Osebni podatki pri službenem elektronskem naslovu - IPRS

Osebni podatki pri službenem elektronskem naslovu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.09.2006 Številka: 0712-147/2006/2 Kategorije:Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 29.08.2006 prejel vaše elektronsko sporočilo. V sporočilu navajate, da vaš nekdanji delodajalec prebira vašo elektronsko pošto. Takoj ko ste za to izvedeli, ste sicer spremenili gesla, vendar naj bi bila, kot navajate, škoda že storjena.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91, s spremembami, v nadaljevanju Ustava) v
6. odst.
7. člena določa, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja.
8. odst.
9. člena določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Ta pravica je posebej urejena v ZVOP-1.Ustava v
10. odst.
11. člena zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. V
12. odst. pa Ustava določa, da lahko samo zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Pooblaščenec uvodoma poudarja, da ZVOP-1 ne pokriva celotnega spektra zasebnosti, pač pa zgolj tisti del, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov. ZVOP-1 je torej konkretizacija ustavne pravice do varstva osebnih podatkov, ki je določena v
13. členu Ustave. Seveda pa to ne pomeni, da posameznik ne uživa drugih pravic – razlika je zgolj v načinu varstva pravic in uveljavljanja škode v primeru njihove kršitve. Poudariti je potrebno tudi, da se »pravice zasebnosti«, ki so določene od
14. člena Ustave dalje, pogosto povezujejo. Glede na vaše vprašanje je klasičen takšen primer Halford v. Združeno kraljestvo, ki ga je obravnavalo Evropsko sodišče za človekove pravice (v nadaljevanju ESČP). V tem primeru je sodišče ugotovilo, da je imela policistka pri uporabi službenega telefona pravico do pričakovanja zasebnosti. ESČP je torej jasno zapisalo, da ima posameznik pravico do varovanja zasebnosti tudi na delovnem mestu in pri uporabi službenih komunikacijskih sredstev. Kot so zapisali avtorji Komentarja Ustave Republike Slovenije (glej podrobneje Komentar Ustave republike Slovenije, ur. Šturm, Fakulteta za podiplomske državne in evropske študije, Ljubljana 2002, str. 395, v nadaljevanju Komentar Ustave), predmet varstva
15. člena Ustave ni zgolj sama vsebina komunikacije, temveč vsi podatki, ki so integralni del te komunikacije, kar je predvsem pomembno pri komuniciranju preko računalniških omrežij (npr. elektronska pošta), kjer se tvori vrsta tovrstnih podatkov. Varovana torej ni zgolj vsebina komunikacije, temveč tudi podatki, povezani z njo – gre za t. i. prometne podatke. Pri uporabi telefona se je celo izoblikovalo stališče, da pravnega varstva ne zasluži zgolj sama vsebina pogovora, ampak tudi vsi podatki, povezani s telefonsko komunikacijo, kot so npr. spremljanje klicanih številk z določenega telefona, čas klica in trajanje pogovora. Avtorji Komentarja Ustave so še navedli, da je z ustavnega vidika to argumentacijo mogoče prenesti na občevanje preko računalniških omrežij. Pooblaščenec pri tem opozarja, da se v tem delu pravica do zasebnosti iz
16. člena Ustave RS (varstvo tajnosti pisem in drugih občil) povezuje tudi s pravico do varstva osebnih podatkov iz
17. člena Ustave RS, saj v konkretnem primeru prometni podatki veljajo za zbirko osebnih podatkov, katere »zasebnost« varuje
18. člen Ustave RS.
19. člen ZVOP-1 določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo (načelo sorazmernosti).Osebni podatek je v skladu z
20. tč.
21. člena katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu z
22. tč.
23. člena kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, … zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago… Zbirka osebnih podatkov je v skladu z
24. tč.
25. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.ZVOP-1 v
26. členu določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je obdelava določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Obdelava osebnih podatkov je v skladu z
27. odst.
