Osebni podatki delavcev in kandidatov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.09.2015 Številka: 0712-1/2015/2141 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec je dne
- 2015 prejel vaše e-sporočilo, v katerem ste navedli, da ste podjetje, ki nudi pomoč delodajalcem v zvezi s postopki zaposlovanja in odpuščanja delavcev. Zadnja leta se postopki zaposlovanja delavcev čedalje bolj zapletajo, saj delodajalec zelo težko dobi kakšen podatek, ki ga potrebuje za zaposlitev delavca. Večina zavodov oz. organov se sklicuje na osebne podatke, ki jih ne smejo posredovati po mailu, telefonu, osebno ipd., ker imajo taka navodila s strani Informacijskega pooblaščenca. Navedli ste dva primera:1) Delodajalec odda potrebo po zaposlitvi delavca na PDM-1 obrazcu in označi, da želi posredovanje ZRSZ ter navede, na kakšen način se lahko kandidati prijavijo na prosto delovno mesto. Zavod na tej podlagi delodajalcu izda mnenje oz. obvestilo, v katerem navede seznam ustreznih kandidatov (samo ime in priimek, brez kontaktov). Obvestilo pošljejo po navadni pošti, saj baje po e-pošti ne smejo zaradi varstva osebnih podatkov. To pa delodajalcem, ki se jim mudi z zaposlitvijo delavca, še dodatno zavleče celoten postopek pridobitve ustreznega kandidata. Zanima vas sledeče:- Zakaj se takšno obvestilo o ustreznih kandidatih ne sme poslati na uradni e-naslov podjetja oz. pooblaščenca podjetja v postopku? - Ali so kontaktni podatki brezposelnih oseb, ki iščejo zaposlitev in so primerni glede na potrebe delodajalca, res tako strogo varovani? Včasih so bili na teh obvestilih napisani telefonska št. ali e-naslov kandidata, kar vam je omogočilo hiter stik in pridobivanje potencialnih delavcev, zdaj pa je potrebno čakati na prijave delavcev, ki jih navedejo v tem obvestilu le z imenom in priimkom. Običajno se izkaže, da se kandidat sploh ne želi zaposliti, s takšnim ravnanjem pa se delodajalcu po nepotrebnem podaljša celoten postopek zaposlitve.2) Delodajalec zaposli delavca tujca, ki še nikoli prej ni delal v Sloveniji. Gre za problematiko "voznikov tovornih vozil". Ob zaposlitvi je delavca potrebno prijaviti v obvezno zavarovanje na obrazcu M-1, kar običajno storite preko e-vem (od 1.1.2016 drugače sploh ne bo možno). Preden ta voznik dejansko začne opravljati delo mora delodajalec zanj pridobiti še ustrezno licenco za voznika pri GZS ali OZS. Ob vložitvi vloge za to licenco, ki jo običajno izdajo še isti dan, zahtevajo številko zdravstvenega zavarovanja delavca. Voznik brez licence namreč ne sme voziti tovornega vozila. Ko pokličete na ZZZS, ki rešuje M-1 obrazec, se referenti zgovarjajo, da je številka zdravstvenega zavarovanja osebni podatek delavca in da mu ga bodo poslali po pošti (kar spet pomeni nekajdnevno čakanje, poleg tega pa delavec ta čas ne more opravljati dela). Če greste delavca prijaviti osebno na ZZZS, pa vam referent običajno brez težav takoj na obrazec M-1 napiše številko zavarovanja, da lahko urejate zadeve naprej. Skrb vzbujajoče pa je to, da po 1.1.2016 osebna oddaja M obrazcev na ZZZS sploh ne bo več mogoča. Prosite za pojasnilo:- Ali je res številka zdravstvenega zavarovanja osebni podatek delavca, ki ga ne smejo posredovati delodajalcu, čeprav ima zakonski interes, da to številko dobi? Se to ne bi moglo urediti drugače, npr. da bi ta številka bila napisana na potrjenem M-1 obrazcu? - Zakaj mora delodajalec ob prijavi delavca ZZZS predložiti pogodbo o zaposlitvi, ki vsebujejo osebne podatke delavca, druge zelo občutljive podatke (plača, ipd.), v obratni smeri pa od istega zavoda ne more prejeti podatkov, ki jih potrebuje za uresničevanje drugih pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, določenih z zakonom, npr. ime in priimek delavca, naziv delodajalca (na e-vem je vse v šifrah in neskončno dolgih številkah), iskanje po prijavah in odjavah delavcev pa je za delodajalca nemogoče.