Pošiljanje pogodb delavcem na osebno e-pošto + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.10.2021 Številka: 07121-1/2021/2137 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Privolitev Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne
- 2021 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o ustreznosti vročanja elektronsko podpisanih pogodb na osebni oziroma zasebni e-naslov delavca. Delavci bi vnaprej podpisali soglasje, da se s tem strinjajo. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem še pojasnjujemo, da IP izven inšpekcijskega postopka ne more podajati dokončnih mnenj o konkretnih primerih obdelave osebnih podatkov. Prav tako IP ne more presojati siceršnje pravilnosti, primernosti ter učinkov takega načina vročanja, pač pa se lahko omeji le na ožji vidik varstva osebnih podatkov. Problematika posredovanja službenih dokumentov delavcem prek zasebne e-pošte ima dva vidika: varnostni vidik in vprašanje, ali je delavec sploh dolžan delodajalcu razkriti zasebni e-naslov za namen prejemanja pomembnih službenih dokumentov (npr. elektronsko podpisane pogodbe). Različni tehnični in organizacijski ukrepi za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov so pojasnjeni v več mnenjih in smernicah, ki jih najdete na spletni strani IP. Delavec ni dolžan delodajalcu razkriti zasebnega naslova e-pošte za zgornji namen, pač pa to lahko stori na podlagi veljavne privolitve, torej povsem prostovoljno. Če je posredovanje službenih dokumentov delavcu na naslov njegove zasebne e-pošte edina možnost, ki jo ponuja oziroma zahteva delodajalec, ni mogoče govoriti o prostovoljnosti. O b r a z l o ž i t e v: IP ne more presojati, ali je dopustno in ustrezno, da se pomembni službeni dokumenti delavcem vročajo po e-pošti. Z vidika varstva osebnih podatkov pa je v takem primeru pomembno, da delavec delodajalcu ni dolžan razkrivati kontaktnih podatkov iz polja zasebne rabe, za razkritje katerih ni na voljo zakonske podlage. Res je, da je vročanje pogodbe in drugih delovnopravnih dokumentov (sklepi, pozivi, plačilne liste, soglasja, izjave, obvestila, opozorila ipd.) in s tem povezana obdelava osebnih podatkov pomembna oziroma potrebna z vidika izvrševanja pravic in obveznosti z delovnega razmerja. Toda vročanje teh ni in ne more biti omejeno zgolj na eno komunikacijsko pot. Če bi se delodajalec odločil za tak način vročanja, mora delavcem zagotoviti tudi službene komunikacijske poti (npr. službeni e-naslov in dostop do računalnika). Zato razkritje zasebnega e-naslova in njegova uporaba ne more biti nujno potrebna za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, zaradi česar
- člen ZDR-1 ne pride v poštev kot pravna podlaga za razkritje in nadaljnjo obdelavo delavčevega zasebnega e-naslova. Zaradi odsotnosti zakonske podlage, bi moral v predlagano obdelavo osebnih podatkov delavec veljavno privoliti. Veljavna privolitev je med drugim pogojena s prostovoljnostjo, ki jo mora biti delodajalec zmožen dokazati. Če delodajalec kot edino pot za vročanje določi zasebno e-pošto, privolitev objektivno gledano ne more biti prostovoljna, temveč vsebuje elemente prisilitve zaradi neenakega razmerja moči v delovnem razmerju. Neprostovoljna »privolitev« ni veljavna privolitev in zato ne more imeti učinkov na zakonito obdelavo osebnih podatkov. Privolitev ni prostovoljna, če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nima možnosti dejanske ali prostovoljne izbire ali privolitve ne more zavrniti ali preklicati brez škode (
- uvodni recital Splošne uredbe o varstvu podatkov). Za zagotovitev, da je privolitev dana prostovoljno, privolitev ne bi smela biti veljavna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v posebnem primeru, ko obstaja očitno neravnotežje med posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, in upravljavcem (
- uvodni recital Splošne uredbe o varstvu podatkov). Smiselno in delno se sklicujemo tudi na mnenja IP št. 0712-1/2019/1757, 0712-1/2015/878 in 07121-1/2021/
- Tudi v zvezi s privolitvijo in pogojev za njeno veljavnost je na spletni strani IP že objavljenih več mnenj. Lepo vas pozdravljamo, mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026