Osebni podatki na zahtevku za podatke iz evidence kazenskih točk - IPRS

Osebni podatki na zahtevku za podatke iz evidence kazenskih točk + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 19.07.2016 Številka: 0712-1/2016/1536 Kategorije:Občutljivi OP, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Zavarovanje osebnih podaktov, Občutljivi OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste želeli pridobiti izpis iz uradne evidence kazenskih točk, za kar ste morali na pristojno ministrstvo podati pisni zahtevek (obrazec) z obveznim podatkom EMŠO in ostalimi podatki (ime in priimek, datum, kraj in občina rojstva, naslov stalnega/začasnega prebivališča, državljanstvo, vaše prejšnje osebno ime in namen izdaje potrdila). Menite, da EMŠO številka in ime ter priimek dovolj dobro opišeta posameznika, zato vas zanima, ali morate res navajati vse podatke na obrazcu. Opozarjate tudi na to, da na obrazcu ni nič napisano, kaj bodo z vsemi vašimi osebnimi podatki na pristojnem ministrstvu počeli.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Z vidika varstva osebnih podatkov je pomembno predvsem to, da za obdelavo osebnih podatkov (zbiranje in nadaljnjo obdelavo), katerih izpolnitev je zahtevana z obrazcem oz. zahtevkom za podatke iz evidence kazenskih točk, obstoji ustrezna pravna podlaga, ki jo Ministrstvu za pravosodje predstavljata ZP-1 (zlasti 204.a –
6. člen) in njemu pripadajoč pravilnik o kazenski evidenci. Ker podatki iz kazenskih evidenc, iz katerih se pridobiva tudi potrdilo iz evidence kazenskih točk, sodijo med občutljive osebne podatke, morajo ti biti v skladu s
7. členom ZVOP-1 strožje zavarovani, in sicer tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih. Zato so podatki iz evidence kazenskih točk posredovani samo na podlagi pisne prošnje posameznika, na katerega se nanašajo, če jih ta potrebuje za uveljavljanje svojih pravic. IP ocenjuje, da Ministrstvo za pravosodje osebne podatke, ki so zahtevani na posebnem obrazcu oz. zahtevku za podatke iz evidence kazenskih točk potrebuje za ugotavljanje identitete in verodostojnosti posameznika, ki poda zahtevek po (elektronski) pošti, saj je vsak posameznik upravičen le do podatkov iz evidence kazenskih točk, ki se nanašajo nanj ter da mu potrdilo vroči na način, ki omogoča, da so občutljivi osebni podatki zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih, kot to zahteva
8. člen ZVOP-
9. Obrazložitev:Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju določa ZVOP-1 v
10. členu, po katerem se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Zakonsko pravno podlago v smislu navedene določbe ZVOP-1 v konkretnem primeru predstavlja Zakon o prekrških (Uradni list RS, št. 7/03 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZP-1), ki v prvem odstavku 204.a člena določa, da se podatki, ki so vpisani v evidence prekrškovnih organov oz. evidence pravnomočnih odločb sodišč, lahko dajejo samo na podlagi pisne prošnje posameznika, na katerega se ti podatki nanašajo, če jih potrebuje za uveljavljanje svojih pravic. Drugim uporabnikom se podatki iz teh evidenc dajejo le na podlagi obrazložene pisne zahteve, če imajo za uporabo teh podatkov upravičen, na zakonu utemeljen, interes. Drugi odstavek istega člena določa, da se podatki, vpisani v evidence o pravnomočnih odločbah o prekrških lahko dajejo pisno ali z uporabo informacijske tehnologije tako, da je zagotovljeno njihovo varovanje v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in vsebuje splošne določbe o varstvu in obdelavi osebnih podatkov, posebej pa ureja področje posebno občutljivih osebnih podatkov, kamor spadajo podatki iz kazenske evidence. Podatke iz evidence prekrškovnih organov dajejo