Pošiljanje pošte s strani upravnika - IPRS

Pošiljanje pošte s strani upravnika + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.10.2022 Številka: 07121-1/2022/1107 Kategorije: --> Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Navajate, da vam upravnik vaše mesečne obveznosti (položnice) dostavlja v nabiralnike brez kuvert. Večkrat se vam je že zgodilo, da je bila vaša položnica dostavljena v nabiralnik druge osebe. Zanima vas, ali lahko od upravnika zaradi varstva osebnih podatkov zahtevate, da vam položnico pošilja po pošti v kuverti. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
3. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Upravljavec (upravnik) mora v vsakem primeru glede na konkretne okoliščine osebne podatke etažnih lastnikov primerno zavarovati. V kolikor vsebujejo dopisi upravnika osebne podatke, bi moral poskrbeti za njihovo zavarovanje npr. tako, da jih pošlje etažnemu lastniku v zaprti pisemski ovojnici in jih vloži v hišni predalčnik ali pa jih posreduje po elektronski pošti, pri čemer pa mora paziti, da posameznemu etažnemu lastniku ne bo razkril e-naslovov ostalih etažnih lastnikov. O b r a z l o ž i t e v: Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov (tako zbiranje, kot npr. za posredovanje tretjim osebam) podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom
7. člena Splošne uredbe, npr. privolitev posameznika, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd. Pojasnjujemo tudi, da pomeni osebni podatek katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (
8. točka
9. člena Splošne uredbe). Upravljavec mora osebne podatke, ki jih posreduje etažnim lastnikom glede na konkretne okoliščine primerno zavarovati. Sprejeti mora torej primerno tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, s čimer prepreči npr. nepooblaščeno seznanitev z osebnimi podatki s strani tretjih oseb (npr. drugih etažnih lastnikov, najemnikov, itd.). V kolikor vsebujejo dopisi upravnika osebne podatke, bi moral poskrbeti za njihovo zavarovanje npr. tako, da jih pošlje etažnem lastniku v zaprti pisemski ovojnici in jih vloži v hišni predalčnik ali pa jih posreduje po elektronski pošti, pri čemer pa mora paziti, da posameznemu etažnemu lastniku ne bo razkril e-naslovov ostalih etažnih lastnikov. Kot smo že poudarili zgoraj, IP zunaj inšpekcijskega postopka ne more komentirati konkretne obdelave osebnih podatkov, temveč mora upravljavec upoštevati konkretne okoliščine in sam poskrbeti za primerno zavarovanje osebnih podatkov. Več o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah, med drugim o tem, s katerimi osebnimi podatki drugih etažnih lastnikov oz. najemnikov se lahko seznanijo etažni lastniki, pa si lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf, oz. odgovore na svoja vprašanja poiščete v že izdanih mnenjih IP, ki so objavljena na www.ip-rs.si/vop. V kolikor na podlagi zgornjih usmeritev menite, da je konkretna obdelava osebnih podatkov pri upravljavcu nezakonita, lahko podate prijavo na IP (podana je lahko tudi anonimno). Pomagate si lahko z obrazcem »Prijava kršitve varstva osebnih podatkov«, ki je objavljen na spletni strani IP, na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026