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.*****l Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (
- in
- točka
- člena ZVOP-1). Občutljive osebne podatke ZVOP-1 eksplicitno našteva v
- točki
- člena ZVOP-1 (podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali prekrškovnih evidenc; občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin). Glede na navedeno so podatki, ki jih navajate v dopisu (ime in priimek, telefonska številka, e-naslov, številka zdravstvenega zavarovanja, plača) osebni podatki, vendar ne gre za občutljive osebne podatke. l Vsak upravljavec osebnih podatkov (npr. ZZZS, ZRSZ, delodajalci) je v skladu s prvim odstavkom
- člena ZVOP-1 dolžan zagotoviti njihovo zavarovanje na način, kot ga določa
- člen ZVOP-
- Prvi odstavek
- člena ZVOP-1 določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se med drugim preprečuje tudi nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih. V zvezi z zavarovanjem občutljivih osebnih podatkov pa ZVOP-1 v drugem odstavku
- člena določa, da se pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oz. neprepoznavnost med prenosom.ZVOP-1 ne prepoveduje pošiljanja osebnih podatkov po e-pošti, ampak le določa pogoje za posredovanje občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij, torej tudi po e-pošti. Glede na to, da se podatki, o katerih sprašujete, ne štejejo med občutljive osebne podatke, jih je po mnenju Informacijskega pooblaščenca dopustno posredovati tudi po e-pošti, pri čemer je odgovornost za morebitno nezakonito posredovanje oz. razkritje osebnih podatkov nepooblaščenim osebam na strani pošiljatelja. Zato Informacijski pooblaščenec svetuje, da upravljavci osebnih podatkov pošiljajo osebne podatke po e-pošti le, če so prepričani o identiteti prejemnika. Informacijski pooblaščenec ni seznanjen z razlogi, zakaj ZRSZ podatkov o primernih kandidatih delodajalcem ne posreduje na njihove uradne e-naslove. l Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (
- točka
- člena ZVOP-1). Splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so določene v
- členu ZVOP-
- Ta v prvem odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, drugi odstavek istega člena pa določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju so navedene v
- členu ZVOP-1, pravne podlage v zasebnem sektorju pa določa
- člen ZVOP-
- ZVOP-1 sicer razlikuje med pravnimi podlagami v javnem in zasebnem sektorju, vendar je obdelava osebnih podatkov na delovnopravnem področju omejena in urejena z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006; v nadaljevanju: ZEPDSV) ter Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013; v nadaljevanju: ZDR-1). ZDR-1 v
- členu določa:
(1)Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
(2)Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti.
(3)Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati.