uporabnikom iz prvega odstavka obravnavanega člena prekrškovni organi, podatke iz evidence pravnomočnih odločb sodišč pa ministrstvo, pristojno za pravosodje. Vloga za dajanje podatkov iz teh evidenc se lahko vloži v pisni obliki pri organu, ki vodi evidenco, ali v elektronski obliki pri ministrstvu, pristojnem za pravosodje, ki zagotavlja sprejem vlog v elektronski obliki in njihovo posredovanje organom, pristojnim za dajanje podatkov iz teh evidenc. V skladu s četrtim odstavkom 204.a člena ZP-1 minister, pristojen za pravosodje, v soglasju z ministrom, pristojnim za javno upravo, podrobneje določi tehnične pogoje za sprejem in posredovanje vloge v elektronski obliki za dajanje podatkov iz evidenc prekrškovnih organov oz. evidenc pravnomočnih odločb sodišč z uporabo informacijske tehnologije. Razen tega peti odstavek istega člena ZP-1 določa še način oddaljenega elektronskega dostopa do evidenc o pravnomočnih odločbah o prekrških sodiščem in državnim tožilstvom ter policiji. Vodenje skupne evidence kazenskih točk je podrobneje urejeno v
11. členu ZP-
12. Ta določa, da se pri ministrstvu, pristojnem za pravosodje, vodi skupna evidenca o številu izrečenih kazenskih točk za posamezne storilce prekrškov in pravnomočnih odločbah o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja (v nadaljnjem besedilu: evidenca). Evidenca se vodi zaradi evidentiranja in obdelave podatkov o storilcih prekrškov, ki so jim bile za prekrške v cestnem prometu izrečene kazenske točke, in števila izrečenih kazenskih točk, evidentiranja podatkov o tem, katerim voznikom je bilo izrečeno prenehanje veljavnosti vozniškega dovoljenja oziroma prepoved uporabe vozniškega dovoljenja na ozemlju Republike Slovenije na podlagi doseženega ali preseženega z zakonom določenega števila kazenskih točk v cestnem prometu. V skladu z drugim odstavkom navedenega člena je upravljavec evidence Ministrstvo za pravosodje. Potrdilo s podatki iz evidence kazenskih točk oz. z dejstvom, da ti niso vpisani, se v skladu s šestim odstavkom
13. člena ZP-1 lahko da samo na podlagi zahteve posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če jih potrebuje za uveljavljanje svojih pravic. Drugim uporabnikom se podatki iz evidence dajejo na podlagi obrazložene pisne zahteve, če imajo za uporabo teh podatkov upravičen, na zakonu utemeljen, interes, sodiščem, državnim tožilstvom in policiji pa se omogoči brezplačni oddaljeni dostop do podatkov v skupni evidenci kazenskih točk (osmi odstavek
14. člena ZP-1). Deveti odstavek obravnavanega člena še določa, da podrobnejša merila o vodenju evidenc določi minister pristojen za pravosodje (po predhodnem mnenju državnega nadzornega organa za varstvo osebnih podatkov), kot tudi način oddaljenega elektronskega dostopa in tehnične pogoje za uporabo podatkov.Nadalje so podrobnejša merila o vodenju kazenskih evidenc določena v Pravilniku o kazenski evidenci (Uradni list RS, št. 34/04 in 127/06, v nadaljevanju: pravilnik), ki v
15. členu določa, da se v evidenco za vsako osebo vpišejo naslednji podatki:
16. ime in priimek, za poročene ženske tudi dekliški priimek, vzdevek in morebitno lažno ime, datum rojstva;
17. matična številka;
18. kraj, občina in upravna enota, v kateri je rojen, za obsojenca, rojenega v tujini pa tudi država;
19. državljanstvo;
20. stalno oziroma začasno prebivališče z navedbo naslova stanovanja ob izreku sodbe;
21. naziv in naslov sodišča, za tuje sodišče pa ime države; številka in datum izreka odločbe sodišča prve stopnje, datum pravnomočnosti oziroma datum odločbe višjega sodišča, če je bila z njo spremenjena odločba sodišča prve stopnje;
22. zakonsko ime kaznivega dejanja z navedbo odstavka in člena zakona, ki je bil uporabljen;
