podatkov, ..... njegovih osebnih podatkov po mnenju Pooblaščenca ne bi ne bi smela vnesti v ........ ter jih uporabljali za namene preverjanja obiskovalcev knjižnice in za namene ažuriranja podatkov o uporabnikih knjižnic. Ob tem Pooblaščenec še opozarja, da se lahko v ........ vpišejo le tiste vrste osebnih podatkov zaposlenih, ki jih določa
- člen ZKnj-
- V zvezi s posredovanjem osebnih podatkov zaposlenih na ....... zunanjemu partnerju (.....), ki bi osebne podatke vpisal v ......... Pooblaščenec pojasnjuje, da se ....... v takšnem primeru z vidika določb
- točke
- člena ter določb
- člena ZVOP-1 šteje kot pogodbeni obdelovalec, to je pravna, fizična ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki obdeluje osebne podatke v imenu in za račun upravljavca osebnih podatkov (..... ). ...... lahko namreč kot upravljavec osebnih podatkov zaposlenih skladno z določbami
- člena ZVOP-1 posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz
- člena tega zakona. Za posredovanje osebnih podatkov pogodbenemu obdelovalcu ni potrebno pridobiti niti soglasja posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, niti soglasja kakšnega drugega organa. Pogoj, ki mora biti izpolnjen za posredovanje osebnih podatkov pogodbenemu obdelovalcu je le ta, da mora biti pogodbeni obdelovalec registriran za opravljanje takšne dejavnosti ter, da je s pogodbenim obdelovalcem obvezno sklenjena pogodba v pisni obliki (
- odstavek
- člena ZVOP-1). V takšni pogodbi morajo biti jasno določeno pooblastila pogodbenemu obdelovalcu v zvezi s posameznimi opravili obdelave osebnih podatkov, poleg tega pa mora takšna pogodba obvezno vsebovati tudi dogovor o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov iz
- člena ZVOP-
- Lep pozdrav, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026