28. člena ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je posameznik z zasebnim sektorjem sklenil pogodbo ali pa je z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.V skladu z vsemi navedenimi zakonskimi določili ZVOP-1 Pooblaščenec v nadaljevanju uvodoma konkretizira osnovne pojme in postavi meje pristojnosti ZVOP-1 v konkretni zadevi.Na podlagi navedenega je torej elektronski naslov nedvomno osebni podatek, kadar določi posameznika (npr. xxxx.xx@gmail.com, yyyy.yyyyyyy@yahoo.com). Vendar pa so elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, podatki, ki zadostujejo, da je posameznik vsaj določljiv. Vsi trije podatki skupaj torej posameznika določijo ali pa je ta vsaj določljiv brez večjega napora. Službeni elektronski naslovi so načeloma osebni podatek, saj lahko določijo posameznika, ker o posamezniku razkrije ime, priimek in zaposlitev. Ti trije osebni podatki (navadno) omogočijo dokaj enostavno identifikacijo posameznika.V skladu z navedenimi definicijami je potrebno ugotoviti, kateri deli elektronskega sporočila sodijo pod okrilje varstva osebnih podatkov v smislu ZVOP-
29. Nedvomno je vsebina elektronskega sporočila del pravice do zasebnosti. Iz same vsebine
30. člena Ustave je mogoče razbrati, da vsebina elektronskega sporočila ne sodi v okvir ZVOP-1, pa tudi v skladu z definicijo zbirke osebnih podatkov, (običajno) ne gre za zbirko osebnih podatkov. Zbirka poslanih in prejetih elektronskih sporočil (t. i. inbox, outbox) vsebuje:• zbirko elektronskih naslovov, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo ali ga je od naslovnika prejel;• datum in čas pošiljanja oziroma sprejema;• zadevo (subject);• drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom (priponka, velikost …).V skladu z razlago primera Halford v. Združeno kraljestvo je moč nedvoumno potrditi, da so navedeni osebni podatki prometni podatki. Prav tako se da z natančnim upoštevanjem definicije zbirke osebnih podatkov ugotoviti, da sta obe zbirki zbirki osebnih podatkov, saj, kot že ugotovljeno, elektronski naslov posameznika načeloma lahko pomeni osebni podatek (izjema bi bila, če tudi en elektronski naslov v takšni zbirki ne bi bil osebni podatek), več elektronskih naslovov posameznikov pa se da tudi urediti v strukturiran niz podatkov, saj se jih da obdelovati po abecednem vrstnem redu, po datumu prejema ali oddaje, po velikosti ipd. Pogosto se da iz vhodne in izhodne elektronske pošte (predvsem iz podatkov o pošiljatelju in po navedeni zadevi – subject) ugotoviti tudi druge osebne podatke posameznika, kot so zdravstveno stanje posameznika, versko prepričanje, sindikalno pripadnost (vsi ti podatki so tudi občutljivi osebni podatki), sorodstvena in drugačna razmerja, premoženjsko stanje itd.Odprta dilema pa ostaja ob vprašanju, kakšno stopnjo zasebnosti lahko delojemalec na delovnem mestu upravičeno pričakuje in kdaj pomeni poseg v komuniciranje zaposlenega poseg v nedotakljivost njegove zasebnosti. V takšni situaciji je na eni strani prisoten interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo. Na drugi strani pa obstaja interes posameznika (zaposlenega), ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in zaupnosti na delovnem mestu (podrobneje glej Komentar Ustave, str. 401). Da ima delavec pravico do zasebnosti na delovnem mestu je poudarilo tudi Kasacijsko sodišče Francije (Pooblaščenec opozarja, da primer navaja zgolj kot zanimivost, nanj pa se zaradi nepristojnosti kasacijskega sodišča v Republiki Sloveniji ne opira). To je zapisalo, da ima delavec tudi med delovnim časom in na delovnem mestu pravico do spoštovanja zasebnega življenja, vključno s pravico do tajnosti občil. Delodajalec, ki bere sporočila, ki jih zaposleni pošilja ali sprejema preko službenega računalnika, krši temeljne pravice delavca, kot jih določa
31. člen EKČP ... Uporaba računalniške tehnologije resda že sama po sebi predstavlja in omogoča izvajanje nadzora nad zaposlenimi s strani nadrejenih, vendar pa je nujno, da kljub oženju zasebnega prostora na delovnem mestu delček zasebnega življenja – tako pomemben za svobodo in osebnost posameznikov – preživi tudi na delovnem mestu … Čeprav je tehnično povsem mogoče, da delodajalci, zato da bi se izognili različnim težavam in zlorabam, delavcu prepovedo uporabo službenih računalnikov v osebne namene (in izvajanje prepovedi nadzirajo), je tovrstna prepoved – kot ugotavljajo strokovnjaki – v
32. stoletju povsem nerealna. Menimo, da je splošna popolna prepoved uporabe e-pošte v neslužbene namene nerealna in krši pravno načelo sorazmernosti. Končno mnenje v okviru ZVOP-1V skladu z vsem navedenim delodajalec torej nima nikakršne pravne podlage, da lahko vpogleda v t. i. prometne podatke o elektronski pošti (torej, kdo vam je elektronsko pošto poslal, oziroma komu ste jo poslali vi). Seveda pa to ne pomeni, da vam ne more omejiti uporabe vašega službenega elektronskega naslova, posebej v primeru, kot je vaš, ko ste prenehali opravljati delo pri njem. Vendar se mora pri omejevanju (zaprtju) vzdržati kakršnikoli posegov v zasebnost, tudi vpogledu v t. i. prometne podatke. Ker za opredeljevanje o dopustnosti vpogledov v vsebino elektronske pošte Pooblaščenec ni pristojen, pripominjamo le, da bi tudi v prometne podatke bivši delodajalec lahko vpogledal le v izjemnem primeru (sum storitve kaznivega dejanja, nujno za opravljanje delovnega procesa, preprečitev nastanka škode itd.); ali je vaš primer takšen, iz vašega dopisa ni moč razbrati, zato tudi Pooblaščenec ne more sprejeti stališča, ali je bil vpogled v t. i. prometne podatke opravljen v okviru zakona ali ne.Glede vpogleda v vsebino vaše elektronske pošte Pooblaščenec v skladu z vsem zgoraj navedenim torej ni pristojen, vendar pa imate za uveljavljanje pravic iz naslov kršitve širše pravice do zasebnosti, kamor sodi tudi tajnost občil, zagotovljeno sodno varstvo. Glede na vaše navedbe (predvsem na navedbo, da je nekdanji delodajalec prebiral tudi vašo osebno pošto) in vse navedeno, vam torej svetujemo, da sprožite ustrezne postopke na civilnem sodišču (odškodninska tožba) in / ali kazenski postopek na podlagi
33. člena Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 95/04, v nadaljevanju KZ), ki določa, da se, kdor v nasprotju z zakonom uporabi osebne podatke, ki se smejo voditi samo na podlagi zakona ali na podlagi osebne privolitve posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, kaznuje z denarno kaznijo ali z zaporom do enega leta.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenecNataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026