23. vrsta kazni oziroma vzgojnega ukrepa in varnostnega ukrepa, ki se vpisuje v evidenco, z navedbo trajanja izrečene kazenske sankcije;
24. vse spremembe v zvezi z vpisanimi podatki z navedbo organa, ki je izdal odločbo, in podatki o njej.Razen tega
25. člen pravilnika določa, da se v skupno evidenco kazenskih točk v cestnem prometu vpišejo naslednji podatki:
26. ime in priimek, za poročene ženske tudi dekliški priimek, vzdevek in morebitno lažno ime;
27. matična številka, za tujce datum rojstva;
28. naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča;
29. zakonsko ime prekrška z navedbo odstavka in člena zakona, ki je bil uporabljen;
30. naziv in naslov sodišča, številko in datum izdane odločbe, število izrečenih kazenskih točk;
31. naziv in naslov sodišča, številko in datum pravnomočne odločbe o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja oziroma o prepovedi uporabe tujega vozniškega dovoljenja na ozemlju Republike Slovenije na podlagi doseženega ali preseženega z zakonom določenega števila kazenskih točk v cestnem prometu;
32. vse spremembe v zvezi z vpisanimi podatki.Dajanje podatkov iz evidenc je v pravilniku urejeno v
33. –
34. členih, ki določajo, da se podatki smejo dajati samo pod pogoji, ki so predpisani v zakonu, na podlagi zahteve predložene v skladu z 204.a –
35. člena ZP-
36. Ministrstvo daje podatke iz evidenc na obrazcih, ki jih predpisuje pravilnik. V
37. členu je določeno, da mora pristojno ministrstvo preveriti, ali je zahteva, da se dobijo podatki iz evidenc, v skladu z zakonom in pravilnikom, pri dajanju odgovora pa se mora omejiti le na vprašanja, ki so postavljena v zahtevi. Če ministrstvo ugotovi, da v zahtevi niso navedeni razlogi, zakaj se zahtevajo podatki, ali da v zahtevi ni drugih potrebnih podatkov, da bi bilo mogoče po njej postopati, ministrstvo v skladu s
38. členom pravilnika povabi njenega vložnika, naj v določenem roku zahtevo pojasni oz. dopolni. Če vložnik v določenem roku zahteve ne pojasni oz. dopolni, se po njej ne postopa. Na podlagi vseh zgoraj zbranih pravnih podlag IP meni, da gre v konkretnem primeru za dopustno obdelavo osebnih podatkov s strani Ministrstva za pravosodje, za katere (zbiranje in obdelavo) obstoji ustrezna pravna podlaga. Vse osebne podatke, ki jih je potrebno vpisati na obrazec oz. zahtevek za pridobitev podatkov iz evidence kazenskih točk, Ministrstvo za pravosodje tudi sicer obdeluje v skladu z zakonom, zato subjektu na obrazcu ni potrebno posebej razlagati kaj z njimi počne. IP meni, da je obseg zahtevanih osebnih podatkov v zahtevku določen tako, da Ministrstvu za pravosodje omogoča zadostno preverjanje identitete oz. verodostojnosti posameznika, ki zaprosi za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, saj gre v potrdilih iz kazenskih evidenc praviloma za občutljive osebne podatke, za katere se v skladu z ZVOP-1 zahteva strožje zavarovanje tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih. Pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij se šteje, da so podatki ustrezno zavarovani le, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Zaradi poenostavitve zavarovanja in zagotovitve dostopa do potrdil čim širšemu krogu upravičencev na daljavo, s podajo elektronskih (ne-osebnih) zahtevkov, potrdila iz kazenskih evidenc pristojno ministrstvo identificiranim upravičencem pošlje po pošti na naslov za vročanje, skladno z Zakonom o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/2006-UPB2, s spremembami), s čimer zavaruje občutljive osebne podatke tako, kot mu nalaga ZVOP-1.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., pooblaščenka Pripravila: Petra Ratajec državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026