Pošiljanje rojstnodnevnih čestitk občanom s strani občine + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 09.11.2006 Številka: 0712-290/2006/2 Kategorije:Občine --> Kategorije: Občine Spoštovani,Informacijski pooblaščenec je dne
- 2006 prejel vaše e-sporočilo, v katerem nas sprašujete: ali lahko občina uporabi osebne podatke občanov in občank – gre za rojstne podatke in jim ob rojstnih dneh pošilja voščilnice.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb relevantnih predpisov daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 - ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
- UvodUvodoma je potrebno pojasnilo o relevantni ureditvi v ZVOP-1, ki je sistemski predpis, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. V
- členu ZVOP-1 najdemo naslednje opredelitve pojmov, ki so pomembni za razumevanje vašega primera: - Osebni podatek pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa; - Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno; - Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.
- Podlage za obdelavo osebnih podatkov s strani občine in utemeljitev nedopustnosti uporabe osebnih podatkov v konkretnem primeru• ZVOP-1 v prvem odstavku
- člena določa, da se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo občine) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Tak specialni zakon (lex specialis) je v našem primeru Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZLS). Skladno z določbami
- a člena ZLS, občina za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti lahko pridobiva in nadalje obdeluje podatke, ki jih potrebuje. Občina lahko pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov prebivališča, rojstni podatki, podatki o nepremičninah in osebnih vozilih in drugi podatki v skladu z zakonom. Občina pridobiva osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Sklep: Podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS, je zgolj podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna na podlagi predpisov. Pošiljanje voščilnic občanov seveda ne spada v okvir rednega opravljanja nalog občine. Ker se navedena podlaga za obdelavo osebnih podatkov nanaša zgolj na opravljanje zakonitih nalog iz pristojnosti občine – kamor zagotovo ne uvrščamo pošiljanja voščilnic, določba prvega odstavka
- člena ZVOP-1 ne omogoča utemeljitve dopustnosti obdelave osebnih podatkov v obravnavanem primeru. Poleg tega ugotavljamo, da posebnega predpisa, ki bi določal, da se osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika v konkretnem primeru ni. • Tretji odstavek
- člena ZVOP-1 dopušča, da se ne glede na prvi odstavek istega člena v javnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj ali za izpolnjevanje pogodbe.Sklep: Ker v konkretnem primeru ne gre za nikakršna pogodbena ali predpogodbena razmerja, tretji odstavek
- člena ZVOP-1 ne omogoča utemeljitve dopustnosti obdelave osebnih podatkov v obravnavanem primeru. Tudi če bi šlo za taka razmerja, bi bilo vprašljivo izpolnjevanje kriterija »primernosti in potrebnosti«. • Ne glede na prvi odstavek
- člena, ZVOP-1 v četrtem odstavku istega člena dopušča še, da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Sklep: Nedvomno tudi četrti odstavek
- člena ZVOP-1 ne omogoča utemeljitve dopustnosti obdelave osebnih podatkov v obravnavanem primeru.• ZVOP-1 v
- členu ureja pravice in dolžnosti upravljavca osebnih podatkov pri t.i. neposrednemu trženju ter v
- členu ureja pravice posameznika, ki jih ima v zvezi s tem. Pojem neposrednega trženja je opredeljen v prvem odstavku
- člena, ki določa, da upravljavec osebnih podatkov lahko uporablja osebne podatke posameznikov, ki jih je zbral iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev ali začasnega opravljanja del z uporabo poštnih storitev, telefonskih klicev, elektronske pošte ali drugih telekomunikacijskih sredstev. Drugi odstavek
- člena ZVOP-1 še določa, da lahko upravljavec za namene neposrednega trženja uporablja le naslednje podatke, ki jih je zbral v skladu s prvim odstavkom
- člena ZVOP-1: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonska številka, naslov elektronske pošte ter številka telefaksa. Na podlagi osebne privolitve posameznika lahko upravljavec osebnih podatkov obdeluje tudi druge osebne podatke. Sklep: Kljub podobnosti med zakonskim opisom neposrednega trženja iz
- člena ZVOP-1 in dejanskim stanjem v primeru, ki ste ga opisali, Pooblaščenec ugotavlja, da ravnanje občine ni pokrito z določbami ZVOP-
- Pooblaščenec je tudi mnenja, da v konkretnem primeru ne pride v poštev niti analogna uporaba določb
- in
- člena ZVOP-
- Zato tudi zaključek, da je občina upravičena do uporabe rojstnih podatkov - pošiljanja voščilnic ob rojstnih dnevih občanov, zgolj na podlagi osebne privolitve občanov ni utemeljen.
- Končno mnenjeKer niso izpolnjeni pogoji po
- ali
- členu ZVOP-1, Pooblaščenec zaključuje, da občina ni upravičena do obdelave (uporabe) rojstnih podatkov svojih občanov za potrebe pošiljanja voščilnic za rojstni dan. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026