Osebni podatki, ki jih lahko zbira delodajalec + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 09.11.2006 Številka: 0712-321/2006/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,po elektronski pošti smo dne 2.11.2006 prejeli vaša vprašanja. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas:Ali lahko delodajalec vašega moža zbira podatke kot so: osebni podatki zaposlenega (družinski stan, poročen-od kdaj in kje, ime in priimek zakonca, vaš dekliški priimek, vaš rojstni datum, vaše državljanstvo, vaš kraj bivanja, podatke o otrocih, moževo številko potnega lista, veljavnost, izdajatelj ipd.? Zakon o varstvu osebnih podatkov v 9. členu določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. V javnem sektorju se lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Izjemoma se lahko obdelujejo tudi tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Glede obdelave osebnih podatkov v zasebnem sektorju ZVOP-1 (10. člen) določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. V zasebnem sektorju se lahko obdelujejo osebni podatki tudi, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Ob tem velja opozoriti na načelo sorazmernosti (3. člen ZVOP-1), ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Tako delodajalec že pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oziroma drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. (26. člen Zakona o delovnih razmerjih; Uradni list RS, št. 42/02, 79/06, v nadaljevanju ZDR).V skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) lahko delodajalci vodijo naslednje evidence: – evidenco o zaposlenih delavcih, – evidenco o stroških dela, – evidenco o izrabi delovnega časa, – evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. (12. člen)13. člen ZEPDSV določa, da se v evidenco o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo:
- a)podatki o delavcu: – osebno ime, – datum rojstva, če oseba nima EMŠO, – kraj rojstva, – država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, – enotna matična številka občana, – davčna številka, – državljanstvo, – naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), – naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), – izobrazba, – ali je delavec invalid, – kategorija invalidnosti, – ali je delavec delno upokojen, – ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, – ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, – naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);
- b)podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci): – vrsta delovnega dovoljenja, – datum izdaje delovnega dovoljenja, – datum izteka delovnega dovoljenja, – številka delovnega dovoljenja, – organ, ki je izdal delovno dovoljenje;
- c)podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi: – datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, – datum nastopa dela, – vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, – razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, – poklic, ki ga opravlja delavec, – strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, – naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, – število ur tedenskega rednega delovnega časa, – razporeditev delovnega časa, – kraj, kjer delavec opravlja delo, – ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo; č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: – datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi, – način prenehanja pogodbe o zaposlitvi. ZDR določa tudi varstvo, ki ga mora delodajalec delavcu zagotoviti pri obdelavi in posredovanju njegovih osebnih podatkov tretjim osebam. Osebni podatki delavcev se tako lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. (46. člen ZDR)Ob tem je pomembno tudi to, da ima posameznik, katerega osebni podatki se obdelujejo tako v javnem kot v zasebnem sektorju, kadarkoli z ugovorom pravico zahtevati prenehanje njihove obdelave. Upravljavec ugovoru ugodi, če posameznik dokaže, da niso izpolnjeni pogoji za obdelavo po ZVOP-1. V tem primeru se njegovih osebnih podatkov ne sme več obdelovati. Če upravljavec ne ugodi ugovoru iz prejšnjega odstavka, lahko posameznik, ki je vložil ugovor, zahteva, da o obdelavi odloči Informacijski pooblaščenec oz. državni nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov. V tem primeru lahko posameznik vloži zahtevo v sedmih dneh od vročitve odločitve o ugovoru. Državni nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov odloči o zahtevi v dveh mesecih od prejema zahteve. Vložena zahteva zadrži obdelavo osebnih podatkov posameznika, glede katerih je vložil zahtevo. Stroške vseh dejanj upravljavca osebnih podatkov pa krije upravljavec.Pooblaščenec torej meni, da je v zvezi z vašim vprašanjem pomembno v prvi vrsti to, da ugotovite namen zbiranja osebnih podatkov, ki jih navajate in ob tem upoštevate v vsebini navedeno pravno podlago, ki jo ima pri tem delodajalec, tako v javnem kot tudi v zasebnem sektorju. V kolikor boste po teh ugotovitvah mnenja, da delodajalec vašega moža v skladu z ZVOP-1 ni upravičen zbirati ali da prekomerno zbira osebne podatke, vam predlagamo, da na Informacijskega pooblaščenca naslovite prijavo. Prijava naj vsebuje vse potrebne podatke, ki v konkretnem primeru pomenijo tudi obvezno razkritje imena delodajalca oz. organizacije, kjer je zaposlen vaš mož. Brez podatkov o zavezancu Informacijski pooblaščenec ne more začeti postopka inšpekcijskega nadzorstva. Z uvedbo inšpekcijskega postopka zoper zavezanca po ZVOP-1 ima Informacijski pooblaščenec pristojnost, da nezakonito zbiranje osebnih podatkov nemudoma prepove. Lep pozdrav,Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026