Oznaka vsebine pošiljke na pisemski ovojnici + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.05.2009 Številka: 0712-227/2009/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, dne
- 2009 smo prejeli vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje o oznaki vsebine pošiljke na pisemski ovojnici. Družba ... d.o.o. je v postopku likvidacije 55 delavcem redno odpovedala pogodbe o zaposlitvi iz poslovnih razlogov. Odpoved delovnega razmerja, ki mora biti po
- členu Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/02 z dopolnitvami in spremembami, v nadaljevanju: ZDR) vročena osebno po pravilih pravdnega postopka, je bila vsem delavcem poslana priporočeno po pošti, na ovojnicah pošiljke pa je bila pod rubriko »vsebina« le-ta označena z besedami »redna odpoved, obvestilo o izrabi dopusta, izračun odpravnine«. Priložili ste kopijo takšne pisemske ovojnice z izbrisanimi osebnimi podatki delavca. Zanima vas, ali opisano dejanje pomeni kršitev določil Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZVOP-1). Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Po mnenju Pooblaščenca izrecen zapis na ovojnici, da ta vsebuje obvestilo o redni odpovedi delovnega razmerja, obvestilo o izrabi dopusta in izračun odpravnine, ni v skladu z načelom sorazmernosti pri obdelavi osebnih podatkov niti delodajalec zanj nima zakonske podlage. Takšno ravnanje namreč ni potrebno in ni primerno za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Po mnenju Pooblaščenca je konkretni primer mogoče opredeliti tudi kot kršitev določb
- člena ZVOP-
- O b r a z l o ž i t e v: Osebni podatki se po določbah
- odstavka
- člena ZVOP-1 lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V
- odstavku
- člena ZVOP-1 je nadalje določeno, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Glede na to, da se vaše vprašanje nanaša na pravno osebo zasebnega sektorja, je treba pri iskanju pravne podlage za obdelavo iskati tudi v
- členu ZVOP-1, po katerem se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Prav tako se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. V zasebnem sektorju pa se lahko osebni podatki obdelujejo tudi, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Pravno podlago v smislu
- odstavka
- člena ZVOP-1 v konkretnem primeru pomeni
- člen ZDR, po katerem lahko delodajalec osebne podatke delavcev zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec lahko tako obdeluje podatke o redni odpovedi, odpravnini in izrabi letnega dopusta delavca za namene izpolnjevanja svojih obveznosti po relevantnih določbah ZDR. V konkretnem primeru pa je bistveno vprašanje razkritja teh podatkov tretjim osebam z njihovim izpisom na ovojnici obvestila, poslanega delavcem. Kot že navedeno, mora za posredovanje osebnih podatkov delavca tretjim osebam delodajalec za to imeti pravno podlago v zakonu ali pa mora to biti potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Po določbah
- člena ZDR, mora delodajalec redno oz. izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi delavcu vročiti osebno praviloma v prostorih delodajalca oziroma na naslov, določen v pogodbi o zaposlitvi, razen če je delavec naknadno pisno sporočil drug naslov. Vročitev odpovedi mora delodajalec skladno s
- odstavkom
- člena ZDR opraviti po pravilih pravdnega postopka – torej po določbah Zakona o pravdnem postopku (Ur. l. RS, št. 26/99 z dopolnitvami in spremembami, v nadaljevanju ZPP), ki pravila vročanja opredeljuje v
- poglavju. Na podlagi
