Pošta v fizični obliki za zaposlene + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 30.09.2014 Številka: 0712-1/2014/3077 Kategorije:Telekomunikacije in pošta --> Kategorije: Telekomunikacije in pošta V vašem elektronskem sporočilu z dne 16. 9. 2014 zastavljate več vprašanj v zvezi z razločevanjem službenih in zasebnih zadev zaposlenih: ali lahko tajnica vašega javnega zavoda odpre pošto zaposlenega in jo vpiše v evidenco prejete pošte, če je pošta naslovljena na vaš zavod, pripisano pa je ime zaposlenega; ali lahko zaposleni prejemajo/si usmerjajo njihovo osebno pošto na naslov delodajalca oziroma kako delodajalec v tem primeru ve, kaj je službenega pomena; kako ločiti, kaj je službeno oziroma katero pošto se (
- ne)sme odpreti, če je poleg naziva zavoda dopisano še ime zaposlenega. Na podlagi 7. točke 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – ZVOP-1-UPB1; v nadaljevanju ZVOP – 1) vam glede na informacije, ki ste nam jih posredovali, pošiljamo naše neobvezno mnenje. Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97, 66/00, 24/03, 69/04, 69/04, 69/04, 68/06, 47/13 in 47/13; v nadaljevanju Ustava) v 34. členu zagotavlja pravico do osebnega dostojanstva in varnosti, v 35. členu pa nedotakljivost človekove telesne in duševne celovitosti, njegove zasebnosti ter osebnostnih pravic. V 37. členu Ustava zagotavlja tajnost pisem in drugih občil (prvi odstavek); samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države (drugi odstavek). Ustava v 38. členu zagotavlja tudi varstvo osebnih podatkov in prepoveduje uporabo osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja (prvi odstavek); zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon (drugi odstavek); vsakdo ima pravico seznaniti se z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj, in pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi (tretji odstavek). Iz vaših vprašanj izhaja, da vas zanima, kako pravilno ravnati s pošto v fizični obliki, ki jo prejmete na naslov vašega javnega zavoda, naslovljeno na vašega uslužbenca. Vprašanja se nanašajo torej predvsem na varovanje ustavnih pravic do zasebnosti posameznika oziroma tajnosti pisem in drugih občil (37. člen Ustave), Pooblaščenec pa nima pristojnosti nadzirati spoštovanje teh ustavnih določb. ZVOP – 1, kot eden temeljnih zakonov za izvrševanje pristojnosti Pooblaščenca, namreč podrobneje ureja ustavno pravico iz 38. člena Ustave in pokriva samo določen del zasebnosti posameznika, ki se nanaša na osebne podatke kot take, ne pa na tisti del komunikacije, ki se nanaša (
- le)na njeno vsebino. Pravica do zasebnosti iz 37. člena Ustave se sicer lahko povezuje tudi s pravico do varstva osebnih podatkov iz 38. člena Ustave, npr. ko gre za t. i. prometne podatke komunikacije (npr. pri elektronski pošti elektronski naslov pošiljatelja/prejemnika ter čas in velikost sporočila oziroma priponk; pri telefonski komunikaciji dohodne/odhodne telefonske številke, čas in trajanje pogovora), ki jih lahko varuje ZVOP – 1 (v okviru zbirk osebnih podatkov oziroma obdelave osebnih podatkov na podlagi zakona ali osebne privolitve posameznika), vendar to v tem primeru očitno ni vprašanje. Zato lahko pooblaščenec le na splošno navede, da pravico do zasebnosti oziroma tajnosti pisem in drugih občil varuje že Ustava, tako da je prepovedan vsak poseg v te pravice, razen tistega, ki je izrecno dovoljen. Zaposleni pa imajo v kontekstu pravice do varstva zasebnosti na delovnem mestu vedno več pravic, kar je potrdilo tudi Evropsko sodišče za človekove pravice npr. v sodbah Hallford proti Združenemu kraljestvu in Copland proti Združenemu kraljestvu. Tako delodajalec nima pravice vpogledati v zasebno elektronsko pošto, nadzirati uporabe službenega telefona, kadar ima delavec pravico tudi do njegove uporabe za zasebne namene, prav tako nima pravice sledenja službenih avtomobilov s pomočjo GPS, kadar se avtomobili uporabljajo tudi za zasebne namene ipd.Glede sprejemanja pošte za organe državne uprave idr. splošna pravila določa Uredba o upravnem poslovanju, ki npr. v 95. členu določa pogoje, kdaj se dokument šteje za pošto (med drugim, ko je po svoji vsebini toliko pomemben, da ga je treba evidentirati, kar torej zasebna pošta zaposlenega ni), v 97. členu pa določa odpiranje pošte v fizični obliki, naslovljene na organ ali na javnega uslužbenca tega organa. 101. člen Uredbe določa, da javni uslužbenec, ki je določen za odpiranje pošte, ne sme odpreti pošiljke, ki je naslovljena na javnega uslužbenca in je na ovojnici navedeno, da se vroči osebno naslovniku. Tudi če Uredba neposredno za vaš zavod ne velja, je smiselno imeti natančna (interna) pravila glede odpiranja, dodeljevanja, preusmerjanja itd. (elektronske) pošte, pri čemer pa je tudi bistveno, da so ta pravila poznana oziroma dostopna vsem zaposlenim, tako da vedo, kje se konča njihova (upravičena) zasebnost in začnejo druge (upravičene) pravice delodajalca (vsak konkreten – sporen primer se sicer presoja posamično). Pri odpiranju t.i. fizičnih poštnih pošiljk svetujemo prevzem ureditve iz Uredbe. V skladu z varstvom ustavnih pravic delodajalec nima pravice vpogledati v zasebno pošto delavcev – odpira lahko samo tisto pošto, iz katere je že na prvi pogled razvidno, da gre za službeno pošto, nasprotno pa torej pošte, za katero meni, da je zasebna, nikakor ne sme odpirati. Kršitev te pravice do zasebnosti namreč lahko predstavlja tudi kaznivo dejanje.Pooblaščenec je sicer pripravil več mnenj s področja pravice do zasebnosti v zvezi s pošto delavcev, ki pa se predvsem nanašajo na zasebnost elektronske pošte delavcev in so dostopna na spletni strani Pooblaščenca https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/odlocbe-in-mnenja-varstvo-osebnih-podatkov/ (npr. št. 0712-621/2007/2, 0712-1/2014/2889). Pred kratkim je Pooblaščenec še posebej opozoril na nezakonitost vpogledov v elektronsko pošto delavcev, kar lahko preberete na njegovi spletni strani pod rubriko Aktualno, novica z dne 5. 9. 2014 (https://www.ip-rs.si/novice/detajl/vse-vec-prekrskov-zaradi-nezakonitih-vpogledov-v-e-posto-delavcev/?cHash=a3bbe1883a9d914f5aab7c822a94bbdd). Na spletni strani Pooblaščenca pa je dostopen tudi splošen priročnik Zasebnost na delovnem mestu in Smernice za varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih (https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/).S spoštovanjem! Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026