Osebni podatki, potrebni za opravljanje delovnih nalog + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.03.2021 Številka: 07120-1/2021/89 Kategorije:Delovna razmerja, Telekomunikacije in pošta --> Kategorije: Delovna razmerja, Telekomunikacije in pošta, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je vaša institucija koordinator spletnega mesta javne uprave, uredniki pa so zaposleni na ministrstvih in drugih državnih organih. Za namen učinkovitejšega komuniciranja z uredniki, bi morali v samem sistemu zbrati njihove osebne podatke (navajate e-naslov). Sprašujete nas, ali je lahko podlaga za obdelavo takšnih osebnih podatkov
- člen Zakona o delovnih razmerjih ali pa je ustrezneje pridobiti privolitev posameznega državnega uradnika. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Informacijski pooblaščenec lahko v neobveznem mnenju poda le splošna pojasnila in tolmačenja zakonodaje, v konkretnih primerih pa glede na opisano dejansko stanje ne more svetovati, katera pravna podlaga bi bila ustrezna in katera bi vodila v nezakonito obdelavo. Le v inšpekcijskem postopku lahko namreč IP ugotavlja zakonitost konkretnih obdelav, saj ima nenazadnje le v inšpekcijskem postopku vse razpoložljive informacije in zagotavlja načelo kontradiktornosti ter druge varovalke. Zato vam v nadaljevanju podajamo le splošne informacije in nasvete, za katere upamo, da vam bodo kot upravljavcu osebnih podatkov v pomoč in ustrezno usmeritev. Iz vašega dopisa ne izhaja, ali naj bi šlo pri zbiranju e-naslovov, o katerem razmišljate, za obdelavo zasebnih ali službenih naslovov. Za obdelavo zasebnih elektronskih naslovov bi verjetno prišla kot pravna podlaga v poštev zlasti privolitev (ki pa mora biti resnično prostovoljna, torej jo posameznik lahko brez posledic za svoje delovno razmerje zavrne). Sklepamo pa, da gre v opisanem primeru za obdelavo službenih e-naslovov, zato se v nadaljevanju osredotočamo na vprašanje obdelave službenih elektronskih naslovov. Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V
- členu Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. V opisanem primeru gre ločiti med obdelavo osebnih podatkov (službenih e-naslovov), ki jo izvajajo delodajalci javnih uslužbencev, ki so uredniki spletnih strani, ter obdelavo, ki bi jo izvajala vaša institucija kot koordinator spletnega mesta. V prvem primeru (obdelava s strani delodajalca) kot pravna podlaga služi prvi odstavek
- člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da smejo delodajalci zbirati tiste osebne podatke, ki jih potrebujejo zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V drugem primeru, ki se veže na vas kot koordinatorja spletnega mesta, pa je treba poiskati drugo pravno podlago, ki bi utemeljila zakonitost zbiranja službenih elektronskih naslovov, saj vaša institucija ni delodajalec omenjenih državnih uradnikov. Glede na vse okoliščine, informacije in dejansko stanje lahko presodite, ali bi v vašem primeru prišla v poštev podlaga iz točke (e) prvega odstavka
- člena, ki določa, da je obdelava osebnih podatkov dopustna, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Kot upravljavec osebnih podatkov pa morate biti sposobni utemeljiti to podlago (predvsem kar se tiče elementa potrebnosti za opravljanje naloge pri v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti). Ob vsem navedenem naj vas opozorimo tudi na obveznost izvrševanja pravice do informiranosti oziroma zagotavljanja transparentnosti obdelave osebnih podatkov. Splošna uredba v
- členu določa nabor informacij, ki jih mora upravljavec osebnih podatkov zagotoviti posamezniku, kadar se osebni podatki pridobijo od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, med drugim identiteto in kontaktne podatke upravljavca; namene in pravno podlago za obdelavo; uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov ter nadalje tudi obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; obstoj pravice do preklica privolitve; pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu. V
- členu je urejeno, katere informacije je treba zagotoviti posamezniku, kadar se osebni podatki ne pridobivajo od njih. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026