- člena ZPP, po katerem Minister za pravosodje predpiše obliko in vsebino ovojnice in vročilnice za vročanje v fizični obliki ter podrobneje predpiše obliko in način vročanja po varni elektronski poti v pravdnem postopku, je bil izdan Pravilnik o ovojnici za vročanje po pošti v pravdnem postopku (Ur. l . RS, št. 93/08, 25/09, v nadaljevanju: Pravilnik). Slednji določa obliko, vsebino in način izpolnjevanja ovojnic za vročanje po ZPP. V konkretnem primeru je treba upoštevati določbe o osebnem vročanju in kot je razvidno iz priloge – za ovojnice, namenjene tisku na laserskem in matričnemu tiskalniku. Skladno s
- odstavkom
- člena Pravilnika sprednjo stran v celoti, z izjemo črtne razpredelnice iz tretjega odstavka
- člena Pravilnika, izpolni sodišče (oz. v konkretnem primeru delodajalec) s spremenljivimi podatki in črtnima kodama. Če se pismo vroča osebno v skladu s
- členom ZPP, sodišče na obvestilu sodišču o opravljeni vročitvi na levi strani podaljška ob vnosu spremenljivih podatkov izpolni vse podatke, in sicer postavki »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:« z enakimi vsebinami, kot na sprednji strani ovojnice, pod tem pa podatke o prejemniku obvestila o opravljeni vročitvi in o naslovniku pisma. Sodišče prav tako na obvestilu o prispelem pismu na levi strani podaljška izpolni prve tri podatke, in sicer: naslovnika pisma, številko priporočenega pisma s številko vročilnice v numeričnem zapisu in podatek, od kje je to priporočeno pismo. Besedilo desnega obvestila sodišču o opravljeni vročitvi in desnega obvestila o prispelem pismu se prečrta. Glede na navedeno, mora torej pošiljatelj (v konkretnem primeru delodajalec) v primeru osebnega vročanja na ovojnici izpolniti tudi polje »VSEBINA« tako na sprednji desni polovici kot tudi na zgornjem levem delu podaljška ovojnice. Označba vsebine na ovojnici je namenjena prepoznavi pošiljke s strani naslovnika in pošiljatelja. Opredelitev vsebine pisanja na ovojnici, ki tretjim osebam (poštnim uslužbencem in npr. naključno prisotnim strankam ob prevzemu pisma na poštnem okencu) neposredno omogoča prepoznavo osebnih stanj in okoliščin naslovnika, čeprav je pošiljka ob osebni vročitvi strogo namenjena le njemu, ni v skladu z določili ZVOP-
- Upoštevati je namreč potrebno načelo sorazmernosti, po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo, poleg tega pa takšna obdelava osebnih podatkov ni potrebna za namene uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. V polju »VSEBINA« bi delodajalec zadostil potrebi po prepoznavi vsebine pošiljke s strani naslovnika na drugačen način, z bistveno manjšim posegom v njegovo zasebnost – torej brez uporabe podatkov, ki kažejo na osebne okoliščine delavca (podatek o redni odpovedi delavca je v konkretnem primeru njegov osebni podatek, saj se nanaša na določenega posameznika – naslovnika) tako da bi vsebino opredelil kot npr. Sklep z dne ___, Obvestilo z dne ---, obvestilo/sklep št. ____, izračun z dne____, vabilo z dne___ipd. Po mnenju Pooblaščenca torej izrecen zapis na ovojnici, da ta vsebuje obvestilo o redni odpovedi delovnega razmerja, obvestilo o izrabi dopusta in izračun odpravnine, ni v skladu z zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov s strani delodajalca niti ni v skladu z načelom sorazmernosti pri obdelavi osebnih podatkov. Pošiljatelj namreč s takšnim ravnanjem vsem tistim posameznikom, ki pridejo v stik z ovojnico, neupravičeno sporoča, da je naslovniku redno odpovedal pogodbo o zaposlitvi in mu pošilja še izračun odpravnine in obvestilo o izrabi dopusta. Ker pa delodajalec tovrstnih osebnih podatkov delavca ne sme prepustiti v seznanitev vsem, ki z ovojnico pri svojem delu ali naključno pridejo v stik, je navajanje vsebine sporočila na ovojnice, ki so naslovljene na določeno fizično osebo, po mnenju Pooblaščenca mogoče opredeliti tudi kot kršitev določb
- člena ZVOP-
- S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026