(4)Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov.Glede na navedeno, lahko delodajalec obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV (številke zdravstvenega zavarovanja ne določa), in za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh, torej delavca in delodajalca. Ker, kot izhaja iz vašega dopisa, številko zdravstvenega zavarovanja delavca potrebujete za pridobitev licence, brez katere delavec ne more opravljati dela, pravno podlago za pridobitev podatka predstavlja
- člen ZDR-
- Iz vaših navedb je mogoče razbrati, da ni problem sama pridobitev številke zdravstvenega zavarovanja, ampak način njene pridobitve - če se zglasite osebno na ZZZS, jo pridobite takoj, po telefonu pa vam je ZZZS noče posredovati. Informacijski pooblaščenec v zvezi z navedenim pojasnjuje, da je ravnanje ZZZS v tem primeru pravilno, saj osebnih podatkov praviloma ne posredujemo po telefonu, ker zaradi težje identifikacije sogovornika oz. prejemnika podatkov obstaja večja verjetnost razkritja osebnih podatkov nepooblaščenim osebam. V zvezi z drugačno ureditvijo posredovanja številke zdravstvenega zavarovanja, npr. na potrjenem M obrazcu, Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da je vsebina M obrazcev predpisana s Pravilnikom o obrazcih prijav podatkov o pokojninskem in invalidskem ter zdravstvenem zavarovanju za starševsko varstvo in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 19/2015) in da se morate glede sprememb omenjenega predpisa obrniti na pristojno ministrstvo. Glede posredovanja osebnih podatkov brezposelnih oseb oz. primernih kandidatov za zaposlitev delodajalcem, Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da ni našel nobenega specialnega zakona, ki bi določal, katere osebne podatke mora ZRSZ posredovati. To določa drugi odstavek
- člena Pravilnika o načinu sporočanja podatkov o prostem delovnem mestu ali vrsti dela Zavodu Republike Slovenije za zaposlovanje, javni objavi ter postopku posredovanja zaposlitve (Uradni list RS, št. 59/2013, v nadaljevanju: Pravilnik), ki je bil sprejet na podlagi četrtega odstavka
- člena Zakona o urejanju trga dela (Uradni list RS, št. 80/2010, v nadaljevanju: ZUTD). Skladno z omenjeno določbo ZRSZ naslednji dan po izteku roka za prijavo na prosto delovno mesto delodajalcu posreduje podatke o osebnih imenih, telefonskih številkah ali elektronskih naslovih napotenih kandidatov ter ga zaprosi za povratno informacijo glede izida posredovanja. Pravilnik oz. podzakonski akt glede na določbo
- člena Ustave RS, ki določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, ne more predstavljati ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov. Poleg tega ZUTD v četrtem odstavku
- člena določa, da minister, pristojen za delo, s Pravilnikom podrobneje predpiše način sporočanja podatkov in javne objave ter postopek posredovanja zaposlitve, ne pa vrste osebnih podatkov, ki se posredujejo delodajalcem. Ne glede na to pa Informacijski pooblaščenec meni, da bi ZRSZ delodajalcem lahko posredoval določene (omejene) osebne podatke primernih kandidatov za zaposlitev, kot pojasnjujemo v nadaljevanju. Po določbi drugega odstavka
- člena ZVOP-1 se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo tudi osebni podatki tistih posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Citirana določba se v primeru obdelave osebnih podatkov za namene sklepanja pogodbe ali izvedbe pogajanj za sklenitev pogodbe (npr. pogodbe o zaposlitvi) lahko šteje kot neposredna zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov oseb, ki želijo s potencialnim delodajalcem skleniti pogodbo, pod pogojem, da je obdelava določenih osebnih podatkov potrebna in primerna (načelo sorazmernosti) za sklenitev pogodbe ali za uveljavljanje pravic iz pogodbenega razmerja. Posredovanje osebnega imena in kontaktnih podatkov napotenih kandidatov za zaposlitev potencialnemu delodajalcu je po mnenju Informacijskega pooblaščenca vsekakor potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe o zaposlitvi, zaradi česar se lahko določba drugega odstavka
