Pošiljanje plačilnih list in položnic po e-pošti - IPRS

Pošiljanje plačilnih list in položnic po e-pošti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 24.06.2022 Številka: 07121-1/2022/709 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Šolstvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali obstaja pravna podlaga, da delodajalec delavca »prisili«, da mu plačilno listo ne predloži v papirni obliki, ampak jo pošlje preko e-pošte? Menite, da bi to moralo pisati že v pogodbi in da je v preteklosti večina zaposlenih izpolnila izjavo, da lahko plače prejmejo preko e-pošte. Zanima vas, ali lahko kaj naredite, da se vsem pošilja plačilna lista preko e-pošte. Enako sprašujete tudi glede pošiljanja položnic dijakom, ki jih večina staršev še vedno želi prejemati v papirni obliki. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Za pošiljanje plačilnih list na zasebni e-naslov zaposlenim oziroma položnic staršem mora upravljavec zagotoviti ustrezno pravno podlago, npr. privolitev. Pri tem je treba sprejeti tudi primerne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Kadar vsebuje plačilna lista posebne vrste osebnih podatkov, jo je treba posredovati z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. O b r a z l o ž i t e v: Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Na podobna vprašanja, kot je vaše, je IP v preteklosti že podal svoja nezavezujoča mnenja, ki jih lahko poiščete z uporabo iskalnika, ki je dostopen na https://www.ip-rs.si/vop/. Gre na primer za mnenje št. 0712-1/2019/1555 z dne 28.6.
8. Ob obdelavi osebnih podatkov mora upravljavec poskrbeti za ustrezno zavarovanje osebnih podatkov, pri čemer opozarjamo, da je izbor primernih tehničnih in organizacijskih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov odgovornost upravljavca osebnih podatkov, IP vam lahko poda zgolj splošna priporočila. Kot smo poudarili v zgoraj citiranem mnenju št. 0712-1/2019/1555, je pošiljanje plačilnih list prek elektronskega naslova načeloma dopustno, pri čemer pa mora delodajalec poskrbeti za ustrezno varnost pri prenosu osebnih podatkov, saj lahko ti dokumenti vsebujejo tudi posebne vrste osebnih podatkov (npr. članstvo v sindikatu), kakor tudi zagotoviti, da se lahko s plačilno listo seznani samo ustrezen prejemnik. Pri njihovem prenosu je treba upoštevati
9. člen ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki posebej označeni in zavarovani. Pri prenosu preko telekomunikacijskih omrežjih so ti podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Tudi če plačilna lista ne vsebuje posebnih vrst osebnih podatkov priporočamo, naj bo zavarovana z geslom. Za pošiljanje plačilnih list na zasebne e-naslove zaposlenih pa je potrebno zagotoviti tudi ustrezno pravno podlago, npr. privolitev zaposlenih (več informacij o privolitvi je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/). Podobno velja za pošiljanje položnic staršem po e-pošti. Upravljavec mora zagotoviti pravno podlago (npr. privolitev staršev) ter pretehtati, kako bo podatke pri prenosu primerno zaščitil glede na tveganja, ki jih je opredelil pri konkretni obdelavi osebnih podatkov. Več o zavarovanju osebnih podatkov si lahko preberete v Smernicah IP Zavarovanje osebnih podatkov, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026