Pošiljanje plačilnih list zaposlenim preko elektronske pošte + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.05.2010 Številka: 0712-222/2010/734 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je
- 2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem ste zapisali, da na Mestni občini … razmišljate o pošiljanju plačilnih list zaposlenim, svetnikom in ostalim fizičnim osebam, za katere pripravljate obračune, po elektronski pošti. Zanima vas, če je to z vidika varstva osebnih podatkov sprejemljivo. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Na podlagi Zakona o sistemu plač v javnem sektorju so plače javnih uslužbencev javne. Javnosti so dostopni podatki o delovnem mestu, nazivu ali funkciji, o osnovnih plačah, o dodatkih ter delu plače za delovno uspešnost, razen dodatka za delovno dobo. Ne glede na zakonsko določilo o javnosti plač Pooblaščenec poudarja, da plačilna lista javnega uslužbenca lahko vsebuje tudi varovane in občutljive osebne podatke, ki morajo biti na podlagi ZVOP-1 posebno zaščiteni in varovani. V kolikor bi plačilna lista posameznega javnega uslužbenca vsebovala občutljive osebne podatke, bi morala Mestna občina … poskrbeti za kriptiranje elektronskega sporočila. V kolikor pa bi elektronsko sporočilo vsebovalo varovane osebne podatke, pa bi morali poskrbeti za zavarovanje takšnih podatkov med samim pošiljanjem po elektronski poti. V primeru elektronskega pošiljanja plačilnih list ste dolžni zagotoviti verodostojnost dokumenta. Pooblaščenec opozarja, da elektronsko pošiljanje plačilnih list ni varno in, da pri takšni vrsti seznanitve zaposlenih s plačo lahko pride do mnogih zlorab in do nepooblaščenega razkritja osebnih podatkov drugih zaposlenih. V kolikor bi se na Mestni občini … odločili za elektronsko pošiljanje plačilnih list zaposlenih, vam Pooblaščenec svetuje, da plačilno listo posameznega zaposlenega pošljete v šifrirani datoteki, ki naj bo ločena od gesel za njihovo odpiranje. Šifro, s katero bi bilo mogoče šifrirano datoteko odpreti pa sporočite vsakemu zaposlenemu osebno. O b r a z l o ž i t e v: Pooblaščenec poudarja, da ZVOP-1 predstavlja konkretizacijo pravice do varstva osebnih podatkov, ki je opredeljena z
- členom Ustave Republike Slovenije. Z omenjenim členom je določeno, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov, pri čemer je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Vsakdo ima pravico seznaniti se z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj, in pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je po
- tč.
- odst.
- čl. ZVOP-1 upravljavec osebnih podatkov fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. V zvezi s tem velja omeniti, da v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 pomeni obdelava osebnih podatkov kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago. Občutljivi osebni podatki so na podlagi
- tč.
- člena ZVOP-1 opredeljeni kot podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: prekrškovne evidence); občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin. Glede na informacije, ki izhajajo iz vašega elektronskega sporočila, Pooblaščenec ugotavlja, da se vaše vprašanje nanaša na upravljavca osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor glede na
- tč.
- člena ZVOP-1 sodi tudi Mestna občina …. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, je določena z
- členom ZVOP-
- Določba prvega odstavka
- člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na to se lahko skladno s četrtim odstavkom istega člena v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s takšno obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Zgoraj navedeno pomeni, da v primeru, ko gre za vprašanje varstva osebnih podatkov in njihove obdelave v javnem sektorju, ni mogoče obdelovati osebnih podatkov zgolj na podlagi osebne privolitve, ne da bi takšno obdelavo osebnih podatkov dovoljeval zakon. Zato Pooblaščenec pojasnjuje, da zakonsko podlago za javnost plač javnih uslužbencev predstavlja Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, 108/2009-UPB13, 8/2010 Odl.US: U-I-244/08-14, 13/2010, 16/2010 Odl.US: U-I-256/08-27, v nadaljevanju ZSPJS), ki v prvem odstavku
- člena določa, da so plače v javnem sektorju javne, pri čemer so javnosti dostopni podatki o delovnem mestu, nazivu ali funkciji, o osnovnih plačah, o dodatkih ter delu plače za delovno uspešnost, razen dodatka za delovno dobo. Poleg tega pa je v tretjem odstavku istega člena določeno tudi, da so ne glede na zgornje navedbe iz prvega odstavka, javnosti po postopku, ki ga ureja Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – UPB in 117/2006 – ZDavP2; v nadaljevanju ZDIJZ), dostopni individualni podatki o znesku celotne bruto plače vsakega javnega uslužbenca in vsakega funkcionarja brez zmanjšanja za morebitne odbitke iz naslova izvršbe, kreditov ali drugih osebnih obveznosti. Ne glede na zgornje navedbe Pooblaščenec poudarja, da plačilna lista zaposlenega lahko vsebuje med drugim tudi varovane osebne podatke, kot so davčna številka, naslov prebivališča, dodatek na delovno dobo, morebitne podatke o odtegljajih kreditov, preživnin in podobno, ki po mnenju Pooblaščenca uživajo varstvo na podlagi določb ZVOP-
- Pri tem vam pojasnjujemo, da plačilna lista lahko vsebuje tudi podatek o članstvu v sindikatu, kateri sodi med občutljive osebne podatke, opredeljene na podlagi
- tč.
