Opredelitev pojma "zbirka osebnih podatkov" - IPRS

Opredelitev pojma "zbirka osebnih podatkov" + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 09.10.2006 Številka: 0712-226/2006/2 Kategorije:Zbirke osebnih podatkov --> Kategorije: Zbirke osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne 28.9.2006.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Navajate, da v ZVOP-1 pogrešate natančnejšo opredelitev "Zbrike osebnih podatkov". Izhodišče pri odločanju, ali gre za zbirko ali ne, naj bi bil "strukturiranost niza podatkov". Ali mi lahko posredujete primere zbirk, ki ustrezajo temu kriteriju? Ali sodi sem tudi recimo arhiv pogodb s fizičnimi osebami, ki seveda vsebujejo tudi osebne podatke? Peta točka
6. člena ZVOP-1 določa, da je zbirka osebnih podatkov vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Ocene, ki temeljijo na Direktivi 95/46/ES, se ukvarjajo z bazami podatkov striktno z informacijskega vidika in podajajo razlago izključno glede na strokovno področje informatike (v smislu vede o informacijah, ang. information science), ne pa tudi s pravnega vidika.Direktiva 95/46/ES o varstvu posameznikov pri varstvu osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov z dne 24.10.1995 podaja naslednjo definicijo zbirke osebnih podatkov: »Zbirka osebnih podatkov pomeni vsak strukturiran niz osebnih podatkov, ki je dostopen v skladu s posebnimi merili, bodisi da je centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi.« Iz navedene definicije sledi, da podatki ustrezajo zbirki osebnih podatkov, če zadostujejo naslednjim pogojem:- gre za osebne podatke (pravna definicija); - gre za niz teh podatkov (definicija z vidika informatike); - gre za strukturiran niz (definicija z vidika informatike); - je ta dostopen v skladu s posebnimi merili (ohlapna definicija meril).Zadnji del definicije zbirke osebnih podatkov predstavlja podlago za široko obravnavo zbirk, ki ustrezajo predhodnim pogojem. Niz podatkov je strukturiran, kadar gre za ponavljanje enakega zaporedja kategorij podatkov, ki je obdelan na način, da je mogoče na podatkih neposredno ali ob minimalnih prilagoditvah izvajati relacijske operacije, ki (z informacijskega vidika) povečujejo informacijsko vsebnost podatkov oziroma zbirke, pri čemer relacijske operacije med drugim pomenijo združevanje, razvrščanje, iskanje, povezovanje in ostale operacije s podatki. Takim zahtevam ustreza v najenostavnejši obliki tabela podatkov, kadar omogoča preoblikovanje v relacijsko bazo podatkov. Šele ta omogoča povezovanje posameznih podatkov in posledično pridobivanje sekundarnih informacij. Vendar pa na tem mestu opozarjamo, da določil ZVOP-1 ne gre gledati strogo tehnično, ampak je poleg obravnave z vidika informacijskih ved potrebno upoštevati tudi merilo določljivosti posameznika v povezavi z zahtevnostjo postavitve meril, ki to določljivost omogoči. V vašem primeru konkretno sprašujete, ali je arhiv pogodb s fizičnimi osebami moč šteti za zbirko osebnih podatkov. Glede na to, da gre pri pogodbah za določeno raven strukturiranosti in da gre za ponavljanje enakega zaporedja kategorij podatkov, ter da so nizi podatkov obdelani na način, da je mogoče na podatkih neposredno ali ob minimalnih prilagoditvah izvajati relacijske operacije, ocenjujemo, da gre v tem primeru za niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika (recimo možnost iskanja po arhivu na podlagi datuma podpisa pogodbe, po načinu izplačila pogodbenemu partnerju, pa vsebini pogodbe itd.). S tem so izpolnjeni zadostni pogoji za strukturiran niz podatkov in obstoj zbirke osebnih podatkov, katere obstoj ste, kot izhaja iz nadaljevanja, dolžni prijaviti Informacijskemu pooblaščencu.Katalog in register zbirk urejajo členi 26 do 28 ZVOP-
7. Vsebina kataloga je določena v
8. členu ZVOP-
9. V skladu s
10. odst.
11. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko (poudaril Pooblaščenec) osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:
12. naziv zbirke osebnih podatkov;
13. podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);
14. pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;
15. kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
16. vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;
17. namen obdelave;
18. rok hrambe osebnih podatkov;
19. omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;
20. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;
21. dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;
22. splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;
23. podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;
24. podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
25. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
26. odst.
27. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov skrbeti za točnost in ažurnost kataloga.
28. odst.
29. člena ZVOP-1 določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Zaradi boljše preglednosti so ti deli kataloga zgoraj poudarjeni. Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
30. odst.
31. člena sporočiti tudi spremembe podatkov, in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe. Številni upravljavci osebnih podatkov so v register že vnesli tudi zbirke, ki vsebujejo dokumentacijo glede pravnih razmerij s fizičnimi osebami, zato predlagamo, da si za konkretne primere ogledate register zbirk osebnih podatkov, ki se nahaja na spletnem naslovu: http://www.ip-rs.si/index.php?id=459.Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026