Osebni podatki, ki jih o dijakih zbira srednja šola + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.10.2006 Številka: 0712-195/2006/2 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2006 prejel vaše e-sporočilo. V njem nas sprašujete ali je srednja šola upravičena zbirati vrsto osebnih podatkov, ki so navedeni na obrazcu (ki ste ga priložili) in za to zahtevati od staršev oziroma dijaka pisno soglasje. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb relevantnih predpisov daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 - ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.
- UvodnoUvodoma je potrebno pojasnilo o relevantni ureditvi v Zakonu o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1), kjer v
- členu najdemo naslednje opredelitve pojmov, ki so pomembni za razumevanje vašega primera: - Osebni podatek pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa; - Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno; - Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.ZVOP-1 v prvem odstavku
- člena določa, da se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi srednje šole) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
- Utemeljitev dopustnosti zbiranja osebnih podatkov učencevPooblaščenec meni, da je obravnavana srednja šola na podlagi prvega odstavka
- člena ZVOP-1 upravičena do obdelave (kar vključuje tudi zbiranje) določenih osebnih podatkov dijakov in njihovih staršev, kar utemeljuje v nadaljevanju. 2.1 Podlaga v zakonuKer je obdelava določenih osebnih podatkov dijakov (in tudi staršev) potrebna za nemoten proces izobraževanja oziroma njegovo uspešno izvedbo, prvi odstavek
- člena Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju (Uradni list RS, št. 79/06; v nadaljevanju ZPSI-1) določa, da šole vodijo naslednje evidence z osebnimi podatki dijakov:
- evidenco prijavljenih kandidatov za vpis,
- evidenco vpisanih ter evidenco vpisanih po letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah,
- osebni list, ki se vodi za vsakega vpisanega od vključitve dokončanja izobraževanja oziroma do izpisa,
- matično knjigo, ki obsega splošne podatke o vpisanih, o poteku njihovega izobraževanja od vključitve do končanja izobraževanja oziroma do izpisa,
- evidenco podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih vpisanih,
- zapisnike sej izpitnega odbora za zaključni izpit,
- zapisnike zaključnih izpitov,
- poročilo o zaključnem izpitu,
- zapisnike o izpitih, ki obsegajo prijavo k izpitu, potek izpita in doseženo oceno,
- evidenco o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba,
- evidenco vpisanih, ki se izobražujejo izredno in evidenco kandidatov, ki opravljajo izpite,
- evidenco o preverjanju in ocenjevanju znanja,
- evidenco izdanih dokumentov o končanem izobraževanju.Na podlagi določb tretjega, četrtega, petega, šestega in osmega odstavka
- člena ZPSI-1, lahko sklenemo, da vse navedene evidence obsegajo naslednje podatke: osebno ime dijaka, enotno matično številko občana, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, stalno in začasno bivališče, državljanstvo ter predhodno pridobljeno izobrazbo. Dodatno vsebujejo evidence prijavljenih kandidatov za vpis (
- točka) še dodatne podatke, npr. o starših (osebno ime, prebivališče, telefonska številka), o imenu in sedežu šole, kjer je prijavljeni končal zadnji razred ali letnik, imenu izobraževalnega programa, o ocenah in drugih podatkih v skladu z merili za vpis v šole z omejitvijo vpisa in vpisnimi pogoji in podobno (četrti odstavek
- člena ZPSI-1). Podobno velja za osebne liste (gl. zgoraj
- točka), ki vsebujejo še podatke o splošnem učnem uspehu, o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju izobraževanja (peti odstavek
- člena ZPSI-1). Tudi evidence podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih vpisanih (gl. zgoraj
- točka) dodatno vsebujejo tudi podatke o vrsti parametrov v zvezi z gibalnimi sposobnostmi in morfološkimi značilnostmi (šesti odstavek
- člena ZPSI-1). Prav tako se za evidence o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba (gl. zgoraj
- točka), dodatno zbirajo še naslednji podatki: družinska in socialna anamneza, razvojna anamneza, diagnostični postopki in postopki strokovne pomoči ter strokovna mnenja drugih inštitucij (CSD, zdravstvene inštitucije, svetovalni centri) (osmi odstavek
- člena ZPSI-1).V uvodu omenjena določba prvega odstavka
- člena ZVOP-1 pogojuje obdelavo osebnih podatkov z obstojem posebnega (področnega) zakona, ki določa obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo. V konkretnem primeru je ZPSI-1 tisti predpis, na katerega napotuje ZVOP-
- ZPSI-1 je tako v odnosu do ZVOP-1 specialni zakon, zato se po načelu lex specialis derogat legi generali za vprašanja upravičenosti zbiranja osebnih podatkov in vrste osebnih podatkov, ki jih lahko zbirajo srednje šole, uporabljajo določbe ZPSI-
- Te pa šolam dajejo vsa pooblastila, da lahko od dijakov oziroma njihovih staršev ali skrbnikov zbirajo in obdeluje zgoraj navedene osebne podatke. 2.2 Ali šola za obdelavo osebnih podatkov potrebuje soglasje dijaka oziroma njegovih staršev ali skrbnikov Ob navedbah iz prejšnje točke je potrebno opozoriti, da sedmi odstavek
- člena ZPSI-1 določa, da se podatki v zvezi z gibalnimi sposobnostmi in morfološkimi značilnostmi (za evidenco iz
- točke prvega odstavka
- člena) zbirajo s soglasjem dijaka.Tudi deveti odstavek
- člena ZPSI-1, predvideva soglasje dijaka, staršev oziroma skrbnikov za zbiranje podatkov v evidenci o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba (evidenca iz
- točke prvega odstavka
- člena). Če je dijak ogrožen in ga je potrebno zavarovati, je dovolj soglasje dijaka. Te podatke so svetovalni in drugi delavci dolžni varovati kot poklicno skrivnost.Podobno določbo ima tudi Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 96/99, 108/99, 97/06; v nadaljevanju PŠDSI) in sicer v prvem odstavku
- člena, ki določa, da šola lahko vodi zgoraj navedeni evidenci (iz
- in
- točke prvega odstavka
- člena ZPSI-1) le s soglasjem. Zanimivo je, da je v isti določbi predvideno tudi soglasje za vodenje evidence osebnih podatkov o starših oziroma zakonitih zastopnikih mladoletnih dijakov, česar pa ZPSI-1 ne predvideva (zakon namreč dovoljuje zbiranje osebnih podatkov o starših v okviru evidence prijavljenih kandidatov za vpis, za kar pa ni potrebno soglasje). Ne glede na določbe PŠDSI, je mogoče zbirati podatke o starših že na podlagi samega zakona, torej brez njihovega soglasja. Glede na to, da šola pridobiva te podatke od samih staršev pa je logično, da starši podatke po naravi stvari dajo s svojim soglasjem.Na podlagi zgornjih navedb lahko sklenemo, da za obdelavo nekaterih podatkov navedenih na pisnem obrazcu po samem zakonu sploh ni potrebno soglasje staršev oziroma dijaka. Ti so na obrazcu navedeni zgolj informativno.
- Ali je potrebno soglasje k
- in
- točki priloženega obrazca Soglasje za sodelovanje dijaka pri izvajanju anket, snemanju oddaj in podobno (
- točka) ter soglasje za objavo skupinske slike dijakov na internetu (
- točka), je v prosti avtonomiji dijaka oziroma staršev in neposredno ni povezano z varstvom osebnih podatkov v smislu določb ZVOP-
- Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026