Pošiljanje kopij osebnih dokumentov po navadni in e-pošti - IPRS

Pošiljanje kopij osebnih dokumentov po navadni in e-pošti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 31.05.2017 Številka: 0712-1/2017/1138 Kategorije:Knjižničarstvo, Razno --> Kategorije: Knjižničarstvo, Razno Spoštovani,v dopisu navajate, da mora uporabnik, če se želi vpisati v vašo knjižnico, izkazati identiteto s tem, da osebi, ki je pristojna za vpisovanje uporabnikov, pokaže svojo osebno izkaznico oziroma drug osebni dokument. Na ta način pooblaščena oseba za vpisovanje novih članov preveri istovetnost osebe. Zanima pa vas ali bi lahko potencialni novi člani, če bi sami izrecno želeli, poslali fotokopije osebne izkaznice oz. potnega lista po navadni ali e-pošti vaši knjižnici, kjer bi pristojna oseba izvedla vpogled v fotokopijo osebnega dokumenta, preverila istovetnost, nato pa fotokopijo uničila.Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Skladno z Zakonom o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, v nadaljevanju ZOIzk-1) je dopustno osebno izkaznico kopirati za vnaprej določene namene, če uporabnik poda predhodno pisno privolitev. Hranjenje kopije osebne izkaznice (enako velja za potne listine) v elektronski obliki sicer ni dopustno, vendar IP ocenjuje, da zgolj pošiljanje elektronske kopije osebne izkaznice na vpogled za vnaprej dan namen, na podlagi pisne privolitve in pod pogojem, da se o ogledu naredi uradni zaznamek, kopijo dokumenta pa se nemudoma izbriše oz. nepovratno uniči, ne predstavlja hranjenja kopije v elektronski obliki na način kot to predvideva ZOIzk-1.Ob upoštevanju omejitev ZOIzk-1 in ob upoštevanju določb ZVOP-1, IP ocenjuje, da sta oba načina pošiljanja kopij osebnih dokumentov z namenom preverjanja istovetnosti osebe, ki se namerava včlaniti v knjižnico, v konkretnem primeru ustrezna. Pri tem mora prosilec oz. knjižnica zagotoviti, da se fizične in elektronske kopije dokumentov ne bodo hranile, da se bodo po vpogledu nemudoma varno uničile oz. izbrisale, in da bo tako o vpogledu (v fizične in elektronske) kopije osebnih dokumentov, kot o izbrisu teh dokumentov, narejen uradni zaznamek. Brez tega namreč v trenutnih razmerah ni mogoče zagotavljati ustrezne sledljivosti, zaradi česar bi se tveganje za morebitno nezakonito obdelavo oz. hranjenje kopij dokumentov povečalo, kar tako z vidika varstva osebnih podatkov kot tudi z vidika omejitev določb ZOIzk-1 ni dopustno.Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, v nadaljevanju ZOIzk-1) v
6. odstavku
7. člena določa, da je osebno izkaznico za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice.
8. odstavek istega člena še določa, da je za ugotavljanje istovetnosti (in državljanstva) dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika.Iz zapisanega je mogoče sklepati, da je na podlagi vnaprej določenega namena in pisno podane privolitve posameznika dopustno kopirati osebno izkaznico in izvesti vpogled vanjo. Glede na to, da vaša knjižnica ima podlago za izvajanje vpogledov v osebne dokumente pri vpisu, sam komunikacijski kanal kot tak ni odločilen za izvedbo vpogleda (npr. ali se izvede na fizični lokaciji ali preko drugih komunikacijskih kanalov).Težava lahko nastane zato, ker drugi komunikacijski kanali lahko predstavljajo večje varnostno tveganje glede tega, kaj se bo z dokumentom oz. kopijo dokumenta zgodilo, ko jo knjižnica dobi, prav tako pa se mora pri izbiri nekaterih komunikacijskih kanalov ustvariti (začasna) elektronska kopija osebnega dokumenta, npr. pri pošiljanju prek e-pošte.
9. odstavek
10. člena ZOIzk-1 sicer določa, da je kopijo osebne izkaznice prepovedano hraniti v elektronski obliki. S tehničnega vidika pošiljanje elektronske kopije (npr. skena) osebne izkaznice po e-pošti vključuje tudi element hranjenja, npr. (začasnega) hranjenja na poštnem strežniku vaše knjižnice od trenutka, ko sporočilo s kopijo dokumenta prispe tja, do trenutka, ko ga pristojna oseba v knjižnici pregleda in izbriše. Toda takšno »formalno« oz. »tehnično tolmačenje« predpostavlja, da pošiljanje kopije osebne izkaznice v elektronski obliki prek e-pošte nikakor ni dopustno, kar je z vidika upoštevanja načel interesov strank in racionalizacije postopkov prestroga zahteva. Zato IP ocenjuje, da je pošiljanje kopij osebne izkaznice ali drugega osebnega dokumenta za namen preverjanja identitete uporabnika ob včlanitvi v vašo knjižnico dopustno, če uporabnik poda izrecno pisno privolitev za to in če se kopijo dokumenta po vpogledu za omenjeni namen nemudoma (varno) izbriše, o tem, da je bil izveden vpogled in izbris, pa sestavi uradni zaznamek.Enaka zahteva velja (t.j. jasen in vnaprej določen namen obdelave osebnih podatkov – preverjanje istovetnosti, izrecna pisna privolitev, uradni zaznamek o opravljenem vpogledu in izbrisu v kopijo osebnega dokumenta) tudi za primere, ko se kopijo osebne izkaznice oziroma drugega dokumenta pošlje po navadni pošti.Ob tem izpostavljamo, da Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
11. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), ki bo »nasledila« ZVOP-1, v
12. členu določa, da se morajo osebni podatki obdelovati zakonito, pošteno in na pregleden način, ter da se lahko zbirajo in drugače obdelujejo le za določene, izrecne ter zakonite namene, ne smejo pa se nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni. Splošna uredba o varstvu podatkov še zahteva, da upravljavci osebnih podatkov, v tem primeru je to vaša knjižnica, zagotovijo ustrezno zaščito osebnih podatkov, ki se bodo obdelovali, pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo.Lep pozdrav,Pripravil: mag. Matjaž Drev, državni nadzornik za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026