Osebni podatki na izjavi o avtorstvu fakultetne diplomske naloge + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 29.09.2022 Številka: 07121-1/2022/1025 Kategorije: --> Kategorije: EMŠO in davčna, Pravne podlage, Šolstvo, Svetovni splet Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo
- 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede osebnih podatkov na izjavi o avtorstvu fakultetne diplomske naloge. Navajate, da fakulteta ob oddaji tiskane diplomske naloge zahteva, da je zadnji strani priložena tudi izjava o avtorstvu na predpisanem obrazcu (kot je to sicer običajno na vseh fakultetah). Na obrazcu, ki je del javno dostopne izdaje diplomske naloge, zahtevajo sledeče podatke: ime in priimek, rojstni datum, naslov, osebna matična številka. Pojasnjujete, da referat fakultete s tem podatki v vsakem primeru že upravlja, moti pa vas, da so rojstni datum, naslov in EMŠO zahtevani v diplomski nalogi, ki je javno dostopna. Zanima vas, če so navedeni podatki v tovrstnem primeru upravičeno zahtevani podatki, saj menite, jih lahko nadomesti vpisna številka. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V mnenju lahko zato podamo zgolj splošna pojasnila, ne moremo pa presojati ustreznosti konkretnega ravnanja posameznih upravljavcev. Javna objava osebnih podatkov o naslovu, rojstnem datumu in EMŠO številki v izjavi o avtorstvu, ki se objavi skupaj z diplomsko nalogo, za namene določljivosti avtorja diplomske naloge načeloma ni potrebna; fakulteta bi lahko isti namen dosegla z objavo vpisne številke ter tako bistveno manj posegla v zasebnost avtorja diplomske naloge. O b r a z l o ž i t e v: Javna objava diplomske naloge z imenom in priimkom ter drugimi osebnimi podatki avtorja predstavlja obdelavo osebnih podatkov v smislu člena 4
(2)Splošne uredbe o varstvu podatkov, za katero mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Kot že sami navajate, fakulteta s podatki o vašem naslovu, rojstnem datumu in EMŠO številki že razpolaga. Pravna podlaga za to je najverjetneje zakon oziroma izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka (
- c)oziroma (
- e)člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov). Na podlagi privolitve pa lahko fakulteta načeloma obdeluje osebne podatke le, kadar ne gre za izvrševanje njenih nalog, ki jih opravlja na podlagi zakona. Prav tako IP opozarja, da morajo biti osebni podatki skladno s členom 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni (načelo omejitve namena) ter ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo najmanjšega obsega podatkov). Iz vašega dopisa ne izhaja, zakaj fakulteta zahteva podatke o naslovu, rojstnem datumu in EMŠO številki v izjavi o avtorstvu, ki se javno objavi skupaj z diplomsko nalogo. Dokončna presoja o obstoju pogojev za zakonito in pošteno obdelavo ter izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo je sicer primarna odgovornost upravljavca, IP pa jo lahko izvede le v inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku. Na načelni ravni pa IP meni, da javna objava teh osebnih podatkov za namen določljivosti avtorja diplomske naloge ni potrebna in bi lahko predstavljala prekomerno obdelavo osebnih podatkov, pri čemer se strinja, da bi lahko fakulteta isti namen dosegla z objavo vpisne številke ter tako bistveno manj posegla v zasebnost avtorja diplomske naloge. Ob tem IP še poudarja, da lahko kot nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov podaja mnenja le glede vprašanj, povezanih z varstvom osebnih podatkov, obravnavana tema pa je tesno povezana tudi z vprašanjem avtorskega prava in avtorskih pravic. Diplomsko delo je namreč avtorsko delo (prim.
- člen Zakona o avtorski in sorodnih pravicah; Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 68/08, 110/13, 56/15, 63/16 – ZKUASP in 59/19; v nadaljevanju ZASP). Materialne avtorske pravice varujejo premoženjske interese avtorja s tem, da avtor izključno dovoljuje ali prepoveduje uporabo svojega dela in primerkov svojega dela (prvi odstavek
- člena ZASP). Vaše zaprosilo za mnenje se tako ne nanaša le na varstvo osebnih podatkov, temveč na vprašanje objave celotnega diplomskega dela, za kar pa IP (v celoti) ni pristojen. Na podobno vprašanje je IP že odgovarjal v mnenjih št. 0712-1/2019/1534 z dne
- 2019 in št. 07120-1/2020/480 z dne
- 2020 (dostopna na: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/) ter št. 0712-57/2009/2 z dne
- 2009 (dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/). Lepo vas pozdravljamo, Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026