Pošiljanje plačilnih list po elektronski pošti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.11.2016 Številka: 0712-1/2016/2269 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je
- 2016 preko elektronske pošte prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem navajate, da bi v javnem podjetju, ki je v lasti občine, želeli uvesti pošiljanje plačilnih list na elektronske naslove zaposlenih. Zanima vas, če lahko kot geslo, s katerim bo zaščiten dokument posameznega zaposlenega, uporabite njegovo davčno številko in če lahko tistim zaposlenim, ki zaradi narave dela ne razpolagajo s službenim elektronskim naslovom omogočite pošiljanje plačilnih list na zasebne elektronske naslove.V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ker plačilna lista zaposlenega vsebuje varovane osebne podatke, mora delodajalec poskrbeti za zavarovanje med samim prenosom po elektronski poti. Če so iz plačilne liste razvidni tudi občutljivi osebni podatki (npr. članstvo v sindikatu), jih je pri prenosu potrebno varovati še strožje – t.j. s kriptiranjem.V primeru elektronskega pošiljanja plačilnih list je delodajalec dolžan zagotoviti verodostojnost dokumenta.IP svetuje, da pri elektronskem pošiljanju plačilnih list zaposlenih plačilno listo posameznega zaposlenega pošljete v šifrirani datoteki, ki naj bo ločena od gesel za njihovo odpiranje. Šifro, s katero je mogoče šifrirano datoteko odpreti, pa sporočite vsakemu zaposlenemu osebno. Poudarjamo tudi, da davčna številka ne predstavlja varnega gesla.IP pojasnjuje, da je posredovanje osebnih podatkov prek elektronskih omrežij pod splošnimi pogoji dopustno. Pri tem opozarja, da je pri komunikaciji prek elektronske pošte v delovnem okolju zaradi možnosti zlorab in nepooblaščenega dostopa pri obdelavi osebnih podatkov potrebna posebna skrbnost.Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju (kamor sodijo javna podjetja) je določena v
- členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Obdelava osebnih podatkov je kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago (
- točka
- člena ZVOP-1).Za občutljive osebne podatke, ki jih lahko vsebuje plačilna lista, je z ZVOP-1 predpisano posebno varstvo. Če plačilna lista posameznega zaposlenega vsebuje občutljive osebne podatke, mora delodajalec poskrbeti za kriptiranje elektronskega sporočila. Pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij se namreč šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom (drugi odstavek
- člena ZVOP-1). Občutljivi osebni podatki so podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške; občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin (
- točka
- člena ZVOP-1). IP v praksi torej dopušča, da se elektronska pošta, ki vsebuje občutljive osebne podatke, posreduje v kriptirani obliki z uporabo prosto dostopne programske opreme. Dokument z varovanimi in občutljivimi osebnimi podatki, ki se posreduje prek elektronske pošte, pa mora biti zavarovan tudi z geslom, ki se naslovniku sporoči po drugem mediju (npr. osebno). Davčna številka po mnenju IP ne predstavlja varnega gesla. Varno geslo naj bo dolgo vsaj 8 znakov in naj vsebuje male in velike črke, številke, posebne znake in ločilo.IP poudarja, da delodajalec ne more zahtevati od zaposlenega, da mu posreduje svoj osebni e-naslov. Če pa delavec v to privoli, potem ni ovir, da delodajalec ne bi smel uporabljati njegovega e-naslova za namen, za katerega je e-naslov pridobil in pod pogoji, ki veljajo za posredovanje osebnih podatkov preko elektronske pošte.V primeru elektronskega pošiljanja plačilnih list je delodajalec dolžan zagotoviti tudi verodostojnost dokumenta. Več o pravni podlagi in pogojih za posredovanje plačilne liste po elektronski pošti si lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje, št. 0712-222/2010/734 z dne
- 2010, ali mnenje, št. 0712-1/2015/878 z dne
- Omenjeni mnenji sta dosegljivi preko iskalnika na spletni strani IP www.ip-rs.si.V upanju, da smo vam z našimi pojasnili pomagali, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenkaPripravila: Karolina Kušević, univ. dipl. prav., asistentka svetovalca pri IP O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026