- člena ZVOP-1 šteje kot neposredna zakonska podlaga, ki potencialnega delodajalca pooblašča, da od ZRSZ pridobi navedene podatke o napotenih kandidatih. Samostojno zakonsko podlago za posredovanje podatkov o osebnih imenih, telefonskih številkah ali elektronskih naslovih napotenih kandidatov pa lahko predstavlja tudi četrti odstavek
- člena ZVOP-1, ki določa, da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Kot zakonito pristojnost ZRSZ je mogoče šteti pomoč brezposelnim pri iskanju zaposlitve in delodajalcem pri iskanju primernih kandidatov ter napotitev primernih kandidatov delodajalcem, obdelava podatkov v konkretnem primeru (posredovanje osebnih podatkov primernih kandidatov delodajalcem) pa po presoji Informacijskega pooblaščenca ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, saj je oz. naj bi bil interes vsake brezposelne osebe, da čimprej najde zaposlitev. Glede na načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki ga je treba upoštevati pri vsaki obdelavi osebnih podatkov (osebni podatki, ki se obdelujejo, morajo biti ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo), je nabor osebnih podatkov, ki jih določa drugi odstavek
- člena Pravilnika (ime in priimek, telefonska številka ali e-naslov kandidata), primeren in ustrezen, saj delodajalcem omogočajo hitro komunikacijo s kandidati in s tem hitrejši potopek zaposlitve.V zvezi z razlogi in pravno podlago za obvezno predložitev pogodbe o zaposlitvi pri prijavi delavca v obvezno zdravstveno zavarovanje ZZZS na svoji spletni strani pojasnjuje, da je v
- točki prvega odstavka
- člena Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Uradni list RS, št. 72/2006-UPB3 s spr., v nadaljevanju: ZZVZZ) določeno, da so obvezno zdravstveno zavarovane osebe, ki so v delovnem razmerju v RS. Po
- točki
- člena Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja (Uradni list RS, št. 79/1994 s spr., v nadaljevanju: Pravila) pridobijo te osebe lastnost zavarovanca z dnem, ko so sklenile delovno razmerje (upoštevajoč
- člen ZDR-1 to pomeni z dnem nastopa dela oz. če ta ni določen, z dnem sklenitve pogodbe o zaposlitvi). V skladu z
- členom ZZVZZ lastnost zavarovane osebe ugotavlja pristojna služba ZZZS na podlagi prijave v zavarovanje. Zavezanci za vlaganje prijav v zavarovanje prijavljajo in odjavljajo osebe za obvezno zavarovanje ter sporočajo spremembe podatkov med obveznim zavarovanjem na predpisanih M obrazcih. Pogoje za vstop v obvezno zavarovanje je zavezanec dolžan izkazati z javnimi listinami in z drugimi dokumenti, na podlagi katerih lahko ZZZS ugotovi, ali so izpolnjeni pogoji za obvezno zavarovanje (drugi odstavek
- člena Pravil). Podatke o dejstvih, potrebnih za prijavljanje, odjavljanje in spremembe med obveznim zdravstvenim zavarovanjem, pridobiva ZZZS iz uradnih evidenc, ki jih vodijo državni organi, uprave lokalnih skupnosti in drugi nosilci javnih pooblastil. Ker podatka o sklenitvi delovnega razmerja, datumu nastopa dela (oz. sklenitvi pogodbe o zaposlitvi), delovnem času delavca in drugih podatkov iz delovnega razmerja navedene institucije ne vodijo v uradnih evidencah, jih je delodajalec kot zavezanec za vlaganje prijav v zavarovanje v skladu drugim odstavkom
- člena ter prvim odstavkom
- člena Pravil dolžan sam izkazati. S predložitvijo pogodbe o zaposlitvi delodajalec dokaže, da oseba, za katero vlaga prijavo, izpolnjuje pogoje za obvezno zdravstveno zavarovanje. Podatke, s katerimi se ne preverja pravilnost podatkov v prijavi v zavarovanje (npr. plača, bonitete, letni dopust), se v pogodbi o zaposlitvi lahko prekrije (http://www.zzzs.si/zzzs/internet/zzzs.nsf/o/ 4FA0C4BC00 A8F0D3C1256F55002EEAED?OpenDocument). Lepo vas pozdravljamo,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenkaPripravila: dr. Monika Benkovič Krašovec, državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026