- člena ZVOP-
- Za občutljive osebne podatke velja, da se lahko obdelujejo le: - če je posameznik za to podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna, v javnem sektorju pa tudi določena z zakonom; - če je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov na področju zaposlovanja v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika; - če je obdelava nujno potrebna za varovanje življenja ali telesa posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali druge osebe, kadar posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, fizično ali poslovno ni sposoben dati svoje privolitve v smislu prve alineje; - če jih za namene zakonitih dejavnosti obdelujejo ustanove, združenja, društva, verske skupnosti, sindikati ali druge nepridobitne organizacije s političnim, filozofskim, verskim ali sindikalnim ciljem, vendar le, če se obdelava nanaša na njihove člane ali na posameznike, ki so v zvezi s temi cilji z njimi v rednem stiku, ter če se ti podatki ne posredujejo drugim posameznikom ali osebam javnega ali zasebnega sektorja brez pisne privolitve posameznika, na katerega se nanašajo; - če je posameznik, na katerega se nanašajo občutljivi osebni podatki, te javno objavil brez očitnega ali izrecnega namena, da omeji namen njihove uporabe; - če jih za namene zdravstvenega varstva prebivalstva in posameznikov ter vodenja ali opravljanja zdravstvenih služb obdelujejo zdravstveni delavci in zdravstveni sodelavci v skladu z zakonom; - če je to potrebno zaradi uveljavljanja ali nasprotovanja pravnemu zahtevku; - če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa. Za občutljive osebne podatke je s
- členom ZVOP-1 določeno, da morajo biti pri obdelavi posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih, razen v primeru, če jih je posameznik sam javno objavil brez očitnega ali izrecnega namena, da omeji namen njihove uporabe. Poleg tega ZVOP-1 določa, da se pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Iz zgornjih navedb torej izhaja, da če bi bili iz plačilne liste razvidni občutljivi osebni podatki, bi jih bilo potrebno strožje varovati pri prenosu - s kriptiranjem. Če pa plačilna lista vsebuje zgolj varovane osebne podatke pa je potrebno poskrbeti za zavarovanje med samim prenosom po elektronski poti. Poleg tega ste dolžni poskrbeti za samo verodostojnost dokumenta. Pooblaščenec vas glede na zgoraj navedeno opozarja, da pošiljanje plačilnih list po elektronski poti ni najbolj varen način seznanitve zaposlenih z mesečno plačo. Mestna občina … bi ob morebitnem sprejetju takšnega ravnanja prevzela visoko stopnjo tveganja morebitne seznanitve nepooblaščene osebe s številnimi zavarovanimi in morebitnimi občutljivimi podatki ostalih zaposlenih, ki na podlagi ZVOP-1 uživajo in zahtevajo posebno varstvo ter zaščito. V primeru, da se boste na Mestni občini … odločili za pošiljanje plačilnih list zaposlenim po elektronski poti vam Pooblaščenec priporoča, da plačilne liste pošiljate v šifrirani datoteki, ki naj bo ločena od gesel za njihovo odpiranje. Gesla za odpiranje šifrirane datoteke pa sporočite posameznemu zaposlenemu oziroma naslovniku plačilne liste, osebno. Glede na zgornje navedbe Pooblaščenec zaključuje, da je plača javnega uslužbenca, torej zaposlenega v Mestni občini … javna. Javni so vsi podatki, ki se nanašajo na delovno mesto ter višino plače javnega uslužbenca, razen podatka o dodatku na delovno dobo. Javen je torej individualni podatek o znesku celotne bruto plače vsakega javnega uslužbenca in vsakega funkcionarja brez zmanjšanja za morebitne odbitke iz naslova izvršbe, kreditov ali drugih osebnih obveznosti ter brez dodatka na delovno dobo. Poleg navedenega vam pojasnjujemo, da plačilna lista zaposlenega lahko vsebuje tudi varovane in občutljive osebne podatke, ki uživajo posebno varstvo in zaščitno na podlagi ZVOP-
- Opozorili bi vas na to, da kljub nekaterim javnim podatkom, vsebovanih na plačilni listi, poskrbite za samo verodostojnost dokumenta. Pri prenosu osebnih podatkov po elektronski poti ste namreč dolžni poskrbeti za kriptiranje dokumenta. Pojasnjujemo vam, da pošiljanje plačilnih list, ne glede na to ali vsebujejo podatke, ki so dostopni javnosti, ni najbolj varen način seznanitve zaposlenih z mesečno plačo. V primeru uvedbe takšnega pošiljanja plačilnih list vam Pooblaščenec svetuje, da plačilno listo posameznega zaposlenega pošiljate v šifrirani datoteki. Geslo, za dostop do šifrirane datoteke pa sporočite posameznemu zaposlenemu osebno. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026