Osebni podatki v sejnih gradivih - IPRS

Osebni podatki v sejnih gradivih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 31.05.2010 Številka: 0712-2/2010/ Kategorije:Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
4. 2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete o varovanju osebnih podatkov v sejnem gradivu občinskega sveta, konkretno v točki »vloge in pritožbe občanov«. Občani (konkretno z imenom, priimkom, naslovom in še kakšnim podatkom) na občinski svet naslovijo vlogo za določeno stvar, ureditev zadeve, pomoč ali podobno in prosijo za njeno rešitev. Ker je zadeva naslovljena na občinski svet, jo mora le-ta obravnavati in se o njej izreči, da posamezniku lahko posredujete sklep oz. rešitev. Sprašujete se, ali se takšno vlogo sme priložiti k sejnemu gradivu, saj ne vidite druge rešitve. Pojasnjujete, da svetniki brez seznanitve z vlogo le-te ne morejo reševati in Pooblaščenca sprašujete, kaj v teh primerih priporoča, da ne bo kršen ZVOP-1, obenem pa bo delo potekalo nemoteno. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Informacijski pooblaščenec meni, da se je tisti, ki odloča oz. izvaja zakonita pooblastila, ne le upravičen, temveč tudi dolžan seznaniti z dejstvi (tudi z varovanimi osebnimi podatki), ki so pomembna za sprejem pravilne in zakonite odločitve. Če je torej za odločitev o vlogi pristojen občinski svet, jo bodo občinski svetniki obravnavali takšno, kot ste jo prejeli. Dejstvo, da je občinski svet upravičen pri opravljanju svojih nalog obdelovati tudi varovane osebne podatke, pa ne pomeni, da so ti podatki lahko brez omejitev dostopni tudi javnosti. Osebni podatek je v skladu s
8. točko
9. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s
10. točko
11. člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, … zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago … Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v
12. členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
13. členu ZVOP-
14. Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (samoupravna lokalna skupnost je del javnega sektorja) pa navaja
15. člen ZVOP-1: »Osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika«. Z vidika varstva osebnih podatkov ni sporno, da se je tisti, ki odloča oz. izvaja zakonita pooblastila, ne le upravičen, temveč tudi dolžan seznaniti z dejstvi (tudi z varovanimi osebnimi podatki), ki so pomembna za sprejem pravilne in zakonite odločitve. Pri obdelavi osebnih podatkov pa je tudi ob obstoju pravne podlage zanjo treba spoštovati načelo sorazmernosti. Občinski svet je za namen izvajanja nalog, določenih v Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB2 s spremembami; v nadaljevanju: ZLS) upravičen obdelovati tudi osebne podatke posameznikov, vendar le tiste in toliko, kolikor je potrebno za dosego namena. Pristojnosti občinskega sveta določa
16. člen ZLS. Nadalje
17. člen ZLS določa, da občinski svet ureja svoje delo s poslovnikom, ki ga sprejema z dvotretjinsko večino navzočih članov ter da se v statutu občine določi način zagotavljanja javnosti dela organov občine. Statut Občine Semič (Uradni list RS, št. 24/2003-UPB, v nadaljevanju: Statut) v
18. členu določa, da je delo občinskih organov (občinski svet je najvišji organ odločanja o vseh zadevah v okviru pravic in dolžnosti občine) javno. Javnost dela se zagotavlja z obveščanjem javnosti o delu občinskih organov, z navzočnostjo občanov in predstavnikov javnih občil na sejah občinskega sveta in občinskih odborov ter na druge načine, ki jih določa Statut in poslovnik občinskega sveta. Javnosti niso dostopni dokumenti in gradiva sveta in drugih občinskih organov, ki so zaupne narave. Statut v
19. členu določa še, da so seje sveta javne ter da lahko, če to terja javni interes, svet sklene, da se javnost izključi. Dejstvo, da je občinski svet upravičen pri opravljanju svojih nalog obdelovati tudi varovane osebne podatke, pa ne pomeni, da so ti podatki lahko brez omejitev dostopni tudi javnosti. Ni dvoma, da so osebni podatki posameznikov varovani na podlagi ZVOP-1 in jih zato brez pravne podlage v zakonu ali osebni privolitvi posameznika, če je ta določena v zakonu, ni dopustno razkrivati javnosti. Ne glede na zgoraj navedene člene Statuta to velja tako za obdelavo varovanih osebnih podatkov posameznikov, pri kateri bi se jih razkrivalo na sami seji, kot tudi za obdelavo pri kateri bi do razkritja prišlo preko javnosti gradiv za sejo. Podatki, ki so potrebni za sprejem odločitve s strani pristojnega delovnega telesa, niso nujno, še manj v celoti tudi podatki, ki so »v javnem interesu«. Zgolj dejstvo, da jih za odločitev potrebuje občinski svet samo po sebi ne vpliva na obseg njihovega varstva po ZVOP-
20. Ali je javni interes glede razkritja močnejši od javnega interesa ali interesa drugih oseb za omejitev dostopa do podatkov, ki praviloma uživajo varstvo po ZVOP-1, je stvar presoje v vsakem posamičnem primeru posebej. Temelj za morebitno razkritje pa bi v tem primeru predstavljale določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 in 117/2006 – ZDavP2; v nadaljevanju: ZDIJZ). Tudi upoštevaje te določbe pa bi le stežka in izjemoma obranili argument javnega interesa po razkritju osebnih podatkov občanov. Glede na vse zgoraj navedeno se člani občinskega sveta lahko seznanijo z varovanimi osebnimi podatki, ki so pomembni za sprejem pravilne in zakonite odločitve. Pri tem Pooblaščenec poudarja, da je tudi javno sejo med razpravo o vlogah posameznih občanov primerno zapreti za javnost, saj gre lahko za obdelavo osebnih podatkov, ki tudi v skladu z ZDIJZ niso informacija javnega značaja, ampak gre za izjemo – osebne podatke, varovane z ZVOP-1; in to vselej, ko posameznik, ki se obrača s prošnjo na občinski svet, ni izrecno privolil v javno razkritje svojih osebnih podatkov. Kolikor vsebuje vloga občana tudi varovane osebne podatke tretjih (ki v obdelavo njihovih osebnih podatkov nikakor niso privolili, zanjo morda sploh ne vedo), je preprečitev njihovega javnega razkrivanja še toliko bolj